Практичне вдосконалення обліку МШ

На сучасному етапі розвитку суспільства важливим елементом його інфраструктури стала інформаційна технологія, яка передбачає якісно нову організацію збору, переробки і доведення інформації до користувача.

Автоматизований вибір послідовності рішення завдань забезпечує чітку організацію технологічного процесу та дозволяє уникнути небажаного повторного виконання окремих завдань. Поява відповідного програмного забезпечення дала можливість вирішення масштабних і многокомплексних завдань, а також проведення більш глибокого аналізу явищ. В зв’язку з цим в управлінні змінюється роль бухгалтерського обліку, а методологічні і методичні аспекти його організації підлягають суттєвим коригуванням. В кожний момент часу спеціалізована програма на основі сітьової моделі видає користувачу інформацію про стан системи.

В бухгалтерському обліку найбільшого ефекту від використання ПЕОМ досягають завдяки удосконаленню його методології і організації, посилення контрольних функцій. Першочерговими завданнями автоматизації бухгалтерського обліку є раціоналізація технологій обробки облікової інформації і зниження її трудомісткості.

Для того, щоб бухгалтер був «на одній нозі» з процесом модернізації, застосовуючи комп’ютерну обробку облікових даних, необхідно постійно слідкувати за ринком пакетів бухгалтерських програм, які, в свою чергу, весь час змінюються. Це пояснюється декількома причинами.

По-перше, застарілість програм приходить разом з новим апаратним забезпеченням. Сучасні технології, більш потужні процесори, швидкість передачі даних - все це породжує необхідність в нових додатках, які в змозі ефективно використовувати нові можливості комп’ютера. З часом росте і складність програм, а отже, збільшується можливість їх некоректної роботи, що виявляється в процесі експлуатації. Іноді змінюються вимоги до типу, формату або кількості вхідних (вихідних) даних, іноді користувачів не задовольняє інтерфейс програми, тощо. Це спонукає розробників до випуску нових, виправлених версій програм.

По-друге, якою б гарною не була бухгалтерська програма - вона, скоріш, підходить для окремих організацій та для вирішення обмеженого кола задач. Зрозуміло, що в торговельному, в бюджетному або виробничому підприємстві бухгалтерії працюють по-різному, тому і програми автоматизації повинні використовуватись різні. А якщо фірма росте, з’являються нові напрямки діяльності (наприклад, роздріб поряд з оптовим продажем), тоді повинна рости та розвиватися і програма. Крім того, кожний бухгалтер зупиняє свій вибір на тій програмі, яка б відповідала не тільки його професійним запитам, але й була цікавою безпосередньо як для користувача. Тому успіх програми залежить ще й від того, який підхід розробив програміст при її створені, як він попіклувався про зручність роботи з нею, гнучкість її налагодження, сумісництво з операційними системами інших програм.

І по-третє, необхідно відзначити вплив постійних змін у методології обліку та податковому законодавстві, які мають місце в Україні в останнє десятиріччя.

Для будь якого ТОВ здійснюється ведення автоматизованого бухгалтерського обліку також використовується програма "1С: Бухгалтерія ". Найбільш просте використання цієї програми на підприємстві — це уведення первинних документів, отримання оборотних відомостей, карток рахунків, головної книги, ведення каси, банку, печать платіжних документів та інше. Повні можливості програми розкриваються при веденні аналітичного обліку: облік наявності та руху товарів, матеріалів, взаєморозрахунків з постачальниками та користувачами, облік заробітної платні з урахуванням особливостей та іншого. На підприємстві облік ведеться в кількісному, сумовому, валютному виразі. З упровадженням цієї комп’ютерної програми на ТОВ «Лісоводське» бухгалтерський облік значно полегшився, печатні форми документів та звітів дозволили добитися кращого сприйняття інформації.

