Організація і управління

Під управлінням в широкому сенсі розуміються елемент, функція організованих систем різної природи (біологічних, со­ціальних, технічних), що забезпечують збереження їх певної структури, підтримку режиму діяльності, реалізацію їх прог­рам та цілей.

Співвідношення понять "організація" та "управління" ха­рактеризують такі положення:

• управління, а точніше система, що управляє, вже є ор­ганізацією, єдиним упорядкованим цілим, що складається з різних елементів, які формують структуру. Ця структура має всі системні властивості організації;

• управління можна розглядати як необхідну та найваж­ливішу частину більшості біологічних, економічних, соціаль­них та механічних систем, тобто як частину організації, що виконує особливу функцію щодо підтримки в допустимих ме­жах відхилень системи від заданих цілей;

• організація як процес з впорядкування в організованих системах є функцією управління і відповідно складовою части-

Теоретичні засади організації як об'єкта управління

ною управління. В управлінні відбивається системна та функ­ціональна єдність організації як стану і процесу. Таким чином, розгляд організації з системних і функціональних позицій є доцільним, оскільки дає змогу виявити її нові риси та відноси­ни організованого цілого з однопорядковими категоріями — "система" та "управління".

Будь-яка організація реалізує три процеси: отримує ресур­си із зовнішнього середовища; здійснює виготовлення продук­ту; передає продукт в зовнішнє середовище. Для успішної діяльності організація має підтримувати певний баланс між цими процесами. Ключова роль у підтримці цього балансу на­лежить управлінню.

Управління у внутрішньоорганізаційному житті відіграє роль координуючого начала, що формує та приводить в рух ре­сурси організації для досягнення нею своїх цілей. Управління формує та змінює, коли це необхідно, внутрішнє середовище організації. Внутрішнє середовище організації є органічним поєднанням таких складових, як структура, внутрішньоорга-нізаційні процеси, технологія, кадри, організаційна культура.

Структура відображає виокремлення деяких підрозділів, що склалося в організації, зв'язки між цими підрозділами та об'єднання підрозділів в єдине ціле. Управління повинне ви­значити організаційні розміри структурних підрозділів, їх права та обов'язки, систему взаємодії та інформаційного зв'яз­ку з іншими підрозділами, поставити завдання перед підроз­ділами та наділити їх необхідними ресурсами. Від умілого ви­рішення цих питань та своєчасного коректування і зміни структури залежить успішність функціонування організації.

Внутрішньоорганізаційні процеси включають три основні підпроцеси: координація, ухвалення рішень, комунікації.

Для здійснення координації управління може сформувати в організації два типи процедур: безпосереднє керівництво дія­ми у вигляді розпоряджень, наказів та пропозицій; створення системи норм і правил, що стосуються діяльності організації.

Процедури ухвалення рішень формуються в різних органі­заціях по-різному. Ухвалення рішень може здійснюватися від низу до верху, тільки на верхньому рівні або на нижньому рів­ні ієрархії.

Розділ 5

Норми, в організації, і форми комунікацій здійснюють знач­ний вплив на клімат усередині організації. Роль управління полягає тут в тому, щоб створити якнайкращу атмосферу все­редині організації.

Технологія включає технічні засоби та способи їх комбіну­вання і використання для отримання кінцевого продукту, що створюється організацією. Управління повинне вирішувати питання технологій і здійснення їх найефективнішого вико­ристання.

Кадри є основою будь-якої організації. Управління формує кадри, встановлює систему відносин між людьми, включає їх у творчий процес спільної трудової діяльності, сприяє їх розвит­ку, навчанню та кар'єрному просуванню.

Організаційна культура складається зі стійких норм, уяв­лень, принципів та вірувань. Вона виробляється і формується значною мірою управлінням, і зокрема вищим керівництвом. Управління також зосереджене на вирішенні питань, пов'я­заних з формуванням, підтримкою та розвитком організацій­ної культури.

