Технологии управления персоналом

В настоящее время информация превратилась в ресурс, от состояния которого зависит развитие экономики любой страны. Степень информационной вооруженности общества, является определяющим фактором применения прогрессивных технологии, в том числе и информационной.

Информационная технология является частью системы информационного обеспечения системы управления персоналом и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой в конкретной организации, реализует цели и задачи, стоящие перед ней.

Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных экономических информационных системах, в том числе в системе управления персоналом организации.

Автоматизированная информационная технология (АИТ) управления персоналом организации представляет собой систему процедур преобразования информации по кадрам с целью ее формирования, организации, обработки, распространения и использования соответствующими структурными подразделениями или руководителями. Как правило, любая АИТ направлена на формирование, сбор, передачу, хранение и обработку информации с учетом потребностей конкретного пользователя независимо от ее объемов, обеспечивая при этом автоматизацию рутинных и формализуемых операций, выполняемых управленческим персоналом, и подготовку аналитической информации для принятия решений.

История автоматизации процессов управления в кадровых системах в нашей стране начинается с конца 70 — начала 80-х годов XX в. В этот период на базе использования ЭВМ серии ЕС, автоматизации подлежали простейшие учетные и расчетные процедуры, имевшие место в практике работы отдела кадров. Однако это было возможно только на крупных промышленных предприятиях страны, которые располагали необходимыми финансовыми средствами для приобретения и содержания необходимых средств вычислительной техники и соответствующего штата сотрудников (электронщики, программисты, операторы ЭВМ и т.п.).

К середине 90-х годов наибольший опыт в разработке кадровых систем был накоплен в области кадрового учета и отчетности. Это объясняется двумя основными причинами:

• в связи с большой трудоемкостью кадрового учета и отчетности этот комплекс задач был первоочередным в ряду других задач, подлежащих автоматизации;

• простота формализации и алгоритмизации расчетных процедур, высокая периодичность решения задач данного комплекса, обусловили необходимость их скорейшей автоматизации.

Следующий этап использования АИТ в кадровой работе связан с практикой применения средств персональной вычислительной техники. Именно ПЭВМ являются технической базой автоматизированных рабочих мест (АРМ) широко используемых в службах управления персоналом организаций. АРМ специалиста по кадровой работе представляет собой совокупность методических, языковых и программных средств, обеспечивающих автоматизацию функций пользователя в предметной области «Управление персоналом», позволяющих оперативно удовлетворять его информационные и вычислительные запросы.

Как правило, АРМ специалиста службы управления персоналом организации представляет собой программно-технический комплекс индивидуального или коллективного пользования, предназначенный для автоматизации работ по подготовке, преобразованию, редактированию цифровой и текстовой информации, выполнения необходимых вычислений и организации взаимодействия специалиста по кадрам с ЭВМ в диалоговом режиме при решении поставленных перед ним задач.

Проектирование АРМ предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на средства вычислительной техники. Специалист выполняет только определенную часть ручных операций, требующих творческого подхода, и принимает управленческие решения, используя для этого выходную информацию. При этом пользователь, контролируя работу вычислительных средств, вносит необходимые изменения в значения параметров моделируемых процессов и исходные данные в процессе обработки информации для реализации регламентируемых должностной инструкцией функций.

АРМ специалиста по кадровой работе как инструмент рационализации обеспечивает выполнение в автоматизированном режиме следующих комплексов и отдельных задач: информационно-справочное обслуживание; учет и анализ кадрового обеспечения; учет, анализ и подбор сотрудников организации на имеющиеся вакантные места; подбор резерва на выдвижение; расчет дополнительной потребности организации в специалистах соответствующей квалификации; аттестация кадров; формирование плана централизованного повышения квалификации сотрудников; анализ состава и движения руководящих кадров; прогнозирование и расчет перспективного плана потребности в специалистах соответствующей квалификации; анализ профессиональной структуры кадров; анализ текучести кадров.

Учитывая, что пользователем АРМ является неспециалисте области вычислительной техники, средства программного сопровождения должны быть максимально упрощены, а диалоговые средства должны обеспечить «дружелюбие» по отношению к пользователю. Внедрение АРМ специалиста по кадровой работе в сферу деятельности по управлению персоналом приводит к определенному изменению выполняемых специалистом функций и изменению его взаимоотношений с другими сотрудниками данной службы, вызывая необходимость разработки организационного обеспечения при проектировании АРМ, включающего комплект документов, регламентирующих деятельность специалиста.

