Типы данных и свойства полей таблиц БД

В таблицах MS Access 2007 можно использовать десять типов данных:

§ текстовый – алфавитно-цифровые данные, максимальный объём 255 символов (255 байт);

§ поле МЕМО – длинный текст, числа (например, комментарии и пояснения), максимальный объём 63999 символа (64 Кбайта);

§ числовой – общий тип числовых данных (длина 1, 2, 4 или 8 байт);

§ дата/время – значения даты и времени (длина 8 байт);

§ денежный – денежные значения (длина 8 байт);

§ счётчик – уникальный номер (число), которое для каждой новой записи автоматически увеличивается на 1 (длина 4 байта);

§ логический – логические значения типа Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл (длина 1 бит);

§ поле объекта OLE – объект, созданный в другой программе (рисунок, таблица Excel, документ Word и т.д.);

§ гиперссылка – строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки (объём до 2048 символов);

§ вложение – новый тип данных, позволяет хранить несколько документов (объектов) и двоичных файлов любых типов.

Каждому типу данных соответствует определённый набор свойств поля. Наиболее важными являются следующие:

§ размер поля – размер данных, которые будут храниться в поле, для текстового поля от 1 до 255 символов, для числового поля размер – это фактически тип числовых данных (Байт, Целое, Длинное целое, Одинарное с плавающей точкой, Двойное с плавающей точкой);

§ формат поля – формат отображения его значений при выводе на экран или печать;

§ маска ввода – у станавливает символы форматирования для их автоматического заполнения во время ввода данных;

§ подпись – задаёт альтернативное имя, которое будет появляться в качестве заголовка поля при просмотре таблицы или в созданных на её основе запросах, формах, отчётах;

§ значение по умолчанию – задаёт значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи;

§ условие на значение – логическое выражение, определяющее условие для ввода данных, позволяет осуществлять контроль ввода;

§ пустые строки – если установить значение этого свойства равным «Да», то для текстового поля или поля МЕМО будет разрешён ввод пустых строк (пустая строка – это “”);

§ индексированное поле – позволяет создать индекс по данному полю (индекс указывает местоположение записей таблицы и помогает быстрее находить нужные данные);

§ сообщение об ошибке – текст сообщения, которое будет выведено на экран при вводе в поле данных, нарушающих условие на значение;

§ обязательное поле – указывает, обязателен ли ввод данных в это поле или нет.

Типы данных и значения используемых свойств поля указываются в конструкторе таблиц. Свойства поля, соответствующие выбранному типу данных, находятся на вкладке Общие в нижней части конструктора (рисунок 7).

Рисунок 7 – Конструктор таблиц

На вкладке Подстановка находятся свойства, отвечающие за создание в поле таблицы раскрывающегося списка значений. Список может содержать фиксированный набор значений или использовать данные из поля таблицы или запроса. В MS Access 2007 можно создавать списки, которые будут содержать более одного значения в поле. Для создания списка значений можно воспользоваться Мастером подстановок, который находится в списке типов данных. Основные шаги мастера показаны на рисунке 8.

Рисунок 8 – Создание списка значений Мастером подстановок

Практическое задание 2. Создание таблиц и межтабличных связей базы данных. Способы вода и редактирования данных

1. Запустите MS Access 2007, создайте и сохраните файл новой базы данных. Будьте внимательны! Эта база будет использоваться в дальнейшем в следующих лабораторных работах.

2. С помощью конструктора таблиц создайте следующие таблицы базы данных по учёту поставок. Ключевое поле в таблицах Товар, Поставщики и Поставщики_контакты определите самостоятельно! В таблице Поставки ключевое поле можно не задавать.

Товар

Поставщики

Поставщики_контакты

Поставки

3. Создайте межтабличные связи. Установите обеспечение целостности данных. Сохраните схему данных.

