Требования к оформлению документов

Госстандарт России постановлением от 3 марта 2003 г. № 65-ст ввел в действие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформле­нию документов». Этот стандарт распространяется на организационно-распоряди­тельные документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации, - постановления, распоряжения, приказы, реше­ния, протоколы, акты, письма и др.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав реквизитов документов и требования, предъявляемые к бланкам документов и к оформлению реквизитов.

Документы изготавливают на бланках, которым установлены два стандартных формата - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — ниж­нее.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответст­вовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. При этом сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, его (в скобках) помещают ниже полного наименования или за ним.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер те­лефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, сче­тов в банке, адрес электронной почты и др.).

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протоко­ла – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2005 г. следует оформлять 05.06.2005.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 5 июня 2005 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, на­пример: 2005.06.05.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Документ, составленный совме­стно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или спе­циально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавы­чек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициа­лов, фамилии и даты утверждения.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)? Например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)? Например: Должностная инструкция ведущего эксперта.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемо­го объекта должны быть выражены именем существительным в именительном паде­же или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименования­ми признаков.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на прин­ципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единствен­ного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структур­ных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выде­лить»);

- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИ считает возможным»).

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), лич­ной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Документы заверяют печатью организации. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирую­щих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, пре­дусматривающих заверение подлинной подписи.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Под­пись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату завере­ния.