Внедрение и практическое использование АРМ оказывает положительное воздействие на организацию труда специалиста по кадрам. Положительный социально-экономический эффект выражается в росте производительности труда и снижении его рутинности.

Третий этап применения АИТ в кадровой работе характеризуется широким использованием в практике работы служб управления персоналом организации наряду с АРМ пакетов прикладных программ. Причем автоматизированное решение задач служб управления персоналом может основываться на одном из двух существующих в настоящее время подходов: приобретении одного из стандартных пакетов прикладных программ с дальнейшей его настройкой в соответствии с требованиями организации или разработка собственного пакета прикладных программ для решения определенной совокупности задач службы управления персоналом.

Первый подход хорош тем, что он не требует наличия в структуре организации подразделения, занимающегося вопросами проектирования и внедрения автоматизированных комплексов задач управления. В данном случае «настройку» приобретенного организацией стандартного пакета прикладных программ под ее требования осуществляет продавец. Однако следует отметить тот факт, что стоимость «настройки» порой превышает стоимость самого пакета прикладных программ.

Второй подход также требует больших денежных затрат на проектирование пакета, но его преимущество заключается в том, что не проводится дополнительная «настройка» программного обеспечения, которое разработано по собственному техническому заданию.

Сегодня на рынке информационных услуг активно предлагается пользователям несколько пакетов прикладного программного обеспечения по решению комплекса задач службы управления персоналом организации. Познакомимся с некоторыми из них более подробно.

Система автоматизации кадрового учета фирмы «Парус». Предназначена для хранения и обновления информации о штатах и сотрудниках организации, автоматической разработки приказов различных видов, получения отчетов как по типовым утвержденным формам, так и по произвольным для внутреннего использования, а также формирования справок по текущим запросам. Использование данной системы обеспечивает ведение штатного расписания организации; ведение персонального учета сотрудников; автоматизированную разработку приказов с одновременным внесением в учетные данные изменений, вызванных этими приказами; формирование тарификационных ведомостей, штатного расписания, форм статистической отчетности и других типовых отчетных форм; ведение поисково-справочной работы; анализ качества подбора и расстановки кадров.

Аналогичные задачи решает пакет «БОСС-Кадровик», который также имеет модуль «Расчет заработной платы», гибко настраивающийся на различные алгоритмы расчета видов оплат. Все выплаты при этом автоматически разносятся по соответствующим счетам и статьям затрат. Здесь же предусмотрено формирование налоговой карточки. «БОСС-Кадровик» интегрируется с различными приложениями и базами данных. Программное обеспечение позволяет организовать работу как на автономных компьютерах, так и в рамках функционирования локальной вычислительной сети. В основу построения данной системы положен учет информации о штатном расписании, данных, содержащихся в индивидуальных анкетах сотрудников, и сведений об исполнении сотрудниками должностных обязанностей.

В последнее время появились системы автоматизации кадровой работы, опирающиеся не только па анкетную информацию и ее соответствие штатному расписанию и должностным инструкциям, но и на знания, позволяющие планировать развитие персонала организации. К таким системам можно отнести многофункциональные экспертные системы «Служба персонала» и «Консалтинг персонала». Кроме встроенного комплекса кадрового делопроизводства системы позволяют: выполнять компьютерное психофизиологическое обследование и тестирование кандидатов на должность, проводить профориентацию, профотбор, аттестацию, получать рекомендации по эффективному использованию работника; оценивать профпри годность работника; создавать профили профессий и должностей; определять совместимость «команды»; определять тенденции развития подразделений; анализировать структуру организации в многомерном режиме.

