Поступление, учет и хранение ЛС других групп товаров

Поступление товара в фармацевтические учреждения, в том числе и в аптечную организацию, могут осуществляться непосредственно от предприятий изготовителей, от предприятий оптовой торговли лекарственными средствами.

Ассортимент, количество и качество, порядок и сроки отгрузки и другие условия поставки определяются договорами поставки (купли-продажи).

Договора должны быть составлены в соответствии с требованиями Гражданского Кодекса РФ. Аптека сама устанавливает организацию приёмки, проверки (согласно приказа Минздрава РФ от 16.07.1997 №214 "О контроле качества лекарственных средств, изготовляемых в аптечных организациях (аптеках)"раздел 2 "Приемочный контроль"), регистрации, оплату поступающих товаров с учетом условий поставки и транспортировки.

Определяет ответственных за приёмку товара лиц. Порядок и место приемки товара зависит от способа их получения. Если товары доставляются транспортом поставщика, то приемка по количеству и качеству товаров производится непосредственно в аптеке.

Если аптека сама приезжает за товаром к поставщику, то полная приемка с проверкой количества и качества производится на складе поставщика.

Прием товаров отгруженного иногородними поставщиками производится дважды: вначале - экспедитором от транспортной организации, связи по количеству мест и весу брутто (вес с тарой), а затем - в самом предприятии материально-ответственным лицом с полной проверкой их количества и качества.

Для получения товара от транспортной организации или поставщика уполномоченному лицу выдаётся доверенность установленного образца. Доверенность применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей. Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия и под роспись выдает получателю. Подписывает доверенность руководитель и главный бухгалтер.

Доверенность выдается с указанием срока действия. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых поставок может быть выдана на 1 календарный месяц.

Поставщик при отгрузке товара выписывает аптечному учреждению:

1. расчетные документы - счета, платежные требования;
2. товарные документы - товарные накладные (ф. № Торг-12), товар­но-транспортные накладные;
3. налоговые документы - счета-фактуры;
4. сопроводительные документы - сертификаты соответствия и другие документы, подтверждающие качество.

Приём товаров от организации транспорта производится с учетом правил действующих на транспорте и условий договора поставщика по перевозке груза. Как правило, товар в этом случае принимается по количеству мест и массе брутто, сверка производится по сведениям, указанным в транспортных накладных.

По результатам сверки составляется "Акт приёмки товара", при обнаружении недостачи, боя, порчи, брака оформляется "Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приёме товарно-материальных ценностей" для предъявления претензии поставщику (отправителю).

Для предъявления претензий транспортной организации или организации связи, оформляется специальный коммерческий акт в соответствии с правилами, действующими в этих организациях.

Прием товара непосредственно в аптеке или на складе поставщика - товары проверяются на основании сопроводительных документов, по наименованиям, количеству и качеству.

Приём должен проводиться в соответствии с техническими условиями, инструкциями о порядке приёмки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству и количеству (П-6, П-7), если этот порядок приемки предусмотрен договором.

Проверяется маркировка, позволяющая установить завод изготовитель, номера серии, номер анализа, документы, подтверждающие качество товара, и другие сведения. Прием товара подтверждается материально-ответственным лицом, распиской в товарной накладной либо ставится "Штамп приемки".

Если обнаружено расхождение с документами поставщика, приёмка приостанавливается, создаются условия для сохранности принимаемого товара. По телефону сообщается поставщику о расхождении и решается вопрос о выезде его представителя или создании комиссии по приёмке товара без представителя поставщика.

По результатам приёмки составляется "Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приёмке товарно-материальных ценностей".

По местам нахождения и хранения, поступившие товары по каждому документу учитываются в хронологическом порядке в "Журнале учёта товаров на складе", либо ведется "Журнал регистрации поступления товаров", ведомственная и в приходной части "Товарного отчета".

Учет реализации товара

Процесс расхода товаров в фармацевтической организации можно разделить на 2 части:

1. оптовая и/или розничная реализация (товарооборот);
2. прочий документированный расход (или выбытия).

В этом случае формула товарного баланса принимает вид:

Он + П = Р + В + Ок

где Р – реализация (оптовая и/или розничная), В – выбытия.

Оптовые фармацевтические предприятия осуществляют реализацию товаров в соответствии с заключенными договорами купли-продажи, комиссии, поставки, мены и т.д.

Для повышения эффективности управления процессом реализации фармацевтическая торговая организация может использовать прием структурирования товарооборота по составным частям, используя различные признаки.

Например, оптовые организации могут использовать такие признаки, как географический, характер потребителя (другие оптовые предприятия, аптечные организации, лечебно-профилактические учреждения и др.), условия реализации (форма договорных отношений) и т.д.

На товар, отпускаемый из отдела экспедиции аптечного склада, составляют комплект сопроводительных документов в соответствии с условиями поставки (одного или иногородняя), выбранным видом транспорта обильный, железнодорожный, водный или воздушный), особенностями продукции.

Реализация товаров розничными аптечными организациями может быть
разделена в соответствии с типом покупателя на 2 вида:

1. реализация товаров конечным потребителям (населению)
2. реализация товаров институциональным потребителя (организациям ).

