Короткі теоретичні відомості. Під проектом розуміють певну чітку послідовність подій, направлених на досягнення деякої мети, що має почало і кінець і керована людьми за допомогою таких

Під проектом розуміють певну чітку послідовність подій, направлених на досягнення деякої мети, що має почало і кінець і керована людьми за допомогою таких чинників, як час, вартість, ресурси і якість.

Управління проектом полягає в складанні плану і відстежуванні ходу робіт по ньому. Проекти можуть здійснюватися в будь-якій області діяльності. Так, проектом може бути розробка інформаційної системи, виконання курсового або дипломного проекту, споруда будівлі, проведення передвиборної компанії і так далі.

Створення кожного проекту починається з визначення його мети. Мета повинна бути чіткою і реальною.

План проекту складається для того, щоб визначити, за допомогою яких робіт дотягатиметься результат проекту, які люди і устаткування будуть потрібні для виконання робіт, в який час ці люди і устаткування будуть зайняті роботою за проектом. Тому проектний план містить три основні елементи: завдання (tasks), ресурси (resource) і призначення (assignment).

Завданням називається робота, здійснювана в рамках проекту для досягнення певного результату.

Оскільки проект зазвичай містить багато завдань, то для зручності відстежування плану, їх об'єднують в групи, або фази. Сукупність фаз проекту називається його життєвим циклом.

Фаза проекту складається з однієї або декількох завдань, в результаті виконання яких досягається один або декілька основних результатів проекту. Якщо для досягнення результатів завдання потрібно виконати тільки її, то для досягнення результату фази потрібно виконати групу інших завдань. У цьому полягає відмінність фази від завдання – її результат підсумовує результати інших завдань. Тому в MS Project фази називаються сумарними завданнями (summary task). Фази можуть складатися як із завдань, так і інших фаз.

Завдання, в результаті виконання яких досягаються проміжні цілі, називаються завершуючими завданнями. У MS Project вони називаються віхами (milestone). Зазвичай результатом фази є досягнення деякої проміжної мети, тому віхою в плані проекту прийнято позначати останнє завдання фази, в результаті якої досягається її результат. Якщо такого завдання немає, а фазовий результат досягається, наприклад, одночасним завершенням декількох завдань, то створюється фіктивне завершуюче завдання, тривалість якого встановлюється рівною 0 днів, і на неї не виділяються виконавці. Вона присутня в плані виключно для позначення моменту завершення фази, що полегшує відстежування плану проекту.

Тривалість завдання - це період робочого часу, необхідний для виконання завдання. Тривалість завдання може не відповідати трудовитратам співробітника, що займається завданням. Тривалість (duration) відповідає часу, через який буде отриманий результат роботи, а трудовитрати (work) – часу, витраченому співробітниками на отримання результату.

Завдання в плані проекту взаємозв'язані, наприклад, часто одне завдання не може початися до тих пір, поки не буде закінчена інша. На плані проекту залежності (dependencies) позначаються за допомогою зв'язків (links). Обидва цих терміну – залежність і зв'язок - використовуються з одним і тим же сенсом, позначаючи логіку, що визначає послідовність виконання робіт в плані проекту.

Під ресурсами розуміються співробітників і устаткування, що необхідні для виконання проектних завдань. Кожен співробітник, що бере участь в проекті, отримує певну роль, відповідну його кваліфікації. При складанні списку ресурсів часто використовується ролеве планування. Наприклад, спочатку визначається, що для виконання робіт потрібно мати трьох програмістів і одного менеджера, а потім, коли план проекту затверджений, підбираються конкретні співробітники для цих ролей.

Важлива властивість ресурсів – вартість (cost) їх використання в проекті. У MS Project існують два типи вартості ресурсів: погодинна ставка (rate) і вартість за використання (cost per use). Погодинна ставка виражається у вартості використання ресурсу за одиницю часу. Зазвичай погодинна ставка використовується для обліку вартості нематеріальних ресурсів. Величина витрат на використання позначає вартість використання устаткування або співробітника в завданні, яке не залежить від того, скільки часу задіяний в завданні співробітник або матеріальний ресурс. Загальні витрати на використання такого ресурсу визначаються шляхом множення вартості використання на число завдань, в яких він задіяний. У ресурсу може бути вказана вартість як одного з двох типів, так і обидва.

Призначення – це зв'язок певного завдання і ресурсів, необхідних для її виконання. На одне завдання може бути призначене декілька ресурсів, причому як матеріальних, так і нематеріальних. Призначення об'єднують в плані завдання і ресурси, роблячи план цілісним. Завдяки призначенням вирішується цілий ряд завдань планування:

- визначаються відповідальні особи за виконання завдань;

- коли визначені завдання, за які відповідає ресурс, можна розрахувати загальний об'єм часу, що

витрачається їм на проект, а значить і його вартість;

- визначивши вартість участі всіх ресурсів в проекті, можна визначити загальну вартість проекту;

- призначаючи ресурси на завдання, можна скорочувати термін виконання робіт, виділяючи на них більше

ресурсів, і тим самим, скорочуючи загальну тривалість проекту.

