Поняття і класифікація інформації

Інформація - сукупність повідомлень, які відображають конкретний аспект явища, події, виробничо-господарської діяльності.

Документ - це матеріальний об'єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом з метою її передавання в часі і просторі.

Документація - письмове надання інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності й розумової діяльності людини, носієм якої вона є.

Діловодство - процес, пов'язаний зі складанням документів, їхнім обробленням, проходженням, зберіганням тощо.

Згідно з Законом України "Про інформацію" основними видами інформації є:

1. Статистична інформація - це офіційно документована державна інформація, що дає кількісну характеристику подій та явищ, які відбуваються в економічній, соціальній, культурній та інших сферах життя України та підлягає систематичному відкритому опублікуванню.

2. Масова інформація - це публічно поширювана друкована та аудіовізуальна інформація.

3. Інформація державних органів та органів місцевого і регіонального самоврядування - це офіційна документована інформація, яка створюється у процесі поточної діяльності законодавчої, виконавчої та судової влади, органів місцевого і регіонального самоврядування. Основними джерелами такої інформації є законодавчі та нормативно-правові акти.

4. Правова інформація - це сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про право, його систему, джерела, реалізацію, юридичні факти, правовідносини, правопорядок, правопорушення і боротьбу з ними та їх профілактику. Джерелами правової інформації є Конституція України, норми і принципи міжнародного права, Кримінальний кодекс, інші законодавчі і підзаконні правові акти тощо.

5. Інформація про особу - сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про особу. Основними даними про особу є: національність, освіта, сімейний стан, релігійність, стан здоров'я, адреса, дата і місце народження.

6. Інформація довідково-енциклопедичного характеру - це систематизовані, документовані або публічно оголошені відомості про суспільне, державне життя та навколишнє природне середовище. Основними джерелами такої інформації є: енциклопедії, словники, довідники, рекламні повідомлення і оголошення, путівники, картографічні матеріали тощо.

7. Соціологічна інформація - це документовані або публічно оголошені відомості про ставлення окремих громадян і соціальних груп до суспільних подій і явищ, процесів, фактів тощо.

Рух документів в організації з моменту її створення чи отримання до завершення або відправки називається документообігом. Від чіткості і оперативності обробки та руху документа залежить швидкість отриманої інформації, необхідної для винесення ухвали. Несвоєчасна обробка документів може призвести до негативних наслідків, тому раціональній організації документообігу в райдержадміністрації приділяється багато уваги.

Вся документація підприємства поділяється на:

1) вхідні документи;

2) вихідні документи;

3) внутрішні документи.

У практиці діяльності вітчизняних підприємств склалися певні правила щодо порядку здійснення документообігу.

Відповідальність за організацію документообігу на підприємстві покладається на заступника директора з кадрових питань. Безпосереднє ведення документації покладається на секретаріат директора, а в структурних підрозділах - на спеціально виділених осіб (рис. 1).

В організації визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний та достатній для документування її діяльності.

Управлінська діяльність в організації здійснюється виданням розпорядчих документів. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи. Розпорядчі документи, що надходять на підприємство від органів державної влади, за дорученням керівництва доводять до структурних підрозділів та організацій, що належать до сфери її управління, розсилаючи ксерокопії документів цих органів разом з супровідним листом. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються в протоколах, які оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідання. Рішення колегіальних органів доводять до виконавця, установ і організацій, надсилаючи їм рішення. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передають текст документа телефоном, телефаксом або електронною поштою.

Рис. 1. Загальна схема документообігу на підприємстві

Усі документи, що надходять до організації, приймає централізовано спеціаліст з обліку документів загального відділу секретаріату (далі — приймальня). У приймальні розкривають всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто".

Усі документи, що надійшли на підприємство, підлягають обов'язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд документів здійснюється в день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядають негайно.

Реєстрація документа - це фіксування його проставленням умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в організації лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше ніж наступного дня, створювані - у день підписання або затвердження. У разі передавання зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший його повторно не реєструють.

Як правило, всі службові документи оформляють на бланках підприємства. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ кожний документ повинен містити, як правило, одне питання. Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнювальних документів. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних та інших підрозділів підприємства - виконавців.

Службовий документ, який складають на підприємстві, повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їхнього розміщення: найменування установи - автора документа, код установи, код форми документа, назва виду

Рис. 2. Схема роботи підприємства з вхідними документами

документа, дата, індекс, заголовок до тексту, текст, візи, підпис, позначка про виконання документа і долучення його до справи.

Проекти розпорядчих документів візують: керівники структурних підрозділів, які їх готують, всі зацікавлені керівники управлінь, відділів організації, завідувачі юридичного і загального відділів, заступники директора відповідно до розподілу обов'язків.

Рис. 3. Схема роботи на підприємстві з вихідними документами