А. Основные теоретические и справочные сведения

Раздел I. Системы управления базами данных

Создание баз данных MS Access

Цель работы: Ознакомление с системой управления базами данных Microsoft Access, изучение способов создания баз даных MS Access

А. Основные теоретические и справочные сведения

1.Что такое база данных?

В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным ви­дом деятельности. В настоящее время организация, хранение и обработка информации на принципах баз данных является основой функциони­рования любой информационной системы.

В общем случае под базой данных понимается любая совокупность связанной информации, объединенной по определенному признаку.

Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Информация в реляционной базе данных хранится в таблицах. База данных MS Access — это файл, который содержит все основные объегаы, связанные с хранимыми данными: «Таблицы», «Запросы», «Формы», «Отчеты», «Макросы», «Модули». Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчеты, диаграммы и т.д.

В базе данных сведения из каждого источника хранятся в отдельной таблице. При работе с данным и из нескольких таблиц чтобы избежать дублирования данных устанавливаются связи между таблицами. Связи мехсду таблицами осуществляются с помощью одного или нескольких ключевых полей.

2. Создание базы данных

В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы дан­ных.

2.1. Создать новую базу данных, а затем добавлять в нее таблицы, формы, отчеты и другие объекты.

2.2. Создать базу данных определенного типа с помощью мастера со всеми таблицами, формами и отчетами. Это простейший способ начального создания базы данных.

В обоих случаях у вас останется возможность в любое время изменить и расширить созданную базу данных.

Примечания:

Для получения дополнительных сведений о каком-либо элементе диалогового окна нажмите кнопку со знаком вопроса в правом верхнем углу диалогового окна и выберите нужный элемент.

1.Б. Порядок выполнения работы:

1. После загрузки WINDOWS выберите меню кнопки «Пуск», команду Программы, в списке выберите Cyrill&Mephody. Загрузите программу Encyclopedia, переключитесь в окно Программное обес­печение, выберите Прикладные программы, затем Системы управ­ления базами данных. Познакомьтесь с содержимым СУБД Microsoft Access и перепишите в отчет основные определения, выйдите из программы.

2. Загрузите Microsoft Access с помощью меню кнопки «Пуск» или значка на панели инструментов с изображением ключа. Закройте диалоговое окно и ознакомьтесь со справочной системой, щелкнув по кнопке «?». Выберите раздел Создание базы данных и Работа в окне базы данных. Внимательно изучите его содержание, найдите, ответы на контрольные вопросы.

3. Закройте справку и создайте базу данных; Для этого выберите меню Файл, Создать базу данных (БД), выберите «Новая база данных», кноп­ку «ОК». В диалоговом окне откройте папку группы Ноmе на сетевом диске и присвойте имя БД Продажи.MDB.

Контрольные вопросы:

1. Назначение системы Microsoft Access.

2. Назначение объектов.

3. Перечислите этапы проектирования БД.

4. Отличаются ли принципы работы со строкой меню Access от общих принципов работы в Windows.

5. Какие существуют способы создания баз данных?

6. Какие объекты составляют базу данных?