Виды документов и их классификация. Организационно-распорядительные и информационно-справочные документы

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации различными способами соответствующей информации, т.е. в создании документов.

В случае, когда объем необходимых документов для управления предприятием оказывается значительным, возникает вопрос об ускорении их прохождения между исполнителями – оперативности документооборота. Для этого производится упорядочение самих документов по различным признакам.

Классификация документов – деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей.

В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела.

Дело – совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенных в твердую обложку, соответствующим образом оформленную.

Документы классифицируются по:

· способу фиксации;

· содержанию;

· способу изготовления;

· степени сложности;

· месту составления;

· срокам исполнения;

· происхождению;

· степени гласности;

· юридической силе;

· назначению

Как вытекает из вышеизложенного, существуют различные виды классификации, одной из которых является классификация по содержанию. В данной классификации документы принято разделять на 4 большие группы:

1. Организационно-распорядительные;

2. Информационно-справочные;

3. Финансовая документация;

4. Документация по снабжению и сбыту.

Цель работы

Изучить порядок составления основных документов организационно-распорядительной, информационно-справочной документации.

Задание 1.

Организационные документы определяют статус предприятий, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой.

К организационным документам относятся: устав организации, положение о структурных подразделениях, штатное расписание, инструкции, должностные инструкции, правила, памятки.

Организационные документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права.

Изучить порядок составления организационных документов, используя Приложение 5. Составить свой образец документа.

Задание 2.

Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

К распорядительным документам относятся: постановление, решение, указание, приказ

Изучить порядок составления распорядительных документов, используя Приложение 6,7. Составить свой образец каждого документа.

Задание 3.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках.

В состав информационно-справочных документов входят: протокол, предложение, представление, переписка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень, акты, справки, докладные записки и др.

Эти документы сообщают сведения, побуждающие принимать решения, иначе говоря – инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий.

Изучить порядок составления информационно-справочных документов, используя Приложения 8,9,10,11. Составить свой образец каждого документа.

Контрольные вопросы

1. Дайте определение понятию «классификация документов».

2. Основные признаки классификации документов.

3. Каково значение и функции организационных документов?

4. Назовите функции распорядительных документов.

5. Дайте определение понятиям: постановление, решение, указание, распоряжение, приказ и его виды.

7. Каково значение информационно-справочных документов?

Практическая работа 4(после 9 лекции)