Службові записки. Довідка

Службова записка — це документ, який використовується для вирішення внутрішніх питань підприємства, установи тощо. Службова записка може містити пропозицію, звернену до керівника, а також інформацію про проведення заходу, про хід виконання якогось завдання чи розпорядження керівництва, про будь-які порушення, виробничі досягнення тощо. Найпоширенішими видами службових записок є доповідна та пояснювальна записки.

Доповідна записка — це документ, у якому викладається інформація про ситуацію, що склалася, про наявні факти, про виконану роботу.

Доповідна записка може містити:

- інформацію для керівника установи чи структурного підрозділу про ситуацію, що склалася, явища і факти, що сталися, про виконану роботу;

- повідомлення про наявний факт, подію, ситуацію, що склалася з укладачем, його підлеглими чи на підприємстві, ділянці тощо;

- звіт про виконання певної роботи, завдань, службового доручення, узятих на себе зобов'язань;

- висновки та пропозиції укладача.

Записки укладаються як з ініціативи автора, так і на основі вказівки керівника. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки — спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.

За походженням та з погляду адресності доповідні записки поділяються на:

- внутрішні — адресуються керівникові організації або підрозділу, де працює укладач. Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає;

- зовнішні — адресуються керівництву, якому підпорядкована дана організація. Зовнішні оформляються на службовому бланку організації з підписом автора та його керівника та реєструються.

За призначенням та характером змісту доповідні записки розрізняють:

- звітні,

- інформаційні

- ініціативні.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці або комп’ютері.

Реквізити доповідної записки:

1. Місце укладання — повна назва організації, від імені якої укладається записка, та її реквізити (для зовнішніх).

2. Адресат — посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка, у Д. відмінку.

3. Адресант — посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, яка подає записку, у Р. відмінку.

4. Назва документа, номер (для внутрішніх).

5. Заголовок («про...»).

6. Текст — може поділятися на такі частини:

® загальну — лаконічний і точний виклад суті події, інформації, пропозиції. Текст доповідної записки, як правило, починається зі слів: «Доводжу до Вашого відома», «Доповідаю, що…». Текст має бути точним і лаконічним, поділеним на частини. В кінці подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції.;

® описову — аргументоване пояснення причини, факту, учинку, події; з'ясування певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо);

® висновкову — конкретні пропозиції щодо оптимальних способів вирішення, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів. Оформляється у словах: «Прошу вжити відповідних заходів» або «Зважаючи на вищевказане, вважаю за доцільне (прошу, пропоную)»

7. Додаток (якщо є) із зазначенням кількості сторінок, примірників тощо.

8. Посада автора (якщо вона не зазначалася в п. 3) — ліворуч, підпис укладача (для внутрішніх), керівника організації (для зовнішніх) — праворуч та розшифрування підпису.

9. Дата укладання (якщо вона не зазначалася в п. 1) — цифрами.

Різновидами доповідної записки є пропозиція та рапорт.

Пропозиція — документ, що є різновидом доповідної записки й містить перелік конкретних пропозицій із певних питань. Укладаються пропозиції аналогічно доповідним запискам, але, як правило, після вказівки керівництва. Текст пропозиції не містить аналітичної частини, а лише вступну (обґрунтування) та висновкову (перелік пропозицій).

Рапорт (фр. rapport) — усне або письмове донесення, офіційна доповідь вищій інстанції, керівництву або повідомлення в громадському порядку про виконання доручення, узятих зобов'язань. Раніше це був військовий термін, тепер вживається стосовно будь-якого службового повідомлення, що має суспільне значення.

Зразок:

Директорові фірми "Альфа" Григор´єву Ю.М.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

06.06.15 р. № 56

Про додаткове фінансування замовлення № 506____.

Доводжу до Вашого відома, що ціни на поліграфічні послуги у III кварталі 2013 р. зросли на 10 %, а калькуляція витрат на замовлення № 506 передбачає витрати за старими цінами.

У зв´язку з цим прошу виділити додатково грн. для завершення робіт за вказаним замовленням.

Начальник відділу реклами підпис Сич Ч.П.

Пояснювальна записка — це документ, який з'ясовує зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, наказу, проекту тощо) або пояснює причини певного вчинку, події.

