Контроль за использованием материалов в производстве

Создание комплексного контроля производственного потребления материалов требует одновременного совершенствования его основных этапов – нормирования, планирования, учета и анализа, которое наилучшим образом достигается тогда, когда названный контроль организуется как подсистема нормативной системы контроля издержек производства. В основе этой системы находится нормативный метод учета.

Использование органически присущего нормативному методу учета отклонений в качестве одного из основных инструментов проверки придает контролю расходования материальных ресурсов комплексный характер, поскольку отклонения от действующих норм устанавливаются по месту, виду или группе однородных видов продукции, времени, причинам и виновникам (например, руководитель центра затрат) их образования.

Одновременно в решающей степени повышается оперативность контроля, так как выявление и оценка отклонения дают возможность максимально быстро принимать меры по ликвидации отрицательных отступлений от норм и использовать положительные отклонения по экономии материалов[28].

Вместе с тем отклонения целесообразно разделить на зависящие и не зависящие от деятельности структурных подразделений; такая группировка позволит объективно оценить результаты работы по обеспечению режима экономии и повысить эффективность материального стимулирования за рациональное расходование имеющихся ресурсов. Для повышения оперативности регулирования размера материальных затрат необходимо предусмотреть автоматизированную процедуру определения отклонений по принципу их существенности, по которым нужно принять решения.

Чтобы система контроля производственного потребления материалов была действительно комплексной и целостной, ее следует организовать на уровне филиалов, производств, цехов, отделений, участков и других внутрипроизводственных объединений, довести до них задания по снижению норм расхода материалов и лимит материальных затрат на 1 рубль товарной продукции, проконтролировать увязку этих заданий с аналогичными показателями в целом по предприятию и осуществлять систематическую проверку их выполнения. Дифференциация контроля за использованием материалов в производстве и органическое сочетание его результатов в низовых звеньях с общими результатами в целом по предприятию необходимы для разработки научно обоснованной методологии, которая должна с наибольшей полнотой учитывать особенности организации и технологии производства названных подразделений и специфику управления предприятием, влияющие на уровень, величину и значимость материальных затрат. Повышение оперативности регулирования размера материальных затрат обусловливает необходимость организации оперативного и бухгалтерского учета потребления материалов в производстве таким образом, чтобы учетная информация использовалась при выполнении операций контроля, не требуя дополнительных расчетов. С этой целью в первичных документах, а затем и в аналитических регистрах следует группировать учетную информацию об отклонениях от норм по разным причинам отклонений, центрам затрат и центрам ответственности. Группировка информации должна осуществляться с помощью системы кодирования. В формах первичных документов, применяемых на предприятии при использовании материалов в производстве, необходимо предусмотреть поля, где будут фиксироваться коды причин отклонений, центров затрат и центров ответственности. В целях унификации учета и контроля использования материалов требуется выработать единый порядок оформления отклонений от установленных режимов производственно-хозяйственной деятельности. В частности, правилами регистрации отклонений целесообразно предусмотреть выделение сигнальной документации в качестве самостоятельного элемента в системе первичного учета. Включение в единый документ информации, различной по целевому назначению и периодичности возникновения, противоречит принципам проектирования носителей первичной информации. Применение специальных сигнальных документов позволяет своевременно выявлять объемы, причины и виновников допущенных отклонений[30].

Практика показывает, что формы сигнальных документов необходимо дифференцировать по хозяйственным операциям. Так, для отражения различных отклонений в использовании материальных ценностей нужны единые формы сигнальных документов. Такие реквизиты, как вид, причина и виновник отклонений, регистрируются в специально отведенной зоне в заголовочной части сигнальных документов, что способствует устранению необоснованного разнообразия первичной документации на предприятиях даже одного ведомства. Для отражении каждой хозяйственной операции и контроля за отклонениями в табличной части носителей сигнальной информации следует выделить две строки: «по нормам» и «фактически». Пооперационная степень отражения показателей выработки продукции и движения материальных ресурсов создает предпосылки для выявления отклонений от норм расхода материалов по мере их возникновения, оперативного соизмерения затрат и выпуска продукции.

Для обеспечения комплексного контроля проверку хозяйственных операций важно проводить в порядке их выполнения. Процессу изготовления продуктов предшествует снабжение рабочих мест предметами труда. Оперативный предварительный контроль за использованием материальных ресурсов особо важен, поскольку основная масса отклонений образуется при отпуске материалов со склада и выражается в заменах материальных ценностей.

