Опис та організація бізнес-процесів підприємства

Бізнес-процес – це будь-який потік робіт, що переходить від однієї людини до іншої в межах одного підрозділу (процес підрозділу), або від одного підрозділу до іншого (наскрізний процес). У рамках процесного підходу будь-яке підприємство розглядається як бізнес-система, що являє собою зв'язану безліч бізнес-процесів, кінцевими цілями, яких є випуск продукції або послуги. Для кожного бізнес-процесу можна застосувати такі характеристики (рис 2.1.1).

Рис. 2.1.1. Характеристика бізнес процесу

Бізнес-процес відбувається не сам по собі, він управляється (тобто організується, планується, контролюється) і реалізується конкретним виконавцем (групою). У бізнес-процесі ДП «Березнівського лісового господарства"задіяна низка учасників (окремих фахівців або груп). На вході процесу учасником є постачальник процесу, тобто той, хто надає вхідні ресурси (вхідні ресурси можуть бути результатом попереднього процесу). Приклад: для обробки деталі (процес) на вхід має надійти заготівка, постачальником процесу є склад матеріалів, а постачання заготівок — складським процесом.

Єдиною метою бізнес-процесу є задоволення вимог клієнтів. Основним бізнес процесом на ДП «Березнівське лісове господарство» є реалізація лісозаготівлі, саме цей процес буде досліджуватись в подальшому. Тому вхідною інформацією системи буде клієнт з потребою, який буде вибирати потрібний товар, згодом буде оформлено договір. Після чого клієнт оплатить товар, цим самим задовільнить свою потребу. Цей процес детальніше розглянемо в наступному розділі.

2.2. Розробка моделей бізнес-процесів на ДП «Березнівське лісове господарство»

Під методологією створення моделі бізнесу-процесу розуміється сукупність способів, за допомогою яких об'єкти реального світу й зв'язки між ними представляються у вигляді моделі. Будь-яка методологія (методика) включає три основні складові:

1. теоретична база;

2. опис кроків, необхідних для одержання заданого результату;

3. рекомендації з використання як окремо, так і в складі групи методик.

Основне в методології - дати користувачеві послідовність кроків, які приводять до заданого результату. Здатність одержувати результат із заданими параметрами й характеризує її ефективність[].

У даній курсовій роботі використана методологія SADT (Structured Analysis and Design Technique) - методологія структурного аналізу і проектування.

За допомогою цієї методології підприємство можна показати у вигляді своєрідної чорної скриньки, в якій знаходяться бізнес-процеси.

Ці бізнес-процеси знаходяться під впливом різних механізмів управління та інформації.

Рис. 2.2.1 «Чорна скринька». Контекстна діаграма моделі реалізації лісозаготівлі ДП «Березнівське лісове господарство»

Моделювання бізнес-процесів реалізації лісозаготівлі в даній роботі розпочато із побудови контекстної діаграми, тобто з найбільш загального та абстрактного рівня опису всієї системи в цілому.

Як показано на контекстній діаграмі (рис. 2.2.1), на реалізацію товарів тут впливає безпосередньо ціна самих товарів та різноманітна інформація що пов`язана із підприємством. Сам процес реалізації відбувається завдяки участі в ньому працівників підприємства та використання сучасного обладнання.

Весь процес реалізації не є одомоментним, тому його доцільно розділити на декілька послідовних частин. Для цього потрібно декомпозувати контекстну діаграму.

Рис. 2.2.2. Декомпозиція контекстної діаграми процесів реалізації лісозаготівлі ДП «Березнівське лісове господарство»

На даній діаграмі (рис. 2.2.2.) зображено 3 основні етапи реалізації виробів підприємством:

1. Вибір продукції;

2. Оформлення замовлення;

3. Оплата та отримання товару;

Щоб розглянути детальніше кожен із цих етапів, у роботі передбачено декомпозицію кожного із них.