Внутрішнє життя організації складається з великої кіль­кості різних дій, процесів і підпроцесів. Виділяють п'ять груп функціональних процесів, які охоплюють діяльність будь-якої організації. Вони є об'єктом управління з боку менеджменту. До цих функціональних груп належать: виробництво; марке­тинг; фінанси; робота з кадрами; облік і аналіз господарської діяльності.

Управління виробництвом передбачає, що відповідні служ­би менеджменту, керівники певного рівня здійснюють управ­ління процесом переробки сировини, матеріалів і напівфабри­катів, що надходять на вході в організацію, продукт, який ор­ганізація пропонує зовнішньому середовищу. Управління мар­кетингом покликане пов'язати в єдиний несуперечливий про­цес задоволення потреб клієнтів організації та досягнення мети організації. Управління фінансами полягає в управлінні про­цесом руху фінансових засобів в організації. Управління персо­налом пов'язане з використанням можливостей працівників для досягнення мети організації. Управління обліком і аналізом господарської діяльності передбачає управління процесом об­робки та аналізу фінансової інформації про роботу організації.

Теоретичні засади організації як об'єкта управління

Управління процесом взаємодії організації з зовнішнім се­редовищем спрямоване на підтримку необхідних відносин із загальним зовнішнім середовищем та безпосереднім діловим оточенням.

Загальне зовнішнє оточення організації відображає стан суспільства, його економіки, природного середовища і не по­в'язане безпосередньо з конкретною організацією. Воно фор­мується під впливом політичних, правових, соціально-куль­турних, економічних та інших процесів.

Безпосереднє ділове оточення формується такими суб'єк­тами середовища, які безпосередньо пов'язані або безпосеред­ньо впливають на діяльність конкретної організації. Це ото­чення створюють покупці, постачальники, конкуренти.

За ступенем взаємодії організації з зовнішнім оточенням виокремлюють організації, що мають механістичний і органіч­ний типи управління.

Механістичний тип управління організацією характери­зується набором таких характеристик: негнучка структура; чітко визначені, стандартизовані і стійкі завдання; опір змі­нам; ієрархічна система контролю; командний тип комуніка­цій, що здійснюється за принципом зверху вниз.

Для органічного типу управління організацією характерні: гнучка структура; динамічні, нежорстко визначені завдання; готовність до змін; самоконтроль та контроль колег; різновек-торність комунікацій.

Кожному з цих типів може надаватися перевага залежно від характеру оточення та рівня невизначеності.

5.2. Система управління організацією

Система управління організацією включає сукупність усіх служб організації, всіх підсистем та комунікацій між ними, а також процесів, що забезпечують функціонування організа­цією.

Управління організацією — це безперервний процес впли­ву на продуктивність працівника, групи або організації в ціло-

Розділ 5

му з метою досягнення найкращих результатів з позиції по­ставленої мети. "Управляти — означає вести організацію до її мети, витягуючи максимальні можливості зі всіх наявних в її розпорядженні ресурсів", — так охарактеризував процес управління А. Файоль.

Процес управління передбачає узгоджені дії, які і забезпе­чують, зрештою, здійснення загальної мети або набору цілей, що стоять перед організацією. Для координації дій має бути спеціальний орган, що реалізує функцію управління. Тому в будь-якій організації виділяються керуючу та керовану час­тини. Схема взаємодії між ними показана на рис. 5.1.

Кожна з позначених частин має певну самостійність і влас­не призначення. Об'єкт управління — система, що виконує ро­льову функцію організації, тоді як суб'єкт управління підтри­мує виходи цієї системи на рівні, що задовольняє задані умови її функціонування. Зв'язок у системі управління об'єднує суб'єкт та об'єкт управління в єдине ціле. її слід розглядати як джерело інформації для вироблення управлінських дій. Через канали зв'язку рухаються потоки інформації, що живлять всі підсистеми організації та забезпечують досягнення її мети.

