В органах исполнительной власти Луганской Народной Республики 3 page

4.5. Служебная переписка

4.5.1. Служебная переписка - это различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

4.5.2. Служебные письма органа исполнительной власти готовятся:

как ответы (доклады, отчеты) о выполнении поручений Главы Луганской Народной Республики и Правительства Луганской Народной Республики;

как ответы (доклады, отчеты) на запросы других министерств и ведомств;

как ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции органа исполнительной власти;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Луганской Народной Республики, проектам актов Главы Луганской Народной Республики и актов Правительства Луганской Народной Республики, иных нормативных правовых актов;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

4.5.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5. Изготовление бланков писем с изображением Государственного герба Луганской Народной Республики средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

При подготовке служебных писем в адрес подведомственных организаций, отправляемых в электронном виде посредством ППО АСД или электронной почтой, используется шаблон бланка (без изображения Государственного герба Луганской Народной Республики) в соответствии с Приложением N 10.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании органов исполнительной власти, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Оформление реквизитов осуществляется в соответствии с требованиями раздела 3.2 настоящей Инструкции.

Служебное письмо, направляемое внутри республики, составляется на русском языке.

4.5.4. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами Луганской Народной Республики или указаниями по исполнению руководителя органа исполнительной власти. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

Проекты писем обязательно проходят процедуру согласования (визирования) исполнителями по документу, их непосредственными руководителями, заинтересованными лицами, заместителями руководителя органа в соответствии с распределением обязанностей.

4.5.5. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.

Например:

«Налоговая служба считает...».

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу...», «направляю...».

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. В тексте письма допускается использование фраз этикетного характера: «Уважаемый Иван Петрович!» в начале письма над текстом и «С уважением,...» в заключительной части письма перед подписью. Этикетные фразы вносятся исполнителем при подготовке проекта письма.

4.5.6. Служебные письма подписываются руководителем (заместителями руководителя) органа исполнительной власти в соответствии с распределением обязанностей. Право подписи служебных писем руководителями структурных подразделений органа исполнительной власти устанавливается в положениях об организации или в должностных инструкциях соответствующих должностных лиц.

4.6. Записка (аналитическая,

докладная, служебная, объяснительная)

4.6.1. Внутриведомственная переписка - аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, создаваемые и используемые для информационного обмена между структурными подразделениями и должностными лицами органа исполнительной власти.

4.6.2. Записки (аналитические, докладные, служебные, объяснительные) имеют следующие реквизиты:

адресат (должностное лицо или наименование структурного подразделения);

дата документа;

вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т.д.);

название документа (заголовок к тексту);

текст документа;

отметка о наличии приложений;

подпись;

отметка об исполнителе.

4.6.3. В тексте аналитических, докладных и служебных записок кратко излагаются суть вопроса, запроса о предоставлении информации, предложения и замечания по рассматриваемым проектам нормативных правовых актов, договоров, соглашений и т.п. Текст объяснительной записки излагается в произвольной форме.

V. Организация документооборота

5.1. Порядок организации документооборота

5.1.1. Движение документов в органе исполнительной власти с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.

5.1.2. В документообороте органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

входящая (поступающая) корреспонденция;

исходящая (отправляемая) корреспонденция;

внутренняя (внутриведомственная) корреспонденция.

5.1.3. В состав входящей и исходящей корреспонденции включаются:

документы, поступающие из Правительства Луганской Народной Республики, Администрации Главы Луганской Народной Республики, Совета министров, высших судов (Конституционный суд, Верховный суд, Высший арбитражный суд), Счетной палаты Луганской Народной Республики, Министерства финансов Луганской Народной Республики, Центрального банка Луганской Народной Республики и других органов исполнительной власти и ответы на них;

документы из подведомственных организаций и ответы на них;

запросы депутатов Парламента, органов местного самоуправления и ответы на них;

документы из государственных и негосударственных организаций и ответы на них;

документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и ответы на них;

обращения граждан и ответы на них;

инициативные письма органа исполнительной власти.

5.1.4. В состав внутриведомственной корреспонденции включаются аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, заявления сотрудников, другие документы, не отправляемые за пределы органа исполнительной власти.

5.1.5. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от остальных документов согласно порядку, утвержденному нормативным правовым актов.

5.1.6. Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, курьером, передается нарочно или посредством электронной почты, ППО АСД и системы межведомственного электронного документооборота (при наличии).

5.2. Прием, первичная обработка и предварительное рассмотрение поступающих документов

5.2.1. Вся поступающая в орган исполнительной власти корреспонденция централизовано проходит первичную обработку и предварительное рассмотрение в службе делопроизводства в день поступления или не позднее следующего рабочего дня. Документы, поступившие с отметками «Срочно» или «Вручить немедленно», проходят первичную обработку незамедлительно.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководителем органа, его заместителями и направляемые непосредственно руководителям структурных подразделений. Отделяются также документы, не подлежащие регистрации.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документов на основании установленного распределения обязанностей между руководителем и заместителями руководителя органа исполнительной власти.