Рис. 2.2.3. Діаграма процесу вибору продукції

Процес вибору товару клієнтом можна також розбити на етапи. Спочатку працівник підприємства (менеджер по продажам чи навіть сам головний інженер) проводить із клієнтом розмову на тему «що саме потрібно?» і «яким це має бути?». Тобто сторони узгоджують товар, його особливості і риси, сорт деревини з якої він виготовлений, наявність його на складі і т.д. Потім уже безпосередньо на складі клієнту пропонують вибір бажаної чи схожої на бажану продукції, а також наводяться дані про обрані вироби. Тут може виникнути 2 результати (рис. 2.2.3):

а) клієнт не задоволений наявною продукцією, тобто він не знайшов для себе потрібного товару

б) клієнт обрав для себе продукцію

При другому варіанті працівник підприємства і клієнт формують поки що усне замовлення, в якому уточняються такі аспекти як ціна і кількість. Клієнт із усним замовленням прямує до відділу збуту.

Рис. 2.2.4 Діаграма процесу оформлення замовлення

На цьому рисунку зображена деталізація другого процесу – оформлення заявки клієнта. На вході цього процесу знаходиться клієнт з усним замовленням. Клієнт із працівником обговорюють деталі замовлення і вносять їх у договір. Після цього працівник відділу повинен виписати клієнтові накладу на отримання товару на складі.

Наступним етапом буде розгляд процесу під назвою «Оплата та отримання товару» (рис. 2.2.5).

Рис. 2.2.5. Діаграма процесу оплати товару та його отримання

Клієнт з накладною відправляється на склад, де пред`являє її завідуючому складом, який повинен ввести її до сховища накладних і поставити свій підпис у журналі отриманих накладних.

Наступним кроком є оплата за товар (рис. 2.2.5). Клієнти розраховуються майже завжди готівкою, тому чек про оплату тут виписує завскладом. Після чого товар грузиться на транспорт клієнта, або доставляється йому на дім.

При реалізації продукції на експорт, слід додержуватись вимог, які зазначені в контрактах з іноземними покупцями, а також звертати особливу увагу на чітке заповнення всіх необхідних документів, передбачених чинним законодавством.

2.3. Оптимізація бізнес-процесів (відповідно до існуючого стану)

Модель бізнесу будь-якої компанії складається з сукупності окремих бізнес-процесів, і від того, наскільки вони ефективні, залежить успіх бізнесу в цілому. В організаціях, побудованих за функціональним принципом, працівники наділені відповідальністю за діяльність підрозділів, але ніхто з них не несе відповідальності за якість і вчасність виконання процесів в цілому. Саме тому найуспішнішими компаніями, як правило, стають ті, чиї бізнес-процеси добре продумані та чітко визначені (описані), а методи реалізації процесів є ефективними та надійними. Все це також має підкріплюватися гнучкістю і високою мотивацією персоналу, використанням сучасних інформаційних технологій та орієнтацією на потреби споживачів.

Для переводу бізнес-процесів організації на якісно новий рівень, застосовується підхід оптимізації процесів. Серед основних причин, що спонукують організацію оптимізувати бізнес-процес, можна виділити необхідність зниження витрат або тривалості виробничого циклу, вимоги, пропоновані споживачами й державою, впровадження програм керування якістю, злиття компаній, внутрішньо організаційні протиріччя та інше.

ДП «Березнівське лісове господарство» не є повністю оптимізованим підприємством. Тут хоч і розподілена вся робота, але все рівно існують такі процеси які можна було би виконувати швидше і з меншою затратою ресурсів.

Рис. 2.3.1 Схема оптимізації процесу вибору продукції

У даному підрозділі курсової роботи пропонується нова схема вибору продукції клієнтом (рис. 2.7). У даній схемі пропонується на підприємстві розробити свій каталог, у якому розписати всі види товарів, в тому числі і під замовлення, які виробляються або можуть бути вироблені на підприємстві.

Суть цього введення закладається в тому, що працівникам підприємства не потрібно буде затрачати свій дорогоцінний час на те щоб розповісти про продукцію клієнтові а також на те щоб її показати.

1. У запропонованому варіанті (рис.2.3.1) клієнт приходить на підприємство, переглядає каталог і тут виникає 2 результати:

2. Клієнт не знаходить у каталозі потрібного товару і він просто іде з підприємства.

3. Клієнт обрав собі товар, самостійно іде на склад щоб його оглянути, де і вирішує скільки, чого, і по якій ціні він буде купляти.

У 2 результаті ще можливий такий варіант, що потрібна клієнтові продукції відсутня на складі: у такому випадку він також просто іде з підприємства. Якщо ж продукція присутня, то клієнт відправляється у відділ збуту для оформлення замовлення.