Соответствие целей мероприятия и меню

Как‑то раз мы общались с дамой – event‑менеджером инвестиционного банка. Она рассказала, что, когда они готовят ежегодный отчет или любую презентацию для своих инвесторов, их меню бывает предельно лаконичным. Почему? Потому, что если они будут делать богатое меню, то инвесторы скажут: «Так вот на что тратятся наши деньги?! Не надо устраивать шикарные фуршеты из нашей прибыли, лучше выплатить большие дивиденды». Ограниченным набором блюд меню организаторы подчеркивали, что заботятся о достатке акционеров, а не тратят деньги на что‑то другое.

Если у вас презентация косметики, там должны быть свежие фрукты, свежая клубника. Меню должно ассоциироваться с молодостью, свежестью и так далее.

Помните, что в меню продуманного мероприятия должны быть элементы, объединяющие разные его части.

Меню может вообще стать одной из определяющих идей мероприятия.

– У американцев есть День Благодарения, когда вся страна ест запеченную индейку. Одно блюдо на все страну.

– Во Франции есть праздник молодого вина – Божоле Нуво.

– В России многие празднуют Масленицу – едят блины.

– На Пасхе центральный элемент – пасхальное яйцо.

Таким образом, в некоторых случаях вкус может стать главным связующим звеном всего мероприятия, его символом.

Короткий тест на творческую полноценность мероприятия. Проверьте, какие из указанных элементов, оказывающих воздействие на определенные органы чувств, присутствуют в вашем мероприятии.

Планирование времени

Начнем с того, когда вы хотите провести ваше мероприятие. Необходимо учитывать следующее:

– время года;

– день недели;

– время дня.

Например, в зависимости от времени года нужно учитывать вероятность плохой погоды и то, как повлияет на посещаемость мероприятия спад или пик деловой активности в вашей отрасли.

Для иногородних участников лучше проводить мероприятия в понедельник или пятницу: тогда они смогут захватить еще выходные для реализации своих личных планов. Кроме того, стоимость номеров в гостинице и авиабилетов бывает ниже, если гость останавливается на уик‑энд. В середине же недели мероприятие скорее привлечет только местных участников, которым не надо решать вопросы транспорта и проживания.

При планировании времени очень важно учитывать предпочтения вашей аудитории. Например, пресс‑конференцию для деловых СМИ лучше проводить утром, так как днем о вас уже напишут статью. А журналисты из глянцевых СМИ работают по другому графику, поэтому для них предпочтительнее пресс‑конференция во второй половине дня. Для всех СМИ предпочтительнее середина недели, а не понедельник или пятница.

Если вы назначаете мероприятие на начало дня, участники будут иметь возможность закончить все дела на работе накануне. Если же вы назначили мероприятие на вечер, срочные дела в течение дня могут изменить планы участников.

Задайте себе вопрос: чье время тратится на мероприятие? Если вы планируете мероприятие на будний день, время тратят компании и превалировать должны корпоративные мотивы. Если мероприятие намечено на выходной, тратится личное время и должны в первую очередь учитываться личные интересы.