Тема 6. Довідково-інформаційні документи. Етикет службового листування

Основні питання теми:

® Прес-реліз. Звіт.

® Службові записки. Довідка.

® Протокол. Витяг з протоколу. Акт.

® Класифікація листів. Реквізити листа та їх оформлювання. Різні типи листів.

® Обліково-фінансові документи. Доручення. Розписка.

[ Ключові слова: довідково-інформаційні документи, прес-реліз, звіт, повідомлення про захід, службова записка, довідка, пояснювальна записка, протокол, витяг з протоколу, акт, оголошення, лист, обліково-фінансові документи, розписка, доручення.

Довідково-інформаційна документація - документація, що містить інформацію про фактичний стан справ у закладах (підприємствах, організаціях), який є підставою для розпорядчих документів, прийняття і виконання управлінських рішень. Тож довідково-інформаційні документи мають допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, але вони, на відміну від останніх, не обов'язкові для виконання. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Інформаційно-довідковою є переважна більшість документів, що відправляються із установ та спрямовуються до них. Багато з таких документів одночасно можуть належать до інших груп документації. Наприклад, акти можуть бути не лише довідково-інформаційними, але й обліково-фінансовими, використовуватись у бухгалтерській звітності тощо.

До довідково-інформаційних документів належать:

- довідки;

- огляди;

- службові (доповідні та пояснювальні) записки;

- акти;

- протоколи та витяги з протоколу;

- плани робіт;

- звіти;

- доповіді;

- службові листи (офіційна кореспонденція);

- запрошення та повідомлення;

- телеграми;

- факси;

- телефонограми;

- оголошення;

- висновки;

- відгуки;

- рецензії, тощо.

ПРЕС-РЕЛІЗ. ЗВІТ

Прес-реліз -це документ,у якому установа подає інформацію про певну подію або захід до засобів масової інформації (ЗМІ). Метою написання прес-релізу є ознайомленняЗМІ з подією і подальше висвітлення її у найбільш вигідному або важливомудля установи аспекті. Інколи журналісти використовують прес-релізи усвоїх статтях без змін.

Умовно прес-релізи можна переділити на два види: стандартний і спеціальний.

Стандартний прес-реліз призначений для інформування про події, що заплановані в діяльності установ, організацій, підприємств, зокрема виокремлюють:

® стандарт-реліз, де вміщено інформацію для ЗМІ про повсякденні події;

® стандарт-реліз, що знайомить ЗМІ з подіями, які відбуваються періодично.

Спеціальний прес-реліз складають, коли виникає потреба поінформувати про незаплановані події.

За функціональним призначенням і терміном подання відносно події прес-релізи поділяються на такі види:

Зважаючи на те, що існує велика кількість тем прес-релізів, що зумовлено соціальними факторами та культурними традиціями, існує така класифікація прес-релізів:

1. Загальний ньюз-реліз – повідомлення новини ЗМІ з метою подальшого поширення.
2. Прес-реліз започаткування – цей вид прес-релізу дещо відповідає формату попереднього, але його функція більш виражена. Цей вид використовується, коли потрібно привернути увагу до виникнення нової компанії, веб-сайту чи організації.
3. Прес-реліз продукту – цей вид використовують, коли необхідно повідомити про виникнення нового продукту, використовують фотографії.
4. Адміністративний прес - реліз – використовують, коли в компаніях відбуваються зміни в штатному складі, переважно на керівних посадах. Відмінність цього прес-релізу від попередніх у тому, що він може містити біографічні відомості про співробітника.
5. Експертний прес-реліз – інформує про компанію, пропонуючи статистику чи висвітлення певних досягнень, доречним є використання цитат. Такі прес-релізи також використовують під час проведенні експертизи з певного питання та поширення результатів у засобах масової інформації.
6. Прес-реліз події – має відмінну структури від попередніх видів, тому що дає чітку відповідь на питання Де?, Що?, Коли?, Чому?, Хто?

Реквізити прес-релізу:

1. Дата подання.

2. Назва виду документа.

3. Назва і логотип установи, яка підготувала прес-реліз.

4. Контактна особа, номер телефону та адреса для отримання подальшої інформації.

5.Заголовок.

6. Текст, який містить відомості про:

- зміст події;

- організаторів;

- місце події;

- час;

- причини і значення події.

Прес-реліз має бути складений таким чином, щоб докладно викласти новину, не зашкодивши репутації організації, тому під час підготовки документа фахівці радять дотримуватися такого плану:

1. Важлива новина.

2. Рішення написати прес-реліз.

3. Збір інформації, узгодження цитат.

4. Написання першої версії.

5. Внесення змін, підготовка остаточного варіанта.

6. Поширення прес-релізу.

7. Спілкування з представниками преси, надання додаткової ін-_формації, організація інтерв'ю.