Функции управления, их сущность, состав и значение в системе менеджмента

Управление - это процесс, направленный на достижение целей организации, последовательность управленческих действий по решению ряда производственных и социальных задач. Эти действия называются функциями управления - виды деятельности, необходимые для организации и руководства тем или иным объектом. В своей последовательности они составляют технологию управления.

Выделяют стратегическое планирование, ориентированное на продолжительное существование предприятия, обеспечиваемое путем поиска, построения и сохранения потенциала успеха (доходности); и оперативное планирование - формирование годовых (оперативных) планов, определяющих развитие организации в кратко- и среднесрочной перспективе на базе стратегических целей.

В современной теории менеджмента классифицируют функции управления на две группы:

1) Общие, универсальные функции управления, не зависящие от специфики объекта управления. К ним можно отнести следующие:

- планирование;

- организация;

- координация и регулирование;

- мотивация;

- контроль.

Последовательность реализации этих функций (управленческий цикл) можно представить в виде схемы рис. 1.

Рисунок 1 – Общие, универсальные функций управления

2) Целая система частных или конкретных функций управления, осуществляемых производственными подразделениями. Их в среднем около 20-25 (внутренних и внешних): управление основным, вспомогательным и обслуживающим производством, маркетингом, финансами, качеством, трудом, нововведениями, персоналом и т.д.

1. Функция планирования - это работа менеджерского корпуса фирмы, связанная с определением целей фирмы и выявлением путей и средств их достижения, выполнение которой позволяет получить ответ на три вопроса:

а). Где мы находимся в настоящее время? Анализируются сильные и слабые стороны организации в таких важных областях, как финансы, производство, маркетинг и пр. и определяются реальные возможности фирмы.

б). Куда мы хотим двигаться? Дополнительно изучаются другие факторы внутренней среды: экономические условия, уровень технологии, социальные и культурные изменения в организации. Оцениваются возможности положительного или отрицательного влияния внешней среды: условия конкуренции, законы, политическое положение и пр. В результате руководство определяет, какие следует поставить цели и что может помешать их достижению.

в). Как мы собираемся это сделать? Менеджмент решает в общих и конкретных чертах, что должны делать работники для выполнения поставленных задач.

Процесс планирования включает несколько стадий:

- определение цели организации, т.е. того, ради чего она существует;

- определение задач деятельности организации на всех уровнях менеджмента при обязательном их согласовании;

- составление планов выполнения работ, разработка стандартов, по которым можно определить эффективность решения задачи;

- разработка конкретных процедур и правил выполнения планов.

В настоящее время в западном бизнесе широко распространен другой подход: для каждого производственного подразделения устанавливается единый показатель - прибыль. Этот подход характерен для больших корпораций, включающих широкий круг производства (фирм, предприятий, ответвлений), часто совсем не связанных между собой. Расчеты между подразделениями осуществляются по рыночным или внутренним ценам. Подразделения приобретают необходимые материалы друг у друга или у внешних поставщиков.

Планирование делится на два вида: перспективное (долгосрочное) и текущее. Затем осуществляется корректировка текущих планов, выполняемая информационно-вычислительным центром.

2. Функция организации - это вид деятельности управленческого персонала, направленный на обеспечение нормального функционирования предприятия (фирмы, корпорации). Это процесс создания структуры предприятия, которая включает определенное сочетание людских, материальных и финансовых ресурсов, необходимых для выполнения намеченных планов. Заключается в:

1) определение целей, задач и видов работ для решения поставленных задач;

2) оценку имеющихся ресурсов, рабочей силы; группировку функций в организационные структуры (функционализация и департаментация);

3) выявление и оценку степени ответственности и характера полномочий управленческого персонала различных уровней; оформление и утверждение должностных инструкций, схем, нормативов.

Функциональное разделение происходит сначала по вертикали и предполагает наличие не менее двух уровней менеджмента: руководителей и исполнителей. Если организация продолжает расти, то возникает разделениефункций по горизонтали (выполнение работ более узкими специалистами дает лучшие результаты).

С разделением менеджерского труда связано создание различных служб и отделов в организации - департаментация, т.е.группировка родственных функций или главных видов работы в управляемые организации (отделы). Они создаются в целях более эффективной координации всех ресурсов предприятия по основаниям: видам деятельности (функциям); продукту, производимому в фирме; потребителю; территориальному признаку.

Средством, при помощи которого руководство устанавливает связь между управленческими уровнями, является делегирование полномочий, которое означает передачу выполнения задач лицу, берущему на себя ответственность за их решение. При этом такой человек наделяется необходимыми полномочиями: самостоятельно принимать решения и распоряжаться материальными и финансовыми ресурсами.

3. Функцию координации можно определить как согласование действий многочисленных исполнителей плана в соответствии с целями организации, что является одним из основных условий успешной деятельности организации.

Задачей функции координации является обеспечение слаженной работы всего производственного коллектива и осуществляется путем налаживания взаимодействия различных подразделений (отделов, служб) в системе производства. Они не только не должны противоречить друг другу, напротив, необходимо, чтобы они дополняли друг друга и вели к одной цели - цели фирмы, выраженной в долгосрочных и оперативных планах. К функции координации относится также регулирование и маневрирование материальными и финансовыми ресурсами. Частью текущего координирования является регулирование, которое направлено на поддержание требуемого соответствия между различными элементами системы, на ликвидацию возможных отклонений от плановых заданий, графиков, норм выработки.

Залогом успешного координирования являются информация. Поэтому совершенно необходимы регулярные совещания менеджеров.

4. Одним из важнейших условий достижения целей организации является обеспечение заинтересованности всех участников процесса управления, это является содержанием функции мотивации. Для успешного достижения цели необходимо осуществить:

Стимулирование, то есть побуждение работников к активной деятельности помощью внешних факторов (материальное и моральное стимулирование);

Мотивацию, то есть создание у работников внутренних побуждений к труду. Главным при этом является заинтересованность в труде, потребность в трудовой активности, переживание чувства удовлетворенности от работы.

Мотивация - это процесс, с помощью которого менеджер активизирует работу людей и побуждает их эффективно трудиться для достижения целей организации как средства удовлетворения их собственного желания. На рис. 2 отражен мотивационный процесс.

Рисунок 2 - Схема мотивационного процесса

Все наиболее распространенные теории мотивации подразделяются на две категории: содержательные теории мотивации, ориентированные на определение потребности и связанные с ним факторы, определяющие поведение людей; процессуальные теории мотивации, базирующиеся на анализе того, как человек распределяет усилия для достижения различных целей и как выбирает конкретный вид поведения.

5. Функция контроля в управлении рассматривается как процесс, при помощи которого руководство получает информацию о действительном состоянии дела по выполнению плана, о ходе решения задач. Этот процесс состоит из установки стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и их корректировки в случае различий.

Принято различать три этапа контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Предварительный контроль начинается во время планирования, т.е. до начала работ. При этом анализируются человеческие, материальные и финансовые ресурсы организации. Предварительный контроль представляет собой как бы «проектный» контроль, заранее проверяющий все элементы системы.

Текущий, или оперативный контроль осуществляется от начала управленческой или хозяйственной операции до момента достижения требуемого результата. Цель текущего контроля - вовремя обнаружить отклонения от намеченных планов и инструкций, чтобы не допустить серьезных ошибок или сбоев в деятельности организации.

Заключительный контроль дает руководству информацию, необходимую для планирования видов деятельности, подобных или отличающихся от сделанной работы, и способствует усилению мотивации. Положительной стороной этого вида контроля является поощрение материальное и моральное за успешно выполненную работу.