Главная Случайная страница


Полезное:

Как сделать разговор полезным и приятным Как сделать объемную звезду своими руками Как сделать то, что делать не хочется? Как сделать погремушку Как сделать так чтобы женщины сами знакомились с вами Как сделать идею коммерческой Как сделать хорошую растяжку ног? Как сделать наш разум здоровым? Как сделать, чтобы люди обманывали меньше Вопрос 4. Как сделать так, чтобы вас уважали и ценили? Как сделать лучше себе и другим людям Как сделать свидание интересным?


Категории:

АрхитектураАстрономияБиологияГеографияГеологияИнформатикаИскусствоИсторияКулинарияКультураМаркетингМатематикаМедицинаМенеджментОхрана трудаПравоПроизводствоПсихологияРелигияСоциологияСпортТехникаФизикаФилософияХимияЭкологияЭкономикаЭлектроника






В органах исполнительной власти Луганской Народной Республики 5 page





6.3.20. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 19); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (Приложение N 20); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

6.3.21. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа исполнительной власти (фондообразователя); наименование структурного подразделения; номер (индекс) дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Обложка дела временного (до 10 лет) хранения оформляется по установленной форме согласно Приложению N 21.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование органа исполнительной власти указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

наименование структурного подразделения указывается в соответствии с утвержденной структурой;

делопроизводственный номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «последний»;

заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК Государственного архива Луганской Народной Республики;

дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве органа исполнительной власти черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК Государственного архива Луганской Народной Республики (до этого он проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

 

6.4. Уничтожение документов и дел

с истекшими сроками хранения

 

6.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актами о выделении документов к уничтожению (Приложения N 22, 23).

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2005 г. дела с 5-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2011 г.).

6.4.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется, как правило, на дела всего органа исполнительной власти. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого из них указывается перед группой заголовков дел структурных подразделений (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

6.4.3. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно. Согласованные ЦЭК акты утверждаются руководителем органа исполнительной власти только после утверждения ЭПК Государственного архива Луганской Народной Республики описей дел постоянного хранения; после утверждения руководителем органа исполнительной власти актов о выделении дел к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел органа исполнительной власти проставляется отметка «Уничтожено. см. акт от... N...» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

 

6.5. Передача дел на архивное хранение

 

6.5.1. В архив органа исполнительной власти передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится по утвержденным описям дел.

6.5.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

6.5.3. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив органа исполнительной власти, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

При подготовке дел к передаче в архив из документов удаляются металлические скрепления (булавки, скрепки).

6.5.4. Передача дел в архив органа исполнительной власти осуществляется по графику, составленному архивной службой (или службой делопроизводства), согласованному с руководителями структурных подразделений, и утвержденному заместителем руководителя органа исполнительной власти, курирующим вопросы делопроизводства.

6.5.5. В период подготовки дел к передаче в архив органа исполнительной власти работником службы делопроизводства (архивного сектора) предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел устраняются.

6.5.6. Прием дел производится работником службы делопроизводства (архивным сектором) органа исполнительной власти в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника службы делопроизводства (архивного сектора) и лица, передавшего дела.

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив работниками структурных подразделений с заявкой на передачу дел в архив.

6.5.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения работник структурного подразделения, ответственный за делопроизводство, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив органа исполнительной власти независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

 

VII. Особенности работы с электронными документами

 

7.1. К электронным документам в органе исполнительной власти относятся документы, поступающие и отправляемые в подведомственные учреждения по ППО АСД, электронной почтой или иным способом только в электронном виде.

7.2. Прием электронных документов осуществляется централизованно службой делопроизводства. Отправка может осуществляться также по решению руководителя органа структурными подразделениями-авторами документов.

7.3. Электронные документы, создаваемые в органе исполнительной власти, включаются в состав документооборота на основании электронной цифровой подписи должностного лица, подписавшего документ.

7.4. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажных носителях. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением Государственного герба Луганской Народной Республики и оттиска печати.

7.5. При получении и отправке электронных документов в подведомственные учреждения службой делопроизводства может осуществляться проверка подлинности электронной цифровой подписи документа.

При получении и отправке внутриведомственной корреспонденции проверка подлинности электронной цифровой подписи может осуществляться делопроизводителем или работником - адресатом документа.

7.6. Регистрация поступающих электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажных носителях.

7.7. После отправки электронного документа, заверенного электронной цифровой подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе не требуется.