На стадии оперативного предварительного контроля за отпуском материальных ценностей в производство осуществляется сопоставление нормативной пономенклатурной потребности в материальных ресурсах в натуральных измерителях на выполнение производственного задания с затребованным количеством.

Одновременно проверяется правильность применения единиц измерения и норм расхода материальных ценностей.

Сравнение количества запрашиваемых ресурсов с данными о наличии на складах и в производственных подразделениях, а также об остатках неиспользованного лимита позволяет определить правомерность запроса. Для выполнения процедур оперативного контроля за отпуском материальных ценностей в производство привлекаются данные оперативных производственных заданий, пооперационные нормы расхода ресурсов, материальных карт, показатели лимитов и остатков материальных ценностей на складах, рабочих местах и в цеховых кладовых. В современных системах обработки данных перечисленные показатели хранятся в массивах информационного фонда.

Алгоритм оперативного предварительного контроля за отпуском материальных ценностей в производство с отклонениями от норм предназначен для обоснования и проверки законности отклонений. При этом выбираются данные о наличии материальных ценностей в цехах и на складах, сведения о допустимых заменах и отклонениях от норм затрат материальных ресурсов на заданные работы, вычисляются результаты различных вариантов отклонений и выбирается тот, который связан с наименьшими издержками. Для обоснования сверхнормативного отпуска и замен материальных ресурсов, кроме перечисленной ранее информации, используется классификатор видов и причин отклонений.

На стадии последующего контроля проверяется законность совершения и своевременность регистрации операций по производственному потреблению материальных ценностей.

Особая роль в контроле за использованием материалов в производстве принадлежит такому элементу нормативного метода, как учет изменений действующих норм. Контролируя данные изменения, работники предприятий изыскивают и мобилизуют резервы снижения материалоемкости продукции.

Анализируя вышеизложенное, можно рекомендовать алгоритм оперативного контроля производственного использования материалов:

1. Сравнение фактического количества запрашиваемых материальных ресурсов для производства продукции с нормативным.

2. Сравнение затребованного количества материалов с данными о наличии на складах, в производственных подразделениях и об остатках неиспользованного лимита.

3. Анализ сведений о допустимых заменах и отклонениях от норм материальных затрат на производственные работы и выбор варианта, который предполагает наименьшие затраты.

4. Контроль совершения и своевременности регистрации операций по производственному использованию материалов.

5. Контроль изменений действующих норм расхода материалов.

Комплексная система контроля производственного потребления материалов в качестве своей ближайшей перспективы должна предусматривать автоматизацию всей используемой в ее рамках контрольной информации. Применение автоматизированных программ вызвало коренные изменения в организации рассматриваемого контроля, к которым относятся:

- возможность комплексной организации контроля на базе информации, полученной в системном порядке из подсистем нормирования, планирования, учета и экономического анализа;

- осуществление максимальной дифференциации контроля в результате практически неограниченной степени детализации его объектов; так, применительно к контролю за расходом материалов число центров затрат и центров ответственности, по которым формируется контрольная информация в условиях применения автоматизированного учета, не лимитируется возможностями вычислительной техники, а устанавливается в соответствии с потребностями контроля;

- возникновение качественно новой ступени в повышении оперативности контроля вследствие высокой скорости обработки информации и интеграции оперативного и бухгалтерского учета; контроль необходимо максимально приблизить к производственному циклу за смену, сутки;

- возможность концентрации бухгалтерского аппарата на контрольных и аналитических функциях, которые становятся преобладающими в деятельности бухгалтеров в связи с освобождением их от чисто технической работы;

- распространение контроля на те процессы и явления хозяйственной жизни, которые пока не контролируются вообще или проверяются недостаточно из-за большой трудоемкости необходимой для этого информации; к ним относятся: фактическая эффективность организационно-технических мероприятий, уровень складских запасов материальных ценностей, выполнение хозяйственных договоров по всем позициям.

Оперативный контроль за использованием материалов в производстве возможен при условии, если учетная информация об отклонениях от норм поступает специалистам ежесменно или ежедневно в зависимости от особенности производственного процесса. Это возможно при автоматизации оперативного учета материальных затрат на производство.

Таким образом, применение автоматизированных программ неизмеримо расширяет границы контроля производственного потребления материалов, коренным образом преобразует его информационную базу, кардинально повышает оперативность и эффективность контроля [38].