У керуючу частину входить дирекція, менеджери та інфор­маційні підрозділи, що забезпечують роботу керівної ланки. Цю частину організації прийнято називати адміністративно-управлінським апаратом. Кінцевим продуктом керуючої час­тини є інформація. Керівна ланка — необхідний елемент будь-якої організації.

На цьому рівні ухвалюються управлінські рішення як ре­зультат аналізу, прогнозування, оптимізації, економічного обґрунтування та вибору альтернативи з багатьох варіантів до­сягнення поставленої мети. Управлінське рішення ухвалюєть­ся з метою подолання проблеми, що виникла.

Відзначимо, що управлінське рішення — це результат ко­лективної творчої праці. Воно завжди має узагальнений харак­тер. Навіть коли керівник самостійно ухвалює рішення, то ко­лективний інтелект прямо або опосередковано впливає на про­цес розробки індивідуального управлінського рішення.

Головними суб'єктами здійснення управлінської діяльності є менеджери. Менеджер — це член організації, що здійснює управлінську діяльність та вирішує управлінські завдання.

Розділ 5

Менеджери займають ключові позиції в управлінні органі­зацією. Вони в організації виконують різноманітні ролі. Най­важливішими з них є такі.

Роль щодо ухвалення рішення. Вона виражається в тому, що менеджер визначає напрям руху організації, вирішує пи­тання розподілу ресурсів, здійснює поточні коректування.

Інформаційна роль. Вона полягає в тому, що менеджер зби­рає інформацію про внутрішнє та зовнішнє середовище, поши­рює інформацію у вигляді фактів і нормативних установок, роз'яснює політику й основні цілі організації.

Керівна роль. Менеджер формує відносини всередині і за межами організації, мотивує членів організації на досягнення цілей, координує їх зусилля та виступає як представник ор­ганізації.

Залежно від позиції менеджерів в організації, завдань, що вирішуються, характеру функцій, що реалізуються, ці ролі можуть бути властиві їм більшою чи меншою мірою. Проте ко­жен менеджер обов'язково ухвалює рішення, працює з інфор­мацією і є керівником певної групи працівників.

Керована ланка — це різні функціональні підрозділи, що зайняті забезпеченням трансформаційного процесу. Те, що надходить на вхід керованої частини, і те, що є її виходом, за­лежить від типу організації. Так наприклад, якщо йдеться про ділову організацію, що здійснює управління фінансами, ска­жімо, про банк, то на його вхід надходять грошові кошти або їх замінники (цінні папери, векселі, акції і т. ін.). Виходом є ін­формація щодо управління фінансовими потоками та грошо­вими коштами. У багатьох випадках банк здійснює виплату наявних грошових коштів.

Управління організацією можна представити у вигляді процесу здійснення певного типу взаємопов'язаних дій з фор­мування і використання ресурсів організації для досягнення нею своїх цілей. Управління включає тільки ті функції та дії, які пов'язані з координацією та встановленням взаємодії все­редині організації, з мотивацією до здійснення виробничої та інших видів діяльності, з цільовою орієнтацією різних видів діяльності.

Зміст і набір дій та функцій, що здійснюються в процесі управління, залежать від типу організації, її розмірів, сфери

Теоретичні засади організації як об'єкта управління

діяльності, рівня в управлінській ієрархії, функції всередині організації та від інших чинників. Для всіх процесів управлін­ня в організації характерна наявність однорідних видів діяль­ності. Всі види управлінської діяльності можна згрупувати в чотири основні функції управління: планування, організація, керівництво і контроль.