7.8. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например:

 

Переписка по административно-хозяйственным вопросам. Электронные документы.

 

Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных номенклатурой дел для аналогичных документов на бумажном носителе.

 

VIII. Работа исполнителей с документами

 

8.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюции) руководителя или заместителей руководителя органа исполнительной власти, руководителей структурных подразделений органа исполнительной власти.

8.2. Документы, поступившие в структурное подразделение органа исполнительной власти, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем этого подразделения.

8.3. Работники структурных подразделений, назначенные исполнителями по документам, в процессе исполнения документов обеспечивают:

сбор и обработку необходимой информации;

подготовку проекта документа - ответа и необходимых приложений с соблюдением правил их оформления;

согласование проекта ответа с соисполнителями документа;

подготовку сводки отзывов, полученных от соисполнителей по документу;

доработку проекта ответа по замечаниям, полученным в ходе согласования, и проведение повторного согласования в случае серьезной корректировки проекта ответа;

представление на подписание (утверждение) руководителю органа исполнительной власти, его заместителям или начальникам управлений;

подготовку списка (указателя) рассылки в необходимых случаях;

передачу документа в службу делопроизводства для отправки адресату;

определение места хранения документа (копии документа) с проставлением в РКФД отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ.

8.4. Если в процессе согласования у соисполнителя есть замечания к проекту документа (в том числе, если он полностью не согласен с проектом документа), документ визируется с отметкой «с замечаниями», и к нему прилагаются материалы, послужившие основанием для принятия такого решения. Замечания рассматриваются структурным подразделением - ответственным исполнителем и учитываются при окончательной доработке документа. Визирование с отметкой «с замечаниями» без представления самих замечаний не допускается.

В случае несогласия с представленными замечаниями структурного подразделения - ответственный исполнитель излагает свои аргументы в докладной записке на имя должностного лица, принимающего окончательное решение по документу.

8.5. Проект документа подлежит направлению на повторное согласование всем соисполнителям в том случае, если при внесении замечаний изменяется смысл документа. При этом ответственность за повторное согласование возлагается на структурное подразделение, подготовившее проект данного документа.

Если вопросы, изложенные в проекте документа, не входят в компетенцию согласующего структурного подразделения, то проект документа визируется с пометкой «согласования не требуется».

Согласование считается завершенным только в том случае, если все визы собраны, с обязательным указанием даты визирования.

8.6. Передача документов, находящихся на исполнении у исполнителя, в случае его отсутствия (командировка, отпуск, болезнь) осуществляется на основании указания руководителя структурного подразделения другому исполнителю. В случае необходимости может быть составлен акт приема-передачи документов в произвольной форме.

Разглашение содержания поступивших к исполнителю документов и подготовленных проектов ответов не допускается. Ознакомиться с ними могут только лица, имеющие отношение к их исполнению.

 

IX. Изготовление, учет, использование

и хранение печатей, штампов и бланков документов

 

9.1. Порядок изготовления, использования и хранения печатей и штампов в органе исполнительной власти, включая печати с изображением Государственного герба Луганской Народной Республики, регламентируется отдельным распорядительным актом.

9.1.1. Ответственность за организацию изготовления (уничтожения) печатей и штампов может возлагаться на управление материально-технического обеспечения, ответственность за учет и выдачу печатей и штампов может возлагаться на службу делопроизводства.

9.1.2. Ответственность за использование и хранение печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений органа исполнительной власти, по заявкам которых они были изготовлены.

9.1.3. Использование печатей и штампов (включая самонаборные), изготовленных и применяющихся в практической работе на основании приказов органа исполнительной власти, допускается с обязательным указанием должностных лиц, ответственных за их использование и хранение.

9.2. Порядок изготовления, учета и использования бланков документов с воспроизведением Государственного герба Луганской Народной Республики осуществляется в соответствии с требованиями пункта 3.1 настоящей Инструкции.

9.2.1. Испорченные и невостребованные бланки документов с воспроизведением Государственного герба Луганской Народной Республики подлежат возврату в службу делопроизводства. Испорченные бланки уничтожаются в порядке, предусмотренном нормативными правовыми актами.