4. Откройте таблицы БД в режиме ввода и внесите данные. В таблицы Товар, Поставщики и Поставщики_контакты – по 20 позиции. В таблицу Поставки – 50 позиций (на данном этапе поле Стоимость не заполнять!).

5. В списке объектов базы данных выберите таблицу Товар. Откройте вкладку Создание и нажмите кнопку Форма. MS Access 2007 автоматически создаст составную форму по таблице Товар и связанной таблице Поставки. Форма будет открыта в режиме макета (рисунок 9). Перейдите в режим формы и дополните список товаров информацией о 10 новых товарах.

Рисунок 9 – Форма в режиме макета

Запросы на выборку к таблицам БД

Запросы на выборку (запросы на извлечение) позволяют искать и обрабатывать данные в базе, не изменяя её содержимого. Они могут быть следующих видов:

§ простые запросы на выборку;

§ запросы с вычисляемыми полями;

§ запросы с групповыми операциями (запросы с итогами);

§ перекрёстные запросы.

Запросы с вычисляемыми полями позволяют производить вычисления на основе данных таблиц. Результат работы запроса – новое виртуальное (динамическое) поле, с результатом вычислений.

Запрос с групповой операцией отличается от простого запроса на выборку тем, что позволяет группировать данные по заданному полю и вычислять групповые итоги (осуществлять групповые операции) по заданным поля в группе. Возможно применение условий отбора. В MS Access предусмотрены следующие групповые операции:

§ Sum – сумма значений группы;

§ Avg – среднее значение для группы;

§ Max, Min – максимальное или минимальное значение в группе;

§ Count – количество непустых значений в группе;

§ StDev – среднеквадратичное отклонение в группе;

§ Var – дисперсия значений поля в группе;

§ First, Last – значение поля из первой и последней записи в группе.

Перекрёстный запрос отличается от запроса с групповыми операциями тем, что результат выводится в виде, напоминающем сводную электронную таблицу. В этот запрос должно быть включено не менее трёх полей.

По способу создание запросы можно разделить на QBE-запросы (Query by Example – запросы по образцу) и SQL-запросы. Первые строятся с помощью конструктора запросов, вторые с помощью операторов и функций языка SQL (Structured Query Language – язык структурированных запросов). Дополнительным средством создания запросов в MS Access является мастер запросов. Запросы можно создавать к таблицам, к другим запросам на выборку, одновременно к таблицам и запросам.

Результатом выполнения запроса на выборку является новая виртуальная (временная) таблица, не сохраняемая в базе данных. В запросе хранится структура запроса: таблицы, список полей, условия отбора записей и т.д., то есть фактически инструкция по поиску и отбору записей.

Последовательность действий при создании простого запроса на выборку:

§ определить, в какой таблице (или таблицах) содержатся искомые данные;

§ определить, по каким полям, каких таблиц будет происходить отбор данных, сформулировать критерии отбора;

§ запустить конструктор запросов, добавить выбранные таблицы;

§ если запрос многотабличный убедится, что между таблицами (запросами, таблицами и запросами), включёнными в запрос существует связь;

§ указать в таблице конструктора запросов поля, содержащие искомые данных;

§ указать поля, по которым осуществляется отбор данных, ввести критерии отбора;

§ сохранить запрос под выбранным именем и запустить его.

Для создания запроса с групповыми операциями или перекрестного запроса необходимо дополнительно:

§ определить, по каким полям будет осуществляться группировка данных;

§ определить вид групповой операции и поле, к которому она будет применена.

Операторы, используемые для создания условий отбора записей в запросах, и примеры условий отбора представлены в таблице 2.

Таблица 2 – Условия отбора записей

Практическое задание 3. Создание запросов на выборку к таблицам базы данных

Запустите MS Access 2007 и откройте базу данных по учёту торговли, созданную на предыдущем занятии. Создайте запросы к таблицам базы данных, позволяющие получить заданную информацию. Таблицы БД, включаемые в запрос, и критерии отбора записей определяйте самостоятельно.