5.2.2. В службе делопроизводства вскрываются все почтовые конверты, за исключением конвертов с надписью «Лично», «Конфиденциально» (вскрываются адресатом), а также конвертов в конкурсную комиссию органа исполнительной власти с надписью «Не вскрывать» (вскрываются непосредственно на заседании комиссии).

Конверты от поступающей корреспонденции (вырезки из них) сохраняются и прилагаются к документам в следующих случаях:

если только по конвертам можно установить адрес отправителя;

если проставленная на конверте в почтовом штемпеле дата получения или отправления имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данного документа;

к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, а также по решениям, определениям и постановлениям судов;

к обращениям граждан.

5.2.3. При приеме входящей корреспонденции, поступившей в орган исполнительной власти на бумажных носителях, проверяется:

правильность доставки корреспонденции по адресу (ошибочно поступившие документы возвращаются отправителю или пересылаются надлежащему адресату);

наличие указанных в документах приложений. При отсутствии таковых на документе делается пометка или проставляется штамп «Получено без приложений» и составляется в двух экземплярах соответствующий акт. При этом документ не регистрируется и возвращается адресату с актом об отсутствии приложений. В службе делопроизводства остается копия документа, которая прилагается к акту.

5.2.4. Руководителю органа исполнительной власти для рассмотрения передаются документы:

поступившие от Главы Луганской Народной Республики, Администрации Главы Луганской Народной Республики, Правительства Луганской Народной Республики, членов Совета министров Луганской Народной Республики и депутатов Парламента Луганской Народной Республики, председателей Конституционного Суда, Верховного суда и Высшего Арбитражного Суда Луганской Народной Республики, Генерального прокурора Луганской Народной Республики, председателей Счетной палаты Луганской Народной Республики и Центрального банка Луганской Народной Республики, руководителей органов исполнительной власти;

документы по вопросам, требующим согласования между структурными подразделениями органа или с другими органами исполнительной власти, принятия неурегулированных нормативными документами решений;

документы по вопросам, относящимся к компетенции структурных подразделений, работу которых координирует руководитель органа исполнительной власти;

обращения граждан;

иные контрольные документы.

5.2.5. Заместителям руководителя органа исполнительной власти для рассмотрения направляются документы, поступившие из органов исполнительной власти, подведомственных учреждений и другие документы по вопросам, отнесенным к их компетенции в соответствии с утвержденным распределением обязанностей, а также документы, решение которых не требует предварительного согласования с руководителем органа исполнительной власти.

5.2.6. Руководителям структурных подразделений органа исполнительной власти направляются документы информационного характера, ответы подведомственных учреждений по запрашиваемым вопросам, материалы текущих мониторингов, справки, отчетность и т.д.

5.3. Регистрация поступающих документов

5.3.1. Регистрацией документов является присвоение документу регистрационного номера и запись данных о документе в установленную регистрационно-учетную форму.

5.3.2. Регистрации подлежат все документы, поступившие в орган исполнительной власти из других организаций и от физических лиц, прошедшие предварительное рассмотрение в службе делопроизводства, кроме:

графиков, разнарядок;* [1]

учебных планов, программ;*

печатных изданий (книги, брошюры, газеты и др.);*

месячных, квартальных, полугодовых отчетов;*

форм статистической отчетности;*

договоров;*

рекламных и поздравительных писем;

приглашений;

программ семинаров, совещаний, конференций;

пакетов с пометкой «лично»;

копий нормативных правовых документов;

информационных материалов;

первичных документов бухгалтерского учета.

Список документов, которые не подлежат регистрации, устанавливается в инструкции по делопроизводству органа исполнительной власти.

5.3.3. Документы регистрируются независимо от способа их доставки. Документы с отметкой «Срочно» и «Вручить немедленно» регистрируются в первую очередь. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе не проставляется.

В органе исполнительной власти может использоваться журнальная, карточная или автоматизированная (с помощью специального программного обеспечения) форма регистрации документов.

Регистрация документов осуществляется:

- входящей корреспонденции - в Журнале регистрации входящей корреспонденции (Приложение 11);

- исходящей корреспонденции - в Журнале регистрации исходящей корреспонденция (Приложение 12);

- внутренней корреспонденции - в Журнале регистрации внутриведомственной корреспонденции (Приложение 13).

