Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица - это лица, с которыми у работодателя есть трудовые отношения, то есть сотрудники организации, которые получают денежные средства под отчет для последующих расходов на определенные цели в интересах выдавшей организации. Соответственно, денежные средства, выданные подотчетным лицам, называются подотчетными суммами.

Предприятие может выдавать денежные средства подотчетным лицам:

- на хозяйственные нужды;

- на командировочные расходы;

- на оплату представительских расходов.

П. 4.4 Положения ведения кассовых операции № 373-П запрещает выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам.

Приказ со списком подотчетных работников не издается. Выплата денежных средств в подотчет производится на основании заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме.

Наличные деньги выдаются подотчетному лицу на основании:

- документа, удостоверяющего личность (например, паспорта);

- доверенности и документа, удостоверяющего личность.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами в ведется на активно – пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», который предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Бухгалтерский учет расходов на командировку

Организация обязана возместить расходы, связанные с командировкой. К таким расходам относятся:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя (например, оплату услуг связи или почты).

Перед отправлением в командировку работнику выдается из кассы аванс (денежные средства) на командировочные расходы.

Дебет 71 Кредит 50

- выданы деньги в подотчет.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки

Унифицированные формы первичных документов по учету командировочных расходов:

№ Т -10 а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;

№ Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

№ Т – 9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;

№ Т – 10 «Командировочное удостоверение» - на его основании определяется фактическое время нахождения в командировке.

По суммам, полученным на командировочные расходы, срок сдачи отчета по форме № АО - 1 определен:

- тремя днями - для командировок в пределах территории Российской Федерации;

- десятью днями для загранкомандировок.

К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы:

- авиа- и (или) железнодорожные, автобусные билеты, подтверждающие расходы на проезд;

- счета гостиниц, подтверждающие расходы на проживание;

- другие документы, подтверждающие произведенные расходы.

При заграничных командировках к авансовому отчету прилагаются ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (подтверждающие время пребывания работника в загранкомандировке).

В случае зарубежной командировки документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, утверждение авансового отчета руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем.

На основании авансового отчета производится списание командировочных расходов (рис 3):

Рисунок 3. Списание командировочных расходов

На своевременно невозвращенные подотчетные суммы указывается проводка

Дебет 94 Кредит 71

Бухгалтерский учет представительских расходов

Представительские расходы - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) организации.

К представительским расходам относятся затраты:

- по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;

- по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;

- по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров;

- по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Представительские расходы учитывается в составе расходов по обычным видам деятельности и списываются проводкой:

Дебет 25, 26, 44 Кредит 71

- учтена сумма представительских расходов.

Бухгалтерский учет хозяйственных расходов

Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Законодательство не устанавливает ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет на хозяйственные расходы

Списание сумм выданных в подотчет на хозяйственные расходы на основании представленных авансовых отчетов отражается проводками:

Дебет 08, 07, 10, 41 Кредит 71

- оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом.

Дебет 20, 23, 29 Кредит 71

- списаны расходы подотчетного лица, необходимые для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.

Дебет 25, 26 Кредит 71

- оплачены подотчетными лицами общепроизводственные (общехозяйственные) расходы.

Дебет 44 Кредит 71

- затраты подотчетных лиц, связанные с продажей готовой продукции (товаров), учтены в расходах на продажу.

Дебет 91/2 Кредит 71

- затраты подотчетного лица непроизводственного характера учтены в составе прочих расходов.

Сумма НДС по расходам или имуществу, оплаченному подотчетным лицом, списывается проводками:

Дебет 19 Кредит 71

- учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19

- произведен налоговый вычет.

Налоговый вычет по НДС предоставляют только при наличии счета – фактуры поставщика товаров (работ, услуг).