Тип покупателя влияет на документальное оформление операций по реализации товаров. Традиционно аптечным предприятием оперативный учет с использованием внутриведомственных форм первичной учетной документации ведется по составным частям каждого вида реализации, при этом используют натуральные (количественные) и денежные измерители.

Кроме этого, учет реализации может быть организован в выделенных организационных единицах (отделы рецептурно-производственный, готовых лекарственных форм, безрецептурного отпуска и др.); отдельным ассортиментным группам (лекарственные препараты, предметы ухода за больными, косметическая продукция, оптика и др.).

Реализация товаров конечным потребителям делится на 3 составные части.

1. Оборот по амбулаторной рецептуре – особый вид продажи, причина которого определяется медицинскими работниками (промежуточными потребителями лекарственных препаратов), выписавшими рецепт на экстемпоральную или готовую лекарственную форму.

При учете экстемпоральных лекарственных форм за единицу принимается одна рецептурная пропись независимо от входящих в нее ингредиентов и их количества.

Готовые лекарственные формы (ГЛФ) ежедневно учитываются по стоимости (только бесплатные и льготные учитываются ежедневно и по количеству, и по стоимости). В случае автоматизированного учета движения товаров также появляется возможность ежедневного учета количества всех отпущенных ГЛФ.

За одно готовое лекарственное средство промышленного производства принимают оригинальную единичную упаковку в готовом для отпуска населению виде.

Сумма выручки фиксируется в «Журнале учета рецептуры», «Кассовой книге» и расходной части «Товарного отчета» материально-ответственного лица.

Для количественного учета ГЛФ за любой период времени (чаще квартал) при отсутствии автоматизированных средств попредметного учета каждой реализованной ассортиментной позиции можно использовать условный расчетный метод, который заключается в том, что в течение 5 дней в начале периода и 5 дней в конце периода определяют количество и стоимость готовых лекарственных форм, отпущенных населению.

С помощью этих данных рассчитывают среднюю стоимость одной ГЛФ в изучаемом периоде. Получив из «Журнала учета рецептуры» стоимость готовых лекарственных средств за весь период и зная среднюю стоимость одной ГЛФ, рассчитывают количество ГЛФ в этом периоде.

При учете бесплатных и льготных рецептов дополнительно к названным первичным документам по экстемпоральным и готовым лекарственным формам составляется «Сводный реестр», на основе которого аптечная организация, осуществившая отпуск товаров декретированным группам населения на бесплатных и льготных условиях, выписывает счет для оплаты лекарственных препаратов. К счету прилагается первый экземпляр «Сводного реестра» и первые экземпляры рецептов формы № 148-1/у-88.

Счета регистрируются в «Реестре выписанных покупателям требований-накладных (счетов)» (форма № А-2.22).

2. Оборот по безрецептурному отпуску учитывается в денежном измерителе. Величину оборота определяют по данным контрольно-кассовой ленты как выручку отдела безрецептурного отпуска и фиксируют в «Кассовой книге», а также расходной части «Товарного отчета» материально ответственного лица.

3. Оборот мелкорозничной сети может учитываться как с использованием только денежного измерителя, так и с использованием денежного и натурального измерителей.

Отпуск товаров в мелкорозничную сеть проводят по требованиям-накладным, выписываемым заведующим аптечным киоском или пунктом.
Выручка мелкорозничной сети ежедневно сдается в кассу аптеки, что оформляется приходным кассовым ордером и отражается в «Кассовой книге».

Реализация товаров институциональным потребителям включает 2 составные части:

1. оборот по стационарной рецептуре, где, как и в обороте по амбулаторной рецептуре, выделяют лекарственные формы, изготавливаемые по требованиям лечебно-профилактических учреждений, и готовые лекарственные формы;
2. оборот по мелкооптовому отпуску, который включает весовой отпуск (ангро), т.е. отпуск в результате однократного отмеривания или отвешивания товара (без деления на дозы), а также прочий отпуск готовых товаров аптечного ассортимента.

К основным документам оперативного учета реализации товаров институциональным потребителям относятся:

• «Журнал учета оптового отпуска и расчетов с покупателями» (форма № А-2.19), в котором для каждого покупателя открывается отдельный лицевой счет или коллективный счет;
• «Накладная-требование» ведомственной формы № А-2.20; «Счет» или «Счет-фактура»;
• «Реестр выписанных покупателям требований-накладных (счетов)» (форма № А-2.22);
• «Оборотная ведомость по лицевым счетам покупателей и прочим расчетам» (форма № АП-23) служит для ежемесячной выверки взаиморасчетов между аптекой и потребителями-организациями;
• «Товарный отчет» материально-ответственного лица.

Составление товарного отчета о движении и наличии товара в аптечной организации.

Одним из принципов учета товаров является составление материально-ответственными лицами отчетности о наличии и движении товаров. Формами оперативной отчетности оптового фармацевтического предприятия являются "Отчет о движении товарно-материальных ценностей" форма № МХ-20 и № МХ-20а, а аптечной организации - "Товарный отчет" форма № ТОРГ-29 или ведомственная форма № А-2.28; унифицированная форма «Товарный журнал работника мелкорозничной торговли» № ТОРГ-23 или внутриведомственный "Товарный отчет" (мелкорозничной сети) форма № А-2.26).