Пояснювальні записки може бути:

® службові — вони є службовою складовою частиною чи додатком, доповненням іншого документа (плану, проекту, пропозиції, звіту, програми й т. ін.). У ній укладач або організація обґрунтовує мету, актуальність, новизну й перелік дії основного документа. Викладає структуру, зміст, функціональне призначення і термін його дії з поясненням можливих позитивних чи негативних наслідків. Оформлюється на бланку.

® особисті — документом особистого характеру, у якому аргументовано й доказово пояснюються певні дії укладача або його підлеглих чи причини якихось подій, фактів, провин та ін. Оформлюються на аркуші паперу з відтворенням реквізитів та за підписом автора.

®

Пояснювальна записка, яка не виходить за межі установи (внутрішня), оформляється на бланку або на стандартному аркуші паперу формату А4.

Якщо записка скеровується за межі установи (зовнішня), її оформляють на бланку і реєструють.

Зразок:

Деканові природничо-гуманітарного

факультету доц. Турину М.І.

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Про порушення навчальної дисципліни

Студенти групи Ав26 спеціальності “Англійська мова та література” не з’явилися на заняття з лексикології 17.11.2013 р. тому, що брали участь у студентській конференції “Переступити поріг надії”. Конференцію організував Український Католицький Університет. Конференція проводилась з 10.00 до 14.00

17.11.15 р. Підпис

Довідка – документ інформаційного характеру, який засвідчує біографічні та юридичні факти з життя й діяльності окремих службових осіб, різні обставини установ, організацій, підприємств. Вона надається підприємством, установою, організацією на вимогу працівника; подається до навчальних закладів, у дитячі дошкільні заклади, в ЖЕКХ тощо.

Довідки діляться на дві групи:

® особисті — підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи;

® службові — містять інформацію про факти й події службового характеру.

Довідка службового (інформаційного) характеру, що описують і встановлюють факти та події, містять відомості службового характеру.

Довідка особистого характеру, що засвідчують якийсь юридичний факт і видають зацікавленим громадянам або установам.

Довідку службового характеру складають на запит або за вказівкою організації вищого рівня чи посадової особи даного підприємства.

Особливості оформлення службової довідки:

® довідка містить результат узагальнень яких-небудь відомостей, обстежень, відряджень тощо;

® у довідці констатують тільки факти (без висновків і пропозицій);

® довідку, яку направляють посадовій особі даної установи, підписує укладач, організації вищого рівня – керівник установи;

® довідка може бути складена з декількох розділів;

® довідку можна скласти у формі таблиці;

® довідка може мати пояснення й посилання;

® довідку з виробничої тематики складають у двох примірниках, один із яких направляють адресату, інший – підшивають до особової справи;

® адресат оформлюють як і на інших ОРД, але без указівки поштової адреси.

Довідку особистого характеру видають громадянам для підтвердження місця роботи, заробітної плати, місця проживання тощо.

Вимоги щодо оформлення довідки особистого характеру:

® довідку особистого характеру складають на бланку, який має реквізити: різновид документа (ДОВІДКА), дату, індекс, текст, підпис, відбиток печатки;

® текст довідки починають із указівки в називному відмінку прізвища, імені, по батькові особи, про яку подають відомості;

® у кінці тексту необхідно вказати установу, до якої цю довідку надають;

® якщо є адресат, наприкінці тексту не вказують, куди направляють довідку;

® у тексті довідки не повинно бути архаїчних зворотів: “ Дійсна довідка”, “Дійсно проживає”, “Дійсно працює”; слід писати: “Видано для подання в (ЖЕК, ліцей, райвиконком” тощо);

® оформлюють такі довідки в одному примірнику.

Є довідки і службового характеру. Вони містять відомості про роботу установ, підприємств, організацій. Складаються вони посадовими особами або уповноваженими органами.

Зразок:

Міністерство освіти і науки України

Одеський національний політехнічний університет

06.04.2013 № 67

ДОВІДКА

Видана Васильченко Олені Миколаївні в тому, що вона є студенткою 2 курсу гуманітарного факультету Одеського національного політехнічного університету.

Видано для подання за місцем вимоги.

Декан ГФ Баканурський О.Г.

Секретар Іванова Т.Я.