Журналы содержат минимальное количество реквизитов для быстрого поиска документов и должны однозначно идентифицировать строку записи в журнале. Одновременно с регистрацией в соответствующем журнале может оформляться карточка (РКФД) документа. На документы, поставленные на контроль, РКФД заполняется для формирования и ведения контрольной картотеки.

5.3.4. На поступающих документах на бумажном носителе, а также на бумажных копиях электронных документов, поступивших от подведомственных учреждений, в нижнем правом углу первого листа документа проставляется штамп с указанием даты поступления и входящего номера документа.

5.3.5. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных могут устанавливаться следующий состав основных реквизитов регистрации, включаемые в РКФД:

по поступающей (входящей) корреспонденции:

Состав реквизитов РКФД может быть изменен или дополнен при необходимости.

5.4. Порядок рассмотрения документов

руководством органа исполнительной власти

5.4.1. Поступившие в службу делопроизводства документы, указанные в пункте 5.2.4, передаются руководителю органа исполнительной власти в день поступления или на следующий рабочий день, за исключением документов с пометкой «Срочно» или «Вручить немедленно», которые передаются незамедлительно.

5.4.2. Проекты резолюций к поступающим документам могут готовиться работниками службы делопроизводства на основании анализа содержательной части документов, а также исходя из распределения обязанностей между руководителем органа исполнительной власти и его заместителями.

5.4.3. Организатором исполнения документа является указанный первым в резолюции заместитель руководителя органа исполнительной власти, который определяет ответственного исполнителя, организует его работу по исполнению документа и при необходимости подключает к исполнению другие структурные подразделения органа, в том числе не указанные в резолюции руководителя органа исполнительной власти или указанный первым в резолюции исполнитель.

В случае если в соответствии с указаниями по исполнению ответственным исполнителем является структурное подразделение, деятельность которого координирует руководитель органа исполнительной власти, организатором исполнения документа является руководитель этого структурного подразделения.

5.4.4. Содержание поручения по исполнению документа должно быть сформулировано конкретно, сжато и ориентировано на конечный результат работы исполнителей (например: "подготовить проект ответа...", "для подготовки предложений по данному вопросу", "подготовить заключение..." и т.п.).

5.4.5. Сроки исполнения поручений определяются в соответствии с законодательством Луганской Народной Республики. Если срок исполнения документа в нормативных правовых актах не указан, он должен быть исполнен в срок не более одного месяца.

5.4.6 Документы, зарегистрированные в службе делопроизводства, передаются исполнителям под роспись.

5.4.7. Контроль за исполнением контрольных документов осуществляется службой делопроизводства с помощью контрольной картотеки или специализированного программного обеспечения. Контроль за исполнением других документов осуществляется руководителями и делопроизводителями структурных подразделений органа.

5.4.8. Сотрудники службы делопроизводства еженедельно докладывают руководителю и (или) заместителям руководителя органа исполнительной власти информацию о ходе исполнения контрольных документов, представляют справки о неисполненных документах, а также о документах, исполненных с нарушением установленных сроков.

5.4.9. Руководители структурных подразделений органа исполнительной власти рассматривают поступившие документы и определяют исполнителей, указывают сроки и порядок исполнения, после чего передают документы делопроизводителю для внесения данных в РКФД (при наличии) и передачи непосредственному исполнителю.

5.4.10. В случае направления входящего документа в структурное подразделение, в полномочия которого не входит решение вопросов, указанных в документе, делопроизводитель структурного подразделения в тот же день (не позднее следующего рабочего дня) возвращает его в службу делопроизводства с пометкой заместителя руководителя органа исполнительной власти или начальника управления для внесения соответствующих исправлений в РКФД и передачи документа по назначению. В случае неоднократного переадресования одного документа решение о направлении его на исполнение принимает руководитель органа исполнительной власти.

5.4.11. Работники приемных руководителя, заместителей руководителя органа исполнительной власти, делопроизводители обязаны рассматривать все представляемые на подписание или согласование (визирование) документы, проверять правильность их оформления, наличие необходимых подписей, виз, прилагаемых материалов. В том случае, если документ, представляемый на подпись или согласование, оформлен с нарушением требований настоящей Инструкции, работник приемной руководителя, заместителя руководителя органа исполнительной власти или делопроизводитель вправе вернуть документ исполнителю на доработку.

5.4.12. Рассмотрение документов, поступающих на подписание или согласование (визирование), с пометкой «Срочно» («Оперативно», «Незамедлительно» и т.п.) осуществляется в день получения документа на согласование. Сроки рассмотрения документов, не имеющих указанных пометок, не должны превышать 3-х рабочих дней.

5.5. Организация работы с отправляемыми документами

5.5.1. Ответственность за составление и оформление отправляемых документов в соответствии с установленными настоящей Инструкцией правилами, а также за соблюдение порядка и сроков согласования проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами органа исполнительной власти (внутреннее согласование) возлагается на руководителя структурного подразделения - ответственного исполнителя документа.

