Структура прес-релізу

Оскільки прес-реліз належить до матеріалів, які є новиною, то він має чітко передавати важливу інформацію про подію, час і дату його проведення, учасників заходу тощо.

Прес-реліз повинен обов'язково мати хороший заголовок, лід (перший абзац) і текст.

Хороший заголовок короткий, але ємний, він повинен зацікавити читача, але не бути кричущим, як у статтях «жовтої преси», і при цьому має виділятися серед сотень подібних, які доводиться читати людині щодня. Людям, у яких мало часу, немає необхідності читати весь лист, досить ознайомитися з заголовком, щоб зрозуміти, чи вартий уваги даний лист, або його можна просто видалити, як звичайний спам.

Лід – це перший абзац, який відображає основну ідею всього тексту та його суть. Зазвичай, перший абзац відповідає на питання хто?, що?, складається з 2-3 речень).

Основна мета тексту - всесторонньо, детально розкрити тему та дати відповіді на запитання з ліда, описати деталі. Інформація подається простою доступною мовою, щоб людина, яка не розбирається в тематиці діяльності Вашої компанії, мала зрозуміти, про що йдеться і чи може це його зацікавити. Не бажано використовувати велику кількість професійних термінів, адже «непосвяченому» читачеві вони будуть просто незрозумілі. Хороший текст прес-релізу повинен утримати читача і викликати бажання розповісти про подію іншим людям, надрукувати цю новину чи прийти на захід. Текст не повинен містити яскраво виділену рекламу з використанням прикметників найвищого ступеня. Доречно буде розповісти про відомих особистостей, які братимуть участь у заході або які мають відношення до компанії.

Прес-реліз закінчується 1-2 абзацами, у яких стисло описується компанія, її історія, продукція, послуги чи проект, якому присвячено прес-реліз, та контактною інформацією (адреса, телефон, факс, сайт та ін.).

Існують вимоги щодо стилістичного синтаксичного і оформлення прес-релізу. Він не має подавати суб’єктивну оцінку чи інформацію рекламного характеру, тому що прес-реліз поєднує рекламу й редакційні матеріали. Мета реклами – переконати купити продукт, послугу або привернути увагу споживача, а прес-реліз продає ідею.

Обсяг прес-релізу не повинен перевищувати двох сторінок та інформувати тільки про одну новину. Інформація має відповідати вимогам цільової аудиторії. Оскільки ця аудиторія – журналісти, то інформація має розміщуватись у вигляді «перевернутої піраміди», тобто від найголовнішого до менш головного.

Прес-реліз має бути виконаний в одному стилі. Тон повинен бути нейтральним і об’єктивним. Слід уникати емоційно-забарвлених слів і зворотів. Обмежено вживати займенники я, ми, ти, нас, наш, мій. Варто використовувати цитати, уникати мовних к ліше. Слід використовувати активні дієслова. Кожний абзац повинен бути логічно самостійним і завершеним.

Вимоги до оформлення прес-релізу:

Використовуйте білий папір високої якості формату А4 чи фірмовий бланк зі стандартними атрибутами (логотипом, назвою, адресою, телефонами, адресою електронної пошти), можна також розробити спеціальний бланк для прес-релізу. Друкувати текст прес-релізу можна на фірмовому бланку, але враховуйте, що складні логотипи погано передаються через факс, тому фірмовий бланк доречний при традиційному пересиланні поштою або в електронному вигляді. В кінці тексту, в нижньому лівому куті аркуша вкажіть ще раз день і час, адресу проведення заходу, телефони, факси та компанії, щоб зацікавлені особи могли передзвонити чи написати і уточнити деталі.

Заголовок прес-релізу оформлюють жирним шрифтом, великими буквами (кегль - 14), а через подвійний інтервал – текст (кегль - 12) з інтервалом 1,5.

Документ друкують, дотримуючись берегів: ліве – 30 мм, правий – 15 мм, верхній – 15мм, нижній – 30 мм, лише з одного боку аркуша. Якщо текст не вміщується на одній сторінці, внизу зазначають продовження далі.

Прес-реліз подають у ЗМІ та інформаційні агентства декількома способами: поштою, факсом, електронною поштою, приносять особисто. Обов'язково телефонують до редакції, аби пересвідчитися в тому, що ваш матеріал надійшов.

Переймаючись долею прес-релізу, не будьте надто настирливими, відчувайте міру. Якщо ж ваша інформація з'явилася у пресі, обов'язково зателефонуйте в редакцію і чемно подякуйте: дружні відносини з журналістами - основа тісної співпраці та гарантія появи в ЗМІ інформації про вашу організацію.

Зразок 1:

ПРЕС-РЕЛІЗ

Фонд Святослава Вакарчука "Люди майбутнього" вул. Кіквідзе, 14 оф. 27 м.Київ Тел.: 254-15-78