Більшість проектів мають певну дату закінчення, бюджет і об'єм робіт. Трійку «час», «гроші», «об'єм робіт» часто називають проектним трикутником, бо при внесенні змін до одного з цих елементів, міняються обидва інші. Хоча для проекту в рівній мірі важливо всі три елементи, один з них, як правило, має найбільший вплив на інших залежно від вибраного пріоритету. Наприклад, якщо змінити план проекту, укоротивши розклад, то або зростає вартість проекту, або зменшується об'єм виконаних робіт. Якщо змінити план проекту з метою зменшення його бюджету, то може зрости тривалість виконання проекту і зменшитися об'єм робіт. Якщо збільшити об'єм робіт, то проект триватиме довше і коштувати дорожче. У загальному випадку зміни в плані

залежать від специфіки проекту. В деяких випадках скорочення часу збільшує вартість, а в інших – зменшує її.

Якість – четвертий елемент проектного трикутника. Зміни, що вносяться до будь-якої із сторін трикутника, практично завжди впливають на якість. Якість не є стороною трикутника – це результат дій з часом, вартістю і об'ємом робіт. Наприклад, якщо існує зайвий час в розкладі, то можна збільшити об'єм робіт, додавши нові завдання і, можливо, збільшивши тривалість проекту. З цими додатковими завданнями і часом можна добитися вищої якості виконання проекту. Із зменшенням об'ємів робіт у проекту буде менше шансів вийти на необхідний рівень якості, тому зниження витрат може привести до погіршення якості проекту.

Коли досить складна робота повинна бути завершена до певного терміну, то важливими чинниками є час і матеріальні ресурси. Ними можна управляти за допомогою методу, відомого під назвою метод критичного шляху. Цей метод, заснований на аналізі ситуацій типу «дах не можна настелити, поки не споруджені стіни», дозволяє передбачити, скільки часу займе проект, які його роботи є критичними і які найбільш розтягнуті в часі. Критичні завдання (Critical Tasks) – це такі роботи, затримка виконання яких може відбитися на термінах завершення усього проекту. Критичні роботи утворюють критичний шлях (Critical path). Затримка виконання робіт, які не є критичними, не вплине на термін закінчення проекту.

Метод критичного шляху - стандартний метод визначення критичних робіт. Він базується на математичній моделі, яка враховує зв'язок між видами робіт, їх тривалістю і умовами доступності ресурсів. MS Project дозволяє швидко визначити критичний шлях і зосередити особливу увагу на критичних роботах.

За допомогою методу критичного шляху можна також прогнозувати і оптимізувати трудові витрати. Наприклад, якщо ми зробимо теплообмінник за два тижні, то це не відіб'ється на термінах його постачання, визначених в три тижні, зате тоді ми зможемо інженерів, що звільнилися, використовувати для завершення іншої роботи. Цей аналіз можна зробити і вручну, але MS Project виконає це набагато швидше і краще і при необхідності дозволить щодня контролювати розвиток подій та отримувати відповіді на всі «а що, якщо?».

MS Project пропонує різні засоби для створення і ведення проекту. Одним з найбільш зручних інструментів є діаграма Ганта (Gant Chart), на якій кожна робота представляється у вигляді смуги, розташованої на тимчасовій шкалі. Діаграма названа на честь Генрі Ганта (1861-1919).

Хід роботи

1. Отримати індивідуальне завдання у викладача.

1. Орієнтовний список робіт:

· Попереднє визначення переліку і структури видаваних документів, інформаційних масивів і характерів їх використання (40 днів).

· Розробка загальної схеми рішення задачі, затвердження переліку і форм видаваних документів, видача завдання на програмування (30 днів).

· Визначення структур даних і способів кодування інформації (35 днів).

· Забезпечення формування початкових даних (20 днів).

· Забезпечення формування нормативних масивів (12 днів).

· Забезпечення формування базових масивів (30 днів).

· Розробка програмного забезпечення (100 днів).

· Налагодження програм (30 днів).

· Технічне забезпечення рішення задачі (12 днів).

· Організаційне забезпечення рішення задачі (20 днів).

· Досвідчено-промислова перевірка (30 днів).

· Коректування за результатами перевірки (60 днів).

2. Ознайомитись з «Вимогами замовника» та «Функціональною специфікацією» на програмний продукт.

3. Ознайомитись з дисципліною управління проектами MSF та навчитись розробляти плани проекту.

4. Сформувати власний варіант плану на розроблення програмного продукту:

· Сформувати та ввести в MS Project учасників проектної групи та присвоїти їм відповідні ролі;

· Сформувати та ввести в MS Project фази проекту та розділити їх на окремі завдання;

· Оцінити тривалість завдань та присвоїти завдання конкретним виконавцям;

· Побудувати та вивести GATT графік плану виконання проекту. Планування проводити по методиці від дати початку проекту.

· Розрахувати вартість (бюджет) проекту.

Орієнтовний сітковий графік розробки і впровадження програмного продукту приведено на рисунку.

Контрольні питання

1. Назвіть стадії життєвого циклу розробки програмного засобу.

2. Як здійснюється настройка програми MS Project?

3. Як зберігаються і відображаються дані в MS Project (що таке «внутрішня» і «зовнішня» таблиці)?

4. Які стандартні таблиці входять до складу MS Project?

5. Що таке діаграма Ганта?

6. Як проводиться групове форматування елементів діаграми Ганта?

7. Назвіть вбудовані версії діаграм Ганта в MS Project і опишіть їх призначення?

8. Як складається скелетний план проекту?

9. Що таке віха? Як створюються віхи в MS Project?

10. Які типи зв'язків можуть бути визначені між завданнями в MS Project?

11. Що таке фаза і як створюються фази в MS Project?

Лабораторна робота №10

Тема: Архівування комп'ютерної інформації.

Мета: Отримання практичних навичок архівації комп’ютерної інформації за допомогою програми WinRar.

Обладнання: IBM - сумісні ПК.