Щоб координувати дію керованої частини, необхідно ви­користовувати систему наукового управління, обґрунтовану Ф. Тейлором у книзі "Принципи наукового управління". Ф. Тейлор вперше відокремив процес планування праці від са­мої праці, виділивши, таким чином, одну з основних управлін­ських функцій. Основні положення системи наукового управ­ління за Тейлором формулюються так: створення наукового фундаменту, що замінює традиційні методи роботи, які прак­тично склалися; відбір і навчання співробітників на основі на­укових критеріїв; взаємодія між адміністрацією та виконавця­ми з метою практичного впровадження науково розробленої системи організації праці; рівномірний розподіл праці і від­повідальності між адміністрацією та виконавцями.

Пізніше Г. Емерсон сформулював 12 принципів продуктив­ності праці, що належать до ланки управління організацією, визначивши справжню місію та призначення управлінської праці: чітко поставлені цілі; здоровий глузд; компетентна кон­сультація; дисципліна; справедливе ставлення до персоналу; швидкий, надійний, повний, точний, постійний облік; диспет-черування; нормування операцій; ефективне планування; нор­малізація умов праці; стандартні письмові інструкції; винаго­рода за продуктивність.

Найчіткіше завдання управління організацією сформулю­вав А. Файоль. Він виділив шість сфер діяльності організації, якими необхідно управляти: технічну, комерційну, фінансову, бухгалтерську, адміністративну і захисну. На його думку, най­більш характерними завданнями ланки управління є: плану­вання загального напряму діяльності та передбачення кінцево­го результату; організування, тобто розподіл та управління використанням матеріальних і людських ресурсів; видання розпоряджень для підтримки дій працівників в оптимальному режимі; координація різних дій для досягнення загальної мети; вироблення норм поведінки членів організації та прове-

Розділ 5

дення заходів щодо дотримання цих норм; контроль за поведін­кою членів організації.

А. Файоль сформулював характерні ознаки процесу управ­ління на початку XX ст. Відтоді в діяльності організацій відбу­лися значні зміни: ускладнилася їх структура, науково-тех­нічна революція в галузі природничих наук привела до виник­нення нових складних технологій, стрімке впровадження за­собів обчислювальної техніки в різних сферах людської діяль­ності помітно вплинуло на технологію ухвалення управлін­ських рішень та на процедуру контролю за виконанням рі­шення.

Особливістю діяльності ділової організації нині є робота в умовах напруженої конкуренції не тільки усередині країни, але і на міждержавному рівні. Прискорений розвиток засобів комунікації, електронних засобів, що забезпечують зберігання та обробку інформації, призвів до виникнення нового інформа­ційного середовища, в якому функціонують організації. Це, у свою чергу, викликало зміну вимог, що висуваються до систем управління.

Сучасна система управлінських функцій може бути пред­ставлена таким переліком основних завдань:

• координація та інтеграція зусиль членів організації щодо досягнення загальної мети;

• організація взаємодії та підтримка контактів між робо­чими групами і окремими членами організації;

• збір, оцінювання, обробка та зберігання інформації;

• розподіл матеріальних і людських ресурсів;

• управління кадрами (розробка системи мотивації, бо­ротьба з конфліктними ситуаціями, контроль діяльності членів організації та груп);

• контакти із зовнішніми організаціями, ведення перего­ворів, маркетингова і рекламна діяльність;

• інноваційна діяльність;

• планування, контроль за виконанням рішень, корекція діяльності залежно від зміни умов роботи.

У сучасній науці управління організацією прийнято гово­рити про мистецтво управління як складну комбінаційну гру.

Стосовно організації можна виділити три основні принци­пи, що характеризують її як керовану систему:

Теоретичні засади організації як об'єкта управління

• принцип обґрунтованості: організація підкоряється певним закономірностям, що визначають її внутрішні причин-но-наслідкові зв'язки, її функціонування та життєдіяльність;

• принцип цілеспрямованості: організації властиве праг­нення до досягнення поставленої мети, що забезпечує з часом новий стан організаційної системи;

• принцип модельованості: організація як складна систе­ма може бути представлена багатоманіттям моделей, кожна з яких відображає певну грань її сутності.