Глава 6. Планирование на день, неделю и месяц

Планирование на день, неделю и месяц

Я всегда оказывался в нужном месте в нужное время. Разумеется, я сам себя туда и приводил.

Боб Хоуп

Решить впустить достижение успеха в свою жизнь – только половина дела; теперь надо стать ответственным за это дело.

Подумайте обо всем, перед чем несете ответственность каждый день: назначенные встречи, собрания, рабочие проекты, задачи, события и т. д. Вы также отвечаете перед самим собой за выживание – решаете все проблемы, обеспечивая это выживание. В награду за ответственность вы получаете зарплату и жизнь, свободную от страха перед последствиями. Чтобы все получилось и сохранилась ответственность за эти дела, надо взять на себя еще одну ответственность: планировать.

Существует три уровня планирования: на месяц, неделю и день – это соответствует трем уровням (А, В и С) важности дел и занятий, которые вы делаете каждый день.

Планирование на месяц – для заданий достижения успеха – ответственность уровня А. Взгляните на следующий месяц в календаре, просмотрите те шаги, которые вы вывели с помощью мозгового штурма и блок-схемы в пятой главе, и впишите в свой календарь. Планирование достижений успеха каждый месяц позволяет видеть в перспективе, что ваша жизнь движется вперед, яснее, чем когда вы видите только ежедневные дела и дедлайны.

Конечно, в некоторые месяцы мы можем позволить себе потратить больше времени на достижение успеха, чем в другие. Такие вещи, как региональные собрания, командировки, приемы у врача, праздники, отпуска и социальные события, обычно планируются заранее – вы записываете их в календарь, чтобы нести перед ними ответственность. Некоторые из них, как вы можете увидеть, уже запланированы на ближайший месяц. У многих отраслей существуют загруженные сезоны, когда требуются все свободные руки для максимальной производительности; в такие периоды, возможно, надо отложить улучшения. К счастью, это случается в определенные времена в году, поэтому подобные моменты также можно планировать заранее. Часто расписание многих людей становится более загруженным во время летних месяцев, отпусков, семейных праздников, вечеринок и посиделок.

Но сезонные тенденции означают, что более свободные периоды, в конце концов, тоже наступят – тогда будет больше времени для достижения успеха. Воспользуйтесь этим. Запланируйте полчаса для работы над достижением успеха, защищайте его, даже если он намечен только через несколько месяцев. Постепенно другие вещи будут заполнять этот день вокруг вашего назначенного дела – но оно будет в календаре и задаст тон всему дню.

Планирование на неделю – это для ваших заданий важности В. Теперь, когда вы знаете, как календарь претворяет планы в жизнь, можете использовать его, чтобы не откладывать свои важные дела – и удостовериться, что они получают должное внимание и качество. Тратьте несколько минут каждую неделю, чтобы определить, какие В-задачи намечаются и когда они должны быть сделаны. Их нельзя откладывать до последнего, потому что важно качество, – так что запланируйте их в календарь на неделю и дайте себе время сконцентрироваться на них заранее. Этот подход даст понимание – понадобится лишнее время, чтобы закончить это задание, или его лучше разбить на шаги и делать в течение недели, или нужно добыть информацию у других людей, не каждый день доступных. Вы не можете оставить эти задания на последний момент, потому что их результат для вас важен.

Планирование на день – для ваших С-заданий, каждодневных решений проблем, обязанностей. Вы можете запланировать их вечером, утром, как проснетесь, или когда придете на работу. В любой удобный момент потратьте пять минут на планирование ближайших 24 часов. Имейте в виду все точные по времени дела в календаре (это мероприятия, встречи, собрания, А– и В-задания), когда продумываете гибкие по времени С-задания (обязанности) для списка дел на день. Пронумеруйте их в порядке важности или согласно удобству выполнения. Это ваш план на день. Если он заполнен точными по времени делами, остается меньше свободных мест на гибкие по времени дела. Иногда такие дни не оставляют никакого времени для мелких дел. Если б о льшую часть времени вы на собраниях, потребуется некоторое время для восстановления, чтобы перевести дух, проверить электронную или голосовую почту или решить неотложные вопросы, возникшие во время этих собраний. Если запланируете слишком много времени на промежуточные периоды, только сильнее расстроитесь. Более свободный день, когда у вас всего несколько запланированных на точное время мероприятий или вообще нет таковых, позволит заняться многими гибкими по времени заданиями.

Ключ к успешному планированию на день – составление его до проверки электронной или голосовой почты. Если делать наоборот, они перетянут на себя все внимание и перенаправят вашу продуктивность. План на день даст больший контроль над продуктивностью.

По природе своей электронная и голосовая почта – это способы других людей привлечь ваше внимание к тому, что важно им. И вряд ли кто-то стал дико успешным, выполняя только пожелания других. Когда процесс планирования основывается на том, чего хотят от нас другие, это сложно перебороть. Начиная день с разбазаривания продуктивного времени, чаще всего мы так его и заканчиваем, не занявшись ни одним из наших важных дел. Вы можете избежать этой ловушки с помощью расстановки приоритетов заданиям от разных людей – и в соответствии с этим вписывать их в свой план.

Что случится, если вы составили идеальный план на день, но после проверки электронной и голосовой почты обнаружили срочные дела, требующие внимания? А может, и не очень срочные, но более важные, чем запланированные? Когда такое случается, план поможет принять лучшее решение, иначе вы сравниваете эти сообщения – какими бы они ни были важными – ни с чем. Если не с чем сравнить, все что угодно будет казаться делом сверхважности.

Нет времени планировать

Люди часто говорят, что им не хватает времени даже на планирование. И это правда, ведь надо найти время, чтобы продумать все и записать, вместо того чтобы бросаться с головой в первое попавшееся дело; это требует усилий и самодисциплины. Но ваш день будет намного эффективнее, если вы проведете его по плану – и увидите разницу в полученных результатах. Стресс и недостаток времени застают нас врасплох чаще всего тогда, когда мы что-то обещаем и не записываем. Мы абсолютно забываем об этом, тратим продуктивное время или совершенно не осозна е м, сколько времени нужно, чтобы все сделать.

Следующая подглава покажет, как, тратя всего пять минут в день на создание плана, держать продуктивное время под контролем.

Польза пятиминутного плана