Взаимодействие службы со смежными подразделениями

Служба бронирования, прежде всего, напрямую взаимодействует со службой приема и размещения. Вся документация, подготовленная службой бронирования, направляется в службу приема для дальнейшей работы с ней. При заступлении на дежурство клерк службы приема суммирует свободные номера с теми, из которых гости выписались, вычитает из полученной суммы забронированные номера и в результате получает номера, которые он может предложить гостям, пришедшим со стороны. К функциям службы бронирования относится также веде­ние картотеки гостей. На каждого гостя после его пребывания в гостинице заполняется специальная карточка. Информация о госте собирается от всех служб гостиницы, имевших с ним контакт: этажной службы, ресторана, службы приема и т. д. Затем эта информация обобщается и заносится в карточку, которая хранится в архиве гостиницы. При повторном заезде клиента служба бронирования дает указание всем службам гостиницы о его предпочтениях и особых пожеланиях. Это зна­чительно повышает качество обслуживания, так как дает воз­можность гостю почувствовать себя в привычной обстановке.

При составлении карты движения номерного фонда в от­дельный список выносятся гости VIP, обслуживаемые с осо­бым вниманием. Помимо услуг, предоставляемых обычным клиентам, гостям VIP оказываются специальные знаки внима­ния со стороны гостиницы и ее руководства (персональное при­ветствие, цветы, конфеты, фрукты в номер). Для этого состав­ляется специальное уведомление о предоставлении таким гос­тям ряда услуг за счет гостиницы, которое направляется в не­обходимые службы (в службы, ответственные за обслуживание номерного фонда, службу приема и размещения и т.д.)

Существенным моментом для персонала службы бронирования является совместная работа с подразделением маркетинга и продаж, когда имеется большой объем группового бронирования. Сегодня многие гостиничные компании передают функции бронирования из службы приема и размеще­ния в отдел маркетинга и продаж.

В любом случае представители отдела маркетинга и продаж должны вла­деть информацией об имеющемся объеме номеров для реализации в любой день, когда возникает потенциальный спрос на них. В связи с этим персо­нал службы бронирования на ежедневной основе должен поддерживать дан­ные о заказанных и доступных номерах для исключения повторного брони­рования (overbooking).