5.5.2. Для отправки документов, не имеющих адресной части (например, приказов), готовятся сопроводительные письма.

5.5.3. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, указание адресата документа, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

5.5.4. Проекты документов визируются согласно п.3.2.15.

5.5.5. Все документы, подписанные руководителем органа исполнительной власти и заместителями руководителя, руководителями структурных подразделений органа исполнительной власти перед отправкой подлежат обязательной регистрации в службе делопроизводства в день их подписания (утверждения) или не позднее следующего дня.

В случае, если документ подлежит отправке на бумажном носителе, регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле органа исполнительной власти.

Копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ помещается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа (при необходимости) заверяется в установленном инструкцией порядке.

5.5.6. В случае если документ направляется нескольким адресатам, в службу делопроизводства передается необходимое количество экземпляров.

Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

5.6. Отправка документов

5.6.1. Вся исходящая корреспонденция подлежит централизованной отправке службой делопроизводства органа исполнительной власти.

5.6.2. Проверка правильности оформления и сортировка исходящих документов по способу отправки (почтовая связь - простая, заказная корреспонденция, отправка курьером и т.д.) осуществляется в службе делопроизводства.

Обработка документов для отправки почтовой связью происходит в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

5.6.3. Документы, подписанные руководителем или заместителями руководителя органа исполнительной власти, направляемые в Администрацию Главы Луганской Народной Республики, Правительство Луганской Народной Республики, Счетную палату Луганской Народной Республики, другие высшие органы государственной власти и главным распорядителям бюджетных средств, отправляются средствами специальной связи.

Решение о способе отправки документа другим адресатам принимает исполнитель документа по согласованию с руководителем структурного подразделения, в состав которого входит служба делопроизводства (при необходимости).

5.6.4. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Учет отправленных документов может осуществляться с помощью реестров отправленной корреспонденции или соответствующего журнала.

5.7. Регистрация и прохождение внутренних документов

5.7.1. Регистрация внутренних (внутриведомственных) документов осуществляется исполнителями в службе делопроизводства органа исполнительной власти.

5.7.2. Подготовка, согласование и подписание внутренних документов осуществляются аналогично порядку, описанному в п.5.5.

5.7.3. После подписания внутренний документ регистрируется в службе делопроизводства в Журнале регистрации внутриведомственной корреспонденции и передается адресату под подпись.

5.7.4. Второй экземпляр документа подшивается в дело структурного подразделения - автора документа.

5.7.5. Протоколы совещаний руководителей структурных подразделений готовятся, регистрируются и хранятся в соответствующих структурных подразделениях. Порядок и сроки подготовки протоколов определяются руководителями, проводившими совещание.

5.7.6. Порядок подготовки, согласования и подписания договоров, соглашений, государственных контрактов осуществляется в соответствии с требованиями соответствующих нормативных правовых актов органа исполнительной власти.

5.8. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

5.8.1. Документы на иностранных языках, поступившие в орган исполнительной власти на имя руководителя, а также документы без указания конкретного должностного лица как адресата документа регистрируются в общем порядке и передаются в структурное подразделение, отвечающее за внешние связи и взаимодействие со СМИ для подготовки аннотации (перевода) документа для доклада руководителю органа исполнительной власти.

5.8.2. Отправка документов на иностранных языках осуществляется службой делопроизводства средствами почтовой связи или факсограммой только при наличии перевода, заверенного должностным лицом, подписавшим документ.

5.9. Учет и анализ документооборота

5.9.1. Учет объемов документооборота ведется службой делопроизводства в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в орган исполнительной власти и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

5.9.2. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и докладываются руководителю органа исполнительной власти служебной запиской в виде справок статистического и аналитического характера по мере необходимости.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в орган исполнительной власти и созданных им за определенный период времени (квартал, год).

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

5.9.3. Учет копируемых и тиражируемых документов может при необходимости вестись структурным подразделением по учетным данным копировально-множительных работ с целью определения загрузки технических средств и расчета потребности в новом оборудовании.

5.10. Контроль за исполнением документов

5.10.1. Порядок осуществления контроля за исполнением документов в органе исполнительной власти определяются Регламентом органа исполнительной власти или инструкцией по делопроизводству этого органа.

5.10.2. Контроль за исполнением документов включает постановку документа на контроль, контроль хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства органа исполнительной власти о состоянии исполнения документов.

5.10.3. Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения, поставленные на контроль в соответствии с резолюцией руководителя, заместителей руководителя органа исполнительной власти. Инструкцией по делопроизводству может быть установлен список документов, которые в обязательном порядке подлежат постановке на контроль.