Черты и свойства организаций

Организация представляет собой сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, которое функ­ционирует на относительно постоянной основе для достижения об­щей цели или целей. Под словами «сознательно координируемое» понимается управление, под «социальным образованием» — то, что организация состоит из людей или их групп, взаимодействующих между собой. Модели взаимодействия, которым следуют индиви­дуумы, являются преднамеренными. Организационные процессы содержат в себе социальную сущность, а взаимодействие членов групп должно быть сбалансировано и предполагает необходимость в координации. Организация имеет относительно определенные границы, которые могут меняться со временем. Члены организа­ции, на которых возлагаются определенные обязанности, вносят свой вклад в достижение установленных целей. Преимущество организованных групп заключается в том, что человек, входя в состав коллектива, может более успешно достичь своих целей, чем индивидуально. Поэтому для достижения своих целей он и создает интегрированные, кооперативные системы поведения.

Определение организации предусматривает необходимость формального координирования взаимодействия работников. Структура организации определяет, каким образом должны быть Распределены задачи, какой должна быть субординация, каковы формальные координирующие механизмы и модели взаимодей-^ствия. Для организации характерны комплексность, формализа­ция и определенное соотношение централизации и децентрали­зации. Комплексность рассматривает степень дифференциации в

"Льнер «Теория организации*

рамках организации. Она включает уровень специализации или разделения труда, количество уровней в иерархии организации и степень территориального распределения частей организации. Под формализацией понимаются заранее разработанные и установлен­ные правила и процедуры, определяющие поведение работников. Некоторые организации минимально оперируют с такими стан­дартными директивами. Другие имеют все типы правил, инст­руктирующих работников по поводу того, что они могут и чего не могут делать. Соотношение централизации и децентрализации опре­деляется уровнями, на которых вырабатываются и принимаются управленческие решения в организации. В некоторых организа­циях процесс принятия решений сверхцентрализован, разрешени­ем проблем занимаются высшие руководители. В других случаях принятие решений децентрализовано, ответственность делегиру­ется вниз по иерархии управления. Принятое соотношение цент­рализации и децентрализации определяет характер и тип устанав­ливаемой организационной структуры управления.

Отметим, что организации заранее проектируются, моделиру­ются с тем, чтобы сформировать структуру, подчиненную инте­ресам достижения установленных целей. При^г проектировании организации используется представление о ней как об организме, который действует рационально и целенаправленно, имеет апри­ори установленную цель и совершенствует методы достижения цели. Проектирование в современных условиях вызвано к жизни увеличивающейся сложностью управления организациями, необ­ходимостью применения научно обоснованных методов для вы­полнения функций управления и специализацией управленческого труда. Этот подход качественно отличается от широко распрост­раненных методов повышения эффективности организаций, та­ких, как традиционное расчленение и объединение на опытной основе подразделений или сфер ответственности руководителей, замена руководителей, улучшение тех или иных организационных процедур.

Следует различать теорию организации и организационное поведение. Макроуровень (организация в целом и ее основные части) является объектом анализа в теории организации, которая изучает условия и предпосылки поведения организации, ее общую эффективность, возможности для адаптации и достижения целей. Эта дисциплина имеет как описательный, так и нормативный ас­пекты. Она описывает фактическую структуру организации и предлагает варианты ее оптимальной структуры, обеспечивающей эффективное функционирование. Организационное'поведение как научная дисциплина имеет объектом анализа микроуровень —

поведение индивидуумов и групп. Поведение индивидуумов обыч­но изучается с позиций восприятия ценностей, профессионально­го образования, мотивации и личных особенностей. При рассмот­рении поведения групп внимание уделяется ролям, статусу, руко­водству, общению и конфликтам. В круг изучения входят производительность труда работников, текучесть кадров, удовлет­воренность работой.

Необходимо подчеркнуть, что теория организации и организа­ционное поведение — смежные дисциплины, имеют много точек соприкосновения, дополняют друг друга при изучении проблем поведения организаций. Исследуя конфликты, организационное поведение сосредоточивается на межличностных и внутригрутшо-вых столкновениях, которые происходят из-за разнообразия лич­ностных особенностей и недостаточной коммуникации. Конфликт же, когда он изучается теорией организации, связан преимуще­ственно с проблемами внутренней координации. В одном случае конфликт рассматривается как проблема, возникающая между людьми. В другом — как столкновение в результате имеющихся недостатков в построении организации. Теория организации и организационное поведение охватывают различные уровни и ас­пекты анализа организационного процесса.

Каждая организация имеет свое предназначение — миссию, во имя которой люди объединяются и осуществляют свою деятель­ность. Миссия — понятие неоднозначное. Значение определения миссии организации состоит в том, что она:

1) представляет собой базис, точку опоры для всех плановых решений организации, для определения ее целей и задач;

2) создает уверенность, что организация преследует непроти­воречивые, ясные, сравнимые цели;

3) помогает сосредоточить усилия работников на выбранном направлении, объединяет их действия;

4) вызывает понимание и поддержку внешних участников орга­низации (акционеров, финансовых фирм и т.д.).

Примерная характеристика предназначения организации в обобщенном виде включает:

• предлагаемые товары или услуги;

• место и роль в системе рыночных отношений;

• цели организации (выживание, рост, доходность);

• технологию (процессы, инновации);

• философию (базовые взгляды, ценности, мотивации);

• внутреннюю концепцию (сильные стороны, степень конку­рентоспособности, факторы выживания);

• внешний образ, имидж (ответственность перед партнерами, потребителями, обществом в целом).