Отчетные формы состоят из двух частей - адресной и предметной.

В адресной части товарного отчета указывают:

• наименование предприятия и структурной единицы (отдел);
• фамилию и инициалы материально-ответственного лица;
• номер отчета;
• период, за который составляется товарный отчет.

Предметная часть товарного отчета раскрывает структуру товарного баланса:

Он + П = Р + Ок

Ок = Он + П - Р

где

Он - остаток товаров на начало отчетного периода;

П - поступление товаров за отчетный период;

Р - расход товаров за отчетный период;

Ок - остаток товаров на конец отчетного периода.

Форма отчета № МХ-20 составляется при ведении учета товарно-материальных ценностей на складе по наименованиям, ассортименту и количеству, а форма № МХ-20а - при организации учета по отдельным партиям (внутри ассортимента) товарно-материальных ценностей.

В учете под партией понимается однородный товар, поступивший по одному транспортному документу.

Допускается считать одной партией:

1. товары, поступившие одним видом транспорта (в одной автоколонне, железнодорожном вагоне и др.) независимо от количества транспортных документов;
2. товары одного наименования, поступившие одновременно по нескольким транспортным документам одного поставщика, без расхождений по количеству и качеству.

При заполнении отчетов данные об остатках товаров на начало отчетного периода берут из предыдущего отчета по строке "Остаток на конец отчетного периода" или инвентаризационной описи, если отчет составляют после проведения инвентаризации. В приходной части отчета материально-ответственного лица отражают рассмотренные нами ранее приходные товарные операции.

Записи об операциях вносят на основании первичных документов, которыми были оформлены эти товарные операции. В расходной части записывают на основании первичных документов расходные товарные операции. После этого определяют остаток товаров на конец отчетного периода (остаток товаров на начало период плюс приход, минус расход).

Таким же образом в ведомственной форме товарного отчета розничной аптечной организации отражаются остатки и движение тары, вспомогательных материалов, лекарственного растительного сырья, топлива. Оборотной стороной данного отчетного документа является "Отчет о движении тары" в натуральных и денежных измерителях.

Унифицированная форма товарного отчета ТОРГ-29 содержит сведения только о движении товаров и тары в денежном измерителе. В формах отчета оптовой фармацевтической организации предусмотрено предоставление сведений о движении товарно-материальных ценностей в натуральном и денежном измерителях.

Движение товаров, согласно ведомственной форме, показывается в двух ценах - оптовой и розничной, тогда как типовые формы предусматривают отражение товара по одному из выбранных видов цен (цена покупки или продажи). Периодичность составления товарного отчета зависит от объемов и интенсивности деятельности фармацевтической организации.

Так, обязательными сроками оперативной отчетности являются 10 дней для аптечных киосков, 1 мес. - все остальные. В практике управленческого учета оперативная отчетность предоставляется каждые 1 - 5 дней.

Отчет составляется в 2 экземплярах: первый экземпляр отчета вместе со всеми приходными и расходными документами, общее число которых указывают в отчете, передают в бухгалтерию под расписку счетного работника на втором экземпляре, остающемся у материально-ответственного лица.

Все приходные и расходные документы, на основании которых составляются отчеты, следует располагать в хронологическом порядке. Нумерация отчетов должна быть последовательной с начала до конца года с 1-го номера по каждому материально-ответственному лицу.

При обнаружении ошибки в отчете бухгалтер делает соответствующие исправления, которые должны быть подтверждены материально-ответственным лицом. Исправления переносят на второй экземпляр отчета. При учете товаров по покупным ценам, ведении партионного учета (что характерно для оптовых фармацевтических предприятий) рекомендуется вместо отчета составлять сопроводительные реестры сдачи документов (форма № ТОРГ-31), которые применяют для регистрации приходных и расходных документов за отчетный период.

План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности и Инструкция по его применению, утвержденные Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н, предлагают два варианта ведения учета поступления товаров:

• в розничной торговле учет может вестись на счете 411 "Товары" - по покупным ценам; - по продажным ценам с использованием синтетического пассивного счета 42 "Торговая наценка" (включая НДС);
• в оптовой торговле учет товаров ведется по покупным ценам на счете 41 "Товары".

Активный синтетический счет 41 "Товары" предназначен для обобщения информации о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи.

К счету могут быть открыты 4 субсчета:

1. "Товары на складах";
2. "Товары в розничной торговле";
3. "Тара под товаром и порожняя";
4. "Покупные изделия".

Дебетовое сальдо отражает стоимость товаров, принадлежащих организации на праве собственности, хозяйственного ведения или оперативного управления. Дебетовый оборот составляют приходные товарные операции, а кредитовый оборот - расходные товарные операции.

Товары, принятые фармацевтической организацией по договору на ответственное хранение или приобретенные на условиях договора комиссии, учитываются на соответствующих забалансовых счетах 002 и 004.