Понятие и принципы построения организационных структур

Построение структуры системы управления предприятием является важнейшей частью процесса создания предприятия. Сам термин «структура» означает совокупность элементов, связей и отношений между ними, характеризующих систему как единое целое. Организационная структура предприятия представляет собой состав и взаимосвязь подразделений и отдельных работников, выполняющих различные функции по управлению предприятием. При ее построении исходят либо из целей и задач, стоящих перед предприятием, либо из производственных и управленческих функций.

Таким образом, под организационной структурой управления понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в строгой соподчиненности и устойчивых отношениях, обеспечивающих их функционирование и развитие системы как единого целого.

От рационального построения организационной структуры управления в значительной степени зависит эффективность работы системы управления и функционирование всей производственной системы.

Элементами организационной структуры являются службы и подразделения предприятия, а также отдельные работники в отношениях между которыми поддерживаются устойчивые связи, которые подразделяются на горизонтальные и вертикальные. Горизонтальные связи устанавливаются между подразделениями, образуют уровень управления и носят характер согласования. Вертикальные связи отражают зависимость и подчиненность друг другу по иерархии. Это связано с тем, что любая оргструктура предприятия имеет пирамидальный характер, содержащий несколько уровней управления (иерархических уровней), что соответствует принципам системного построения организации.

Кроме того, связи в организационной структуре управления могут носить линейный и функциональный характер. Линейные связи отражают движение информации и управленческих решений между руководителями одного уровня, например линейными руководителями (начальниками цехов, мастерами цеха и др.). Функциональные связи имеют место по линии движения информации и управленческих решений по тем или иным функциям управления.

Иерархичность организационной структуры обеспечивает ей устойчивость к возмущающим воздействиям, способствует локализации возможных конфликтных ситуаций в аппарате управления, устанавливает строгую соподчиненность работников и руководителей. При этом важное значение имеет обоснование рационального количества уровней управления и распределение между ними управленческих работников. Излишнее количество уровней замедляет движение управленческой информации, в то же время короткие - приводят к информационной перегрузке руководителей на всех уровнях. Оптимизация уровней зависит от вида деятельности, сложности выпускаемой продукции, технологических процессов, уровня автоматизации производства и управления, внешних связей, степени кооперации и др. Чем сложнее процесс производства, тем глубже разделение труда, тем сложнее структура органов управления.

Иерархическое построение организационной структуры управления тесно связано с централизацией управления, которая отражает распределение полномочий по принятию решений на различных уровнях управления, определяет функции подразделений управления, их взаимодействие и подчиненность. Преимущество централизации – четкое распределение функций и обязанностей на всех уровнях управления, исключение параллелизма в работе. Однако излишняя централизация делает систему не гибкой, не способной перестраиваться в связи с изменяющимися условиями функционирования предприятия. Децентрализация позволяет перераспределить права и ответственность между уровнями управления, сделать систему более динамичной, уменьшить поток информации, перерабатываемой на верхнем уровне. Ее недостаток – затруднение координации, регулирования и контроля процессов управления. Нахождение оптимального соотношения между централизацией и децентрализацией важный элемент построения организационной структуры управления.

Для того чтобы система управления эффективно выполняла свои функции ее организационная структура должна быть построена с соблюдением следующих принципов:

а) минимальное число иерархических уровней, т.е. минимальное число звеньев по уровням управления. Это позволяет повысить оперативность управления, оптимизировать объем информации, перерабатываемой на каждом уровне сократить время реализации управленческих решений;

б) гибкость структуры, т.е. способность перестраиваться под влиянием внутренних и внешних изменений. Организационная структура должна адекватно реагировать и изменяться с изменением характера выпускаемой продукции, объемов, механизацией и автоматизацией производственного процесса, а также процесса управления. Это может выражаться как в сокращении численности персонала, так и в сокращении количества звеньев на всех уровнях;

в) рациональное соотношение централизации и децентрализации функций управления на всех его уровнях. На верхнем уровне управления должны приниматься решения определяющие стратегию и перспективы развития предприятия, а тактические и оперативные решения должны приниматься на среднем уровне при наличии соответствующей меры ответственности. Оптимальная централизация приводит к установлению четкого взаимодействия и координации различных функциональных и производственных подразделений, устраняет дублирование в их работе и в работе отдельных специалистов.

г) четкое распределение функций между звеньями различных уровней. Это позволяет избежать дублирования и параллелизма в работе подразделений и исполнителей. Создает условия для специализации управленческих подразделений, оптимизации их численности и полной занятости работников.

Эффективность организационной структуры управления, в конечном счете, измеряется общими оценочными показателями производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Однако они не позволяют установить однозначную связь эффективности управления и итогами работы предприятия. Поэтому для более объективной оценки применяют такие показатели, как: удельный вес административно-управленческого персонала в общей численности промышленно-производственного персонала предприятия; удельный вес административно-управленческих расходов в себестоимости продукции; удельный вес зарплаты работников аппарата управления в общем фонде оплаты труда.

При всем многообразии форм предприятий и направленности их деятельности, на них применяются два вида организационных структур управления: иерархические и органические структуры, которые имеют много разновидностей.