Випадки обов’язкового проведення інвентаризації

- при передачі майна в оренду, при приватизації майна державного підприємства та при зміні форми власності;

- перед складанням річної бухгалтерської звітності, крім майна, цінностей, коштів та зобов’язань, інвентаризація яких проводилась після 01.10 звітного року. Інвентаризацію будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів основних засобів проводять один раз на три роки, а бібліотечних фондів- один раз на п’ять років;

- при зміні матеріально-відповідальної особи (на день приймання-передачі справ);

- при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів);

- за приписом судово-слідчих органів;

- у випадках техногенних аварій, пожарів, стихійних лих (на день після скінчення явищ);

- при передачі підприємств, їх структурних підрозділів (на дату передачі);

- у випадках ліквідації підприємства.

Для проведення інвентаризації створюють згідно наказу керівника підприємства інвентаризаційну комісію, до складу якої обов’язково входить головний бухгалтер або представник бухгалтерії. Склад комісії затверджує керівник.

В процесі інвентаризації визначається фактична наявність об’єктів інвентаризації, дані про яку записують в спеціальний документ – «інвентаризаційний опис» (типова форма ІНВ-1; ІНВ-2), кожну сторінку якого підписують всі члені комісі.

Фактична наявність об’єктів обліку під час проведення інвентаризації визначають безпосередньо обміром, зважуванням, перерахунком, зверянням документів і т.п.

Під час проведення інвентаризації обов’язково повинна бути присутня матеріально-відповідальна особа. Вона дає розписку про те, що всі прибуткові та видаткові документи, що стосуються обліку матеріальних цінностей здані до бухгал терії.

Під час проведення інвентаризації діяльність підрозділу припиняється (здійснення операцій можливо в крайніх випадках і з дозволу керівника).

Результати інвентаризації співставляються з обліковими даними у порівнювальних відомостях. Внаслідок такого співставлення і встановлюють відповдність або невідповідність облікових та фактичніх даних,тобто:

а) фактичні та бухгалтерські записи співпадають;

б) фактичний залишок менше облікового – нестача;

в) фактичний залишок більшие облікового – надлишок.

Несівпадіння даних врегульовується наступним чином:

- надлишки оприбутковуються (беруться на облік) та зараховуються відповідно на результати фінансово-господарської діяльності з наступним встановленням причин виникнення надлишків у винних в цьому осіб;

- нестачу в межах затверджених норм списують за рішенням підприємства на витрати операційної дільності. Норми природнього убутку можливо приміняти тільки за наявності фактичних нестач;

- понаднормові нестачі цінностей, а також витрати від псування відносять на винну особу за цінами, за якими розраховують розмір збитку (Порядок №116);

- понаднормові втрати та нестачі матеріальних цінностей та готової продукції, якщо винуватців не встановлено (або не визнано судом) зараховують на витрати операційної діяльності з подальшим віднесенням на зменшення фінансового результату.

Матеріали інвентаризації та рішення щодо врегулювання невідповідностей в п’ятиденний термін по закінченні інвентаризації оформлюють протоколом, який затверджується керівником підприємства.

Результати інвентаризації відображуються в бухгалтерському обліку в тому місяці, в якому закінчилася інвентаризація, але не пізніше грудня місяця звітного року.