Аналізуючи автоматизовану систему бухгалтерії ТОВ «Лісоводське» потрібно зауважити, що на підприємстві впроваджено тільки комплекс задач автоматизації бухгалтерського обліку. Питанням автоматизації аналізу і внутрішнього контролю майже не приділяється увага. Оскільки облік на підприємстві повністю автоматизовано, залишаються відкритими питання удосконалення програмного забезпечення, що використовується для вирішення поставлених задач. При цьому, потрібно враховувати, що впровадження нової інформаційної системи обліку включає ряд етапів, і її успіх залежить від якості проектних розробок, надійності технічних засобів, зацікавленості колективів користувачів та органів управління, які здійснюють керівництво та впровадження автоматизованих інформаційних систем. Центральною ланкою впровадження нової інформаційної системи обліку на даному підприємстві є створення комплексного автоматизованого безпаперового документообігу на основі впровадження суцільної системи обліку. Це підвищить контроль і забезпечить високу ефективність управління фінансовими ресурсами підприємства. Для кращого вирішення питань автоматизації комплексу поставлених задач велике значення має наявне програмне забезпечення цього комплексу і його ефективність.

Як було сказано раніше, облік на підприємстві ведеться з допомогою програми “1С:Бухгалтерія”. Одним з облікових ділянок є облік запасів, зокрема малоцінних та швидкозношуваних предметів.

В програмі існує модуль призначений для обліку наявності, надходження, вибуття малоцінних та швидкозношуваних предметів.

В функції модуля включаються:

- ведення відомості обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів за місцями зберігання та за номенклатурними одиницями;

- реєстрація документів по руху малоцінних та швидкозношуваних предметів;

- ведення спеціальних довідників;

- формування та виведення звітів з обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів.

Ця підсистема крім загального обліку малоцінних та швидкозношуваних предметів веде їх аналітичний облік.

У складі підсистеми обліку малоцінні і швидкозношувані предмети класифікуються за наступними ознаками:

- за синтетичними рахунками;

- за номенклатурними номерами;

- за структурними підрозділами;

- за матеріально відповідальними особами.

Для кожного об'єкта малоцінних та швидкозношуваних предметів вказується субрахунок, який повинен відповідати плану рахунків.

При введенні кодів матеріально-відповідальних осіб програма звертається до довідника поточного кадрового складу.

При вирішенні завдання повинні бути розроблені наступні системи класифікаторів і кодів:

- матеріально-відповідальних осіб;

- господарських операцій;

- бухгалтерських проводок.

Всі довідники мають приблизно однакову структуру: кожен довідник має код (МВО) та найменування (ПІБ матеріально-відповідальної особи).

Довідник бухгалтерських проводок використовують як єдиний в інформаційній системі обліку. Він призначений для відображення в бухгалтерському обліку господарських операцій.

Управління роботою АРМб по малоцінних та швидкозношуваних предметах і вибір функцій здійснюється автономно в діалоговому режимі з використанням трирівневого меню.

Взаємодія “людина-машинна” при організації діалогових процедур полягає у виконанні послідовно визначених етапів робіт.

На першому етапі вводять поточну і розрахункову дати, а також пароль директора.

На другому етапі виводять на екран головне меню – список необхідних функцій робіт на АРМб.

На третьому етапі конкретизують види робіт вибраної функції головного меню АРМб.

На четвертому етапі виконуються функції заповнення, коригування нормативно-довідкової та первинної інформації, розрахунку, вибору необхідної вихідної інформації або відповідних програмних модулів.

Після завершення всіх операцій з введення інформації, її коригування відображають вихідну інформацію у формі документу. Документ є найпершим і достовірним джерелом контрольної інформації. Слово “документ” походить від латинського “documentum”, що означає доказ, свідоцтво. Саме за допомогою документування на практиці контролюється правильність і достовірність здійснюваних операцій, забезпечується поточний контроль за їх виконанням і діями матеріально відповідальних осіб, перевіряється обґрунтованість отримання і видачі цінностей, дотримання законності здійснених операцій.[7,45]