 


Приложение N 1

к п. 3.1.2

 

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА РУКОВОДИТЕЛЯ ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

 

  ГЕРБ   НАЗВАНИЕ ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ЛУГАНСКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ   ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ (СОКРАЩЕННОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ)   РУКОВОДИТЕЛЬ   ул. ____, д. __, г. ____, 91000 Тел.: ______, факс: _________ e-mail:______ www.lugansk.com   _________ № _______________ На № ________ от __________    

 

 


 

Приложение N 2

к п. 3.1.2

 

ОБРАЗЕЦ ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

 

 

  ГЕРБ   НАЗВАНИЕ ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ЛУГАНСКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ   ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ (СОКРАЩЕННОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ)   ул. ______________, д.___, Луганск, 91000, тел.: _____, факс: ____, e-mail:______ www.lugansk.com   ______________ № _____________________ На № ________________ от______________    

 

 


Приложение N 3

к п. 3.1.2

 

ОБРАЗЕЦ БЛАНКА ПРИКАЗА ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

 

 

  ГЕРБ   НАЗВАНИЕ ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ЛУГАНСКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ   ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ (СОКРАЩЕННОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ)   ПРИКАЗ   _______________ № __________   Луганск    

 

 


Приложение N 4

к п. 3.1.4

 

 

Журнал

учета поступления бланков

 

Наименование вида бланка Дата поступ- ления Дата и N сопроводи- тельного документа Наименование организации - поставщика бланков Кол-во экз. бланков Серия и номера гербовых бланков
           

 

Приложение N 5

к п. 3.1.5

 

 

Журнал

учета выдачи бланков в структурные подразделения

 

Наименование вида гербового бланка Кол-во экз. бланков Серия и номера гербовых бланков Наименование подразделения, Ф.И.О. получателя Расписка в получении Приме- чания
           

 


Приложение N 6

к п. 3.2.15

 

Лист согласования

к приказу/приложению к приказу

_______________________________________

(заголовок проекта приказа)

 

Должность Инициалы, фамилия Подпись Дата Приме-чание
Заместитель руководителя органа исполнительной власти        
Руководитель юридической службы        
Руководитель структурного подразделения органа, которому в проекте предусматриваются задания и поручения        
Начальник службы делопроизводства       В части оформления
Руководитель структурного подразделения органа, в состав которого входит отдел, внесший проект        
Руководитель отдела, внесший проект        
Исполнитель        

 


Приложение N 7

к п. 4.2.8

 

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗА ОРГАНА ИСПОЛНИЕТЛЬНОЙ ВЛАСТИ

 

 

  ГЕРБ   НАЗВАНИЕ ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ЛУГАНСКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ   ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ (СОКРАЩЕННОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ)   ПРИКАЗ   ___________________ № __________   Луганск   Об утверждении Инструкции по делопроизводству в ________________________________   В связи с _________________________________________________ (основание) ________________ п р и к а з ы в а ю: 1. Утвердить и ввести в действие прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в _________________________-. 2. Признать утратившим силу приказ ______________________ от 28 августа 2011 г. N 111 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в ___________________________________________». 3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя ______________________________________.   Руководитель Подпись И.О. Фамилия  

 


Приложение N 8

к п. 4.4.6

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПОЛНОГО ПРОТОКОЛА

 

ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

(СОКРАЩЕННОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ)

 

ПРОТОКОЛ

заседания ________________________

(вид заседания)

 

________________ N ______________

 

Луганск

 

Председательствующий - И.О. Фамилия

Секретарь - И.О. Фамилия

Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

 

Повестка дня:

1. О мерах по реализации программы помощи...Доклад заместителя руководителя...

2. О...

 

1. СЛУШАЛИ:

И.О. Фамилия - текст доклада прилагается

 

ВЫСТУПИЛИ:

И.О. Фамилия - краткая запись выступления

 

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1.

1.2....

 

2. СЛУШАЛИ:

 

ВЫСТУПИЛИ:

 

ПОСТАНОВИЛИ:

 

Председательствующий Подпись Расшифровка подписи

Секретарь Подпись Расшифровка подписи

 

Приложение N 9

к п. 4.4.6

 

ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ КРАТКОГО ПРОТОКОЛА

 

ПОЛНОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

(СОКРАЩЕННОЕ НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ)

 

ПРОТОКОЛ

заседания ________________________

(вид заседания)

 

________________ N ______________

 

Луганск

 

Председательствующий - И.О. Фамилия

Секретарь - И.О. Фамилия

Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

 

Повестка дня:

1. О... Доклад заместителя руководителя...

2. О...

 

Date: 2016-05-18; view: 526; Нарушение авторских прав; Помощь в написании работы --> СЮДА...



mydocx.ru - 2015-2024 year. (0.006 sec.) Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав - Пожаловаться на публикацию