Методические рекомендации. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. Положения ГСДОУ внедряются в практику путем разработки и издания стандартов, инструкций по делопроизводству, методик, правил, рекомендаций по различным аспектам делопроизводства, проведения унификации состава и формы управленческих документов и др. Положения ГСДОУ конкретизированы в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации 1993 года.

Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация.

Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил (их 10).

составления, оформление и создание трафаретных текстов.

Стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения качества и безопасности продукции, работ и услуг, технической и информационной совместимости продукции, экономии ресурсов, безопасности деятельности хозяйственных объектов, обороноспособности страны.

Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого документа.

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации. Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми.

Унифицированные системы документации (УСД) совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод установления единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Они обеспечивают возможность интегрированной обработки данных в автоматизированных информационных системах.

В состав УСД входят следующие УС:

организационно-распорядительной документации (система ОРД);

банковской документации;

финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации;

отчетно-статистической документации;

учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

документации по труду;

документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

внешнеторговой документации.

Вопросы для самоконтроля:

Что понимается под системой документации?

Какие бывают системы документации?

Что представляет собой УСД и какие действующие в нашей стране УСД вы знаете?