Таблица '3. / Классификация целей организации

Осуществляя свою миссию (предназначение), организация до­бивается достижения определенных целей — выживания, роста, доходности (табл. 3.1). Она выпускает определенную продукцию и оказывает услуги, использует различные технологии и т.д.

ОТКРЫТЫЕ И ЗАКРЫТЫЕ СИСТЕМЫ

Всесторонний анализ внутреннего строения организации обес­печивается с помощью использования системного подхода. Сис­тема — это набор взаимосвязанных и взаимозависимых частей, со­ставленных в таком порядке, который позволяет воспроизвести целое. Уникальной характеристикой при рассмотрении систем

являются внутренние отношения частей. Каждая система харак­теризуется как дифференциацией, так и интеграцией. В системе используются разнообразные специализированные функции. Каж­дая часть организации выполняет свои определенные функции. Для того чтобы поддерживать отдельные части в одном организ­ме и формировать завершенное целое, в каждой системе осущест­вляется интеграция. Для этого используются такие средства, как координация уровней иерархии управления, прямое наблюдение, правила, процедуры, курс действий.

Хотя организации распадаются на отдельные части или состав­ные элементы, они сами являются подсистемами в рамках более крупной системы. Существуют не только системы, но и подсис­темы, и сверхсистемы. Классификация этих понятий зависит от особенностей предмета анализа. При этом целое не является про­стой суммой частей, поскольку систему следует рассматривать как их единство.

Различаются системы открытые и закрытые. Понятие закрытой системы возникло в физике. Это система, являющаяся самосдер­живаемой. Ее главная характеристика заключается в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего воздействия. Совер­шенной системой закрытого типа была бы та, которая не прини­мает энергии от внешних источников и не дает энергию внешней среде. Закрытая организационная система имеет малую применя­емость.

Открытая система признает динамическое взаимодействие с окружающим миром. Организации получают сырье и человечес­кие ресурсы из окружающего мира. Они зависят от клиентов и заказчиков, потребляющих их продукцию. Банки, активно взаи­модействующие с внешней средой, открывают депозиты, обраща­ют их в кредиты и инвестиции, используют полученную прибыль для поддержания развития, выплаты дивидендов и уплаты нало­гов. На рис. 3.1 представлена промышленная организация как от­крытая система. На входе системы — поступление материалов, рабочей силы, капитала. Технологический процесс организуется для переработки сырья в конечный продукт. Конечный продукт, в свою очередь, продается заказчику. Финансовые учреждения, рабочая сила, поставщики и заказчики, правительство — все являются ча­стью внешней среды.

Разграничение систем на открытые или закрытые не является жестким, раз навсегда установленным. Открытая система может стать закрытой, если контакты с окружением сокращаются со вре­менем. В принципе возможна и обратная ситуация. Открытые системы тяготеют к усложнению структуры и дифференциации.

Рис. 3.1. Промышленная организация как открытая система

Иными словами, рост открытой системы сопровождается повы­шением уровня специализации ее элементов и усложнением структуры, нередким расширением границ системы или создани­ем новой суперсистемы. Если деловое предприятие растет, то на­блюдаются значительная его дифференциация и усложнение его структуры. Создаются новые специализированные отделы, приоб­ретаются новые виды сырья и материалов, расширяется ассорти­мент выпускаемой продукции, организуются новые сбытовые кон­торы.

Все системы имеют вход, трансформационный процесс и -вы­ход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресур­сы и преобразуют их в товары и услуги, прибыль, отходы и т.п. Открытые системы имеют, однако, некоторые специфические черты. Одна из таких черт — это признание взаимозависимости между системой и внешней средой. Существует граница, которая отделяет систему от ее окружения. Изменения во внешней среде влияют на один или несколько атрибутов системы, и наоборот, изменения в системе воздействуют на окружение. Внешняя среда организации схематично представлена на рис. 3.2.

Организация должна отражать состояние внешней среды. В ос­нове ее построения лежат предпосылки экономического, научно-технического, политического, социального или этического харак­тера. Организация должна создаваться так, чтобы она нормально функционировала. Должны обеспечиваться вклад каждого ее члена

Рис. 3.2. Внешняя среда организации

в общую работу и эффективная помощь работникам в достиже­нии поставленных целей. В этом смысле действенная организа­ция не может быть статичной. Она должна оперативно отслежи­вать все изменения внешней среды, оценивать их и выбирать наи­лучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей. Она должна эффективно реагировать на воздействия внеш­ней среды.

Принципиальное значение для функционирования организа­ций имеет обратная связь. Открытые системы постоянно получа­ют информацию из внешней среды. Это помогает приспособить­ся и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению отклонений параметров системы. Здесь под обрат­ной связью понимается процесс, позволяющий получить приток в систему информации или денег для модифицирования произ­водства выпускаемой продукции или налаживания выпуска новой продукции.

Нужно учитывать и то, что организации укомплектовываются ^ЛК)дьми. Очевидно, что при группировке видов деятельности и Распределении полномочий внутри любой организационной сис-

темы необходимо учитывать недостатки и привычки людей. Это не означает, что организация должна создаваться применительно к людям, а не на основе целей и сопутствующих их достижению видов деятельности. Однако весьма важным для руководителя, зачастую сдерживающим фактором является то, какие лица бу­дут работать в организации, какие роли они будут выполнять (табл. 3.2).

Таблица 3.2