Виды документов и содержащихся в них сведений

Выделяют следующие виды коммерческой информации [2]:

1. Деловая информация:

· сведения о контрагентах;

· сведения о конкурентах;

· сведения о потребителях;

· сведения о деловых переговорах;

· коммерческая переписка;

· сведения о заключенных и планируемых контрактах.

2. Научно-техническая информация:

· содержание и планы научно-исследовательских работ;

· содержание “ноу-хау”, рационализаторских предложений;

· планы внедрения новых технологий и видов продукции;

3. Производственная информация:

· технология;

· планы выпуска продукции;

· объем незавершенного производства и запасов;

· планы инвестиционной деятельности.

4. Организационно-управленческая информация:

· сведения о структуре управления фирмой не содержащиеся в уставе;

· оригинальные методы организации управления;

· система организации труда.

5. Маркетинговая информация:

· рыночная стратегия;

· планы рекламной деятельности;

· планы обеспечения конкурентных преимуществ по сравнению с продукцией других фирм;

· методы работы на рынках;

· планы сбыта продукции;

· анализ конкурентоспособности выпускаемой продукции.

6. Финансовая информация:

· планирование прибыли, себестоимости;

· ценообразование – методы расчета, структура цен, скидки;

· возможные источники финансирования;

· финансовые прогнозы.

7. Информация о персонале фирмы:

· личные дела сотрудников;

· планы увеличения (сокращения) персонала;

· содержание тестов для проверки вновь принимаемых на работу.

8. Программное обеспечение:

· программы;

· пароли, коды доступа к конфиденциальной информации, расположенной на электронных носителях.

Как правило, именно перечисленная выше информация в наибольшей степени интересует конкурентов, партнеров, банки, криминальные структуры.

Процесс обеспечения сохранности документов, содержащих коммерческую информацию, осуществляется в соответствии с основными стадиями “жизненного” цикла документа. Этими стадиями являются [10]:

1. Получение (отправка) документа. Документ, поступающий в фирму и содержащий гриф (степень конфиденциальности информации), должен быть передан только секретарю-референту или инспектору закрытого делопроизводства и зарегистрирован. Далее, он передается руководителю, а последний определяет непосредственного исполнителя по данному документу, имеющему допуск к этой категории документов, и адресует документ ему. Аналогичный порядок при отправлении документа – подготовка документа, подпись руководителя, регистрация в специальном журнале секретарем-референтом и отправка.
2. Хранение документа. Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны храниться в специально отведенных, закрывающихся помещениях, в запертых шкафах, столах или ящиках. Документы же составляющие коммерческую тайну – только в металлических сейфах, оборудованных сигнализацией. Все помещения должны опечатываться. Следует иметь в виду, что при определении степени конфиденциальности документа производится также определение срока в течение которого она действует. По истечении срока возможны различные действия: 1) гриф может быть продлен, 2) гриф может быть снят и документ становится открытым, 3) документ уничтожается.
3. Использование документа. Система доступа сотрудников, не имеющих соответствующих прав по должности, к конфиденциальным документам должна иметь разрешительный характер. Каждая выдача таких документов регистрируется (расписываются оба сотрудника – и тот, кто берет документ, и тот, кто его выдает) и проверяется порядок работы с ними (например, нарушением считается оставление данных документов на столе во время обеда, передача другим лицам, вынос за пределы служебных помещений).
4. Уничтожение документа. Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие какой-либо правовой, исторической или научной ценности, срок хранения которых истек (либо не истек), подлежат уничтожению. Для этого создается комиссия (не менее 3 человек) в присутствии которой производится уничтожение. Затем члены комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и др.
Сотрудники фирмы, работающие с секретными документами и отвечающие за их сохранность, использование и своевременное уничтожение, должны быть защищены от соблазна простым, но надежным способом – высокой заработной платой.

Контроль за соблюдением правил хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется с помощью проверок. Они могут быть как регулярными (еженедельными, ежемесячными, ежегодными), так нерегулярными (выборочными, случайными). В случае обнаружения нарушений составляется акт и принимаются меры, позволяющие в будущем предотвратить нарушения такого рода.

Следует контролировать не только документы, содержащие конфиденциальную информацию, но и бумаги с печатями, штампами, бланки. Бланк – лист бумаги с оттиском углового или центрального штампа, либо с напечатанным любым способом текстом (или рисунком), используемый для составления документа. Особое внимание следует уделять охране так называемых бланков строгой отчетности, содержащих номер (серию), зарегистрированных одним из установленных способов и имеющих специальный режим использования