Рынок пакетов прикладных программ мобилен. Постоянно появляются усовершенствованные версии пакетов одного вида, а также программное обеспечение с принципиально новыми возможностями. Оценку эффективности функционального пакета прикладных программ по управлению кадрами можно осуществлять по следующим характеристикам:

• стандартные (цена, объем памяти, используемая операционная система, система подсказок, структура, документация и т.п.);

•технологические (время обработки информации, продолжительность освоения пакета, удобство интерфейса, многозадачность, качество связи с разработчиком);

• технические (контроль целостности БД, гибкость, открытость);

• функциональные (перечень решаемых задач, актуальность используемых алгоритмов, качественный и количественный анализ формируемой отчетности, форма работы с классификаторами, настраиваемость на структуру управления и документооборот организации);

• инструментальные средства (календарь, личная, информационная система, калькулятор);

• взаимосвязь с другими пакетами (работа в сети, «импорт» данных из других пакетов).

Резюмируя все вышесказанное, следует отметить, что применение АИТ в кадровой работе обеспечивает:

• экономию рабочего времени сотрудников кадровой службы за счет использования более эффективной технологии обработки информации;

• выполнение функций, которые не выполнялись ранее сотрудниками кадровой службы, за счет экономии времени на практическую реализацию автоматизированных функций;

• повышение качества управленческих решений за счетболее «высокой» информационной поддержки руководства;

• повышение степени обоснованности принимаемых управленческих решений;

• повышение статуса сотрудников, выполняющих должностные обязанности с использованием прогрессивных технологий;

•рост заинтересованности сотрудников службы управления персоналом в повышении собственной квалификации для ликвидации отставания имеющихся знаний и навыков от требований, используемых в организации АИТ.

Контрольные вопросы к главе 6

1. Что такое наем на работу?

2. Назовите преимущества и недостатки внутренних и внешних источников привлечения персонала.

3. Дайте характеристику эффективности различных источников найма персонала.

4. Сформулируйте правила, которыми следует руководствоваться при определении требований к кандидатам на должность руководителя или специалиста управления.

5. Назовите группы деловых и личностных качеств, которые используются при отборе кандидатов на вакантную должность руководителя или специалиста управления.

6. Дайте характеристику методам оценки и отбора персонала.

7. Раскройте содержание процедуры процесса отбора кандидата на занятие вакантной должности. '

8. Какие тесты следует использовать для отбора работников при приеме на работу?

9. Что такое подбор и расстановка персонала? Чем отличается отбор персонала от подбора?

10. На каких принципах основывается подбор и расстановка кадров?

11. В чем заключается сущность профильного метода подбора и расстановки кадров?

12. Перечислите категории показателей, включаемых в каталог показателей, влияющих на подбор и расстановку кадров.

13. Что такое деловая оценка персонала? Какиевиды или направленияона включает?

14. Каковы цели деловой оценки персонала?

15. Что такое социализация, профориентация и трудовая адаптация персонала? Раскройте взаимосвязь этих понятий:

16. Дайте характеристику направлений деятельности подразделения по управлению профориентацией и адаптацией персонала организации.

17. Раскройте содержание программы адаптации персонала.

18. Из каких этапов складывается процесс текущей периодической оценки персонала организации?

19. Какие группы показателей деловой оценки персонала выделяются в ее методике?

20. Раскройте содержание основных направлений профориентационной работы.

21. Назовите виды адаптации. Каковы главные условия успешной трудовой адаптации?

22. Охарактеризуйте систему управления профориентацией и адаптацией в организации.

23. Что такое организация труда?

24. Раскройте содержание и принципы научной организации труда.

25. Дайте определение управленческого труда. Что является предметом и продуктом управленческого труда?

26. Охарактеризуйте особенности организации управленческого труда.

27. Назовите факторы, существенным образом влияющие на организацию личного труда руководителя.

28. Что такое высвобождение персонала? Назовите виды увольнения персонала.

29. Нарушению каких функций труда потенциально угрожает высвобождение работника из организации?

30. Какой инструмент управления используется при увольнении сотрудника по собственной инициативе? Какие задачи при этом решаются?

31. Опишите систему мероприятий по работе с сотрудниками, увольняемыми по инициативе администрации.

32. Что включает в себя система «скользящего пенсионирования»?

33. Что такое автоматизированные информационные технологии?

34. Охарактеризуйте этапы применения АИТ в кадровой работе.

35. Приведите примеры систем автоматизации кадровой работы.

36. В чем заключается эффективность применения АИТ в кадровой работе?

Глава 7.