Трудові книжки працівників, порядок їх ведення, обліку та зберігання

Відповідно до ст. 48 КЗпП України трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.

Трудові книжки заводяться на всіх працівників підприємств, установ, організацій усіх форм власності або у фізичної особи, які працюють понад 5 днів.

На осіб, які працюють за сумісництвом трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи. За бажанням працівника власник або уповноважений ним орган може провести запис відомостей про роботу за сумісництвом в трудовій книжці окремим рядком.

До трудової книжки заносяться відомості: про працівника (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження), про роботу, заохочення та нагороди за успіхи в роботі на підприємстві, в установі, організації, відомості про стягнення до неї не заносяться.

Заповнення трудової книжки вперше проводиться власником або уповноваженим органом не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.

Трудові книжки зберігаються на підприємствах, як документи суворої звітності, а при звільнені працівника трудова книжка видається йому під розписку в журналі обліку.

Усі записи в трудову книжку вносяться власником або уповноваженим органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконує власник або уповноважений орган, який зробив відповідний запис.

До трудових книжок за місцем роботи окремим рядком вносяться з посиланням на дату, номер та найменування відповідного документа такі записи:

1) про час служби у Збройних Силах України із зазначенням дати призову і дати звільнення;

2) про час навчання в професійних навчально-виховних закладах;

3) про час навчання у вищих навчальних закладах та про час перебування в аспірантурі та ординатурі;

4) про роботу як членів колгоспу - у тому разі, коли чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи до загального трудового стажу працівників;

5) про час догляду за інвалідом І групи або дитиною-інвалідом віком до 18 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, у тому числі за престарілим, який досяг 80-річного віку;

6) безробітним особам - про період одержання допомоги по безробіттю. Цей запис заноситься до трудової книжки органом державної служби зайнятості населення.

Трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб, зберігаються безпосередньо у працівників.

Фізичні особи, які використовують найману працю, роблять запис до трудових книжок працівників про прийняття на роботу, та звільнення з роботи відповідно до укладених з працівниками трудових договорів, що зареєстровані у встановленому порядку в державній службі зайнятості.

Внесені фізичною особою до трудових книжок записи підтверджуються підписом посадової особи органу державної служби зайнятості, яка зареєструвала письмовий трудовий договір, і засвідчується її печаткою.

Якщо у трудовій книжці заповнені всі сторінки, вона доповнюється вкладишем.

Особа, яка загубила трудову книжку, зобов’язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви власник або уповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку з написом «Дублікат» в правому верхньому кутку першої сторінки.