SUM (тiзiм) – тiзiмде берiлген сандарды сандарға қосып беру функциясы; т.б

Осы сияқты жиi пайдаланатын функциялар жадқа арнайы жазылып қойылған және олар үшiн саймандар панелiнде арнайы батырма – функция шеберi бар. Функция шеберiн шақыру арқылы EXCEL стандартты функциялар тiзiмiн оқуға және қолдануға мүмкiндiк бар.

Функция шеберiнiң 2-шi қадамында таңдалған функцияның аргументiн енгiзу мүмкiндiгiн орындаймыз. Бұл терезе формулалар тақтасы деп аталады.

Сан 1 (число 1) мәтiндiк өрiске сан, ұяшыққа сiлтеме, формула немесе басқа функция енгiзуге болады.

Матрицалармен жұмыс iстеуге арналған EXCEL – дiң стандартты функцияларын оқып-үйрену арқылы матрицаның анықтауышын табу, санға көбейту, транспонирлеу, екi матрицаның қосындысын, айырмасын, көбейтiндiсiн табу, керi матрицаны табу жұмыстарын автоматтандыруға болады.

Матрицалармен жұмыста қолданылатын стандартты функциялар:

МОПРЕД – матрицаның анықтауышын табу;

ТРАНСП – матрицаны транспонирлеу.

Матрицаны трнаспонирлеу – оның баған элементтерiн жолға, ал жол элементтерiн бағанға орналасатындай етiп ауыстыру;

МОБР –матрицаға керi матрицаны табу.

Матрицаға керi матрицаны табу үшiн, алдымен матрицаның анықтауышын табу қажет.

МУМНОЖ –екi матрицаны көбейту.

Диаграммаларды даярлау

Диаграммалар–мәлiметтердi графикалық түрде кескiндеудiң ыңғайлы түрi. Олар берiлген сандық шамаларды өзара салыстыру мүмкiндiгiн бередi. EXCEL –де 14 түрлі екi және үш өлшемдi бiрнеше диаграммалар түрлерi бар. Диаграмма тұрғызу -үшiн Диаграмма шеберi деп аталатын функцияны қолдану керек. EXCEL–дің бұл функциясы бес сұқбат терезесі арқылы диаграмма тұрғызуға және оны жұмыс парағына салып шығуға керекті мәліметтерді сұрап алады.

1-қадам

Мұнда EXCEL Диаграмма шеберінің 5-тен 1-қадам деген сұқбат терезесі шығаады. Осы терезе арқылы диаграмма болып тұрғызылатын мәліметтер орналасқан ұяшықтар ерекшеленеді. Далее батырмасын басып 2-ші қадамға ауысамыз.

2-қадам

Бұл қадамда диаграмма түрлерінің ішінен өзімізге қажетті тек біреуін таңдап алуымыз керек. Диаграмма түрін таңап алып Далее батырмасын басып келесі қадамға ауысамыз.

3-қадам

Бұл қадамда диаграмма түрінің формат түрін таңдап алып, Далее батырмасын басу арқылы келесі қадамға ауысамыз.

4-қадам

Бұл қадамда мәліметтердің қайда орналасқанын-жолда ма, бағанада ма-көрсетіп, олардың түсіндіру мәліметтерін (Легенда) кай аралықтан алатынымызды да көрсету керек.

5-қадам

Бұл EXCEL-дің соңғы сұқбат терезесі. Мұнда түсініктеме қосымша атаулар, нұсқаушылар қажет болса соларды және диаграмма атын, X пен Y осьтері бойынша жазылуға тиіс мәліметтер енгізу талап етіледі.

Берiлген функцияның графигiн салу үшiн XY- нүктелiк деп аталатын диаграмма түрi таңдалынады. Бiр диаграммада бiрнеше функция графиктерiн бiр координаталық жазықтықта салу X айнымалысының бiр мәнiндегi Y айнымалысының бiрнеше мәнiндерiн салыстыру үшiн, графикалық түрде тендеулер жүйесiн шешу үшiн және т.с.с. мақсаттарда пайдалы. Мұндай диограмма мәндердiң X айнымалысына қажеттi және Y айнымалыларына қажеттi топтарын керек етедi. X- мәндерi сол жақ бағанада, Y- мәндерi оң жақ бағанада орналасуы тиiс.

Диаграмманың элементтерiн форматтау. Диаграммаға атау енгiзу.

Егер диаграмма шеберi арқылы тұрғызылған диаграммаға атау енгiзiлмесе немесе оны өзгерткiңiз келсе, оны төмендегi әдiстердiң бiрiмен орындауға болады;

1-әдiс. Тышқан курсорын екi рет басып, атауға өзгертiп жазу арқылы;

2-әдiс. ұяшық адресiнiң формула қатарында мәтiн енгiзу арқылы;

3-әдiс. Диаграмма шеберiн қайта шақыру арқылы.

Диаграммаға мәтiндер енгiзу

Кез келген мәтiндi диаграмма аимағына жазғыңыз келсе, электрондық кестенiң формула қатарына өтiп, қажет мәтiндi енгiзе аласыз. Енгiзiлген мәтiндi белгiлеп, көшiруге де болады.

Диаграмма элементтерiнiң көлемiн өзгерту

Диаграмма элементтерiнiң көлемiн өзгету үшiн, өзгерiске ұшырайтын аймақты белгiлеп алып, пайда болған төртбұрышты қара квадраттарын әрi-берi тарту арқылы өзгертедi.

Мәліметтерді сұрыптау және сүзгілеу

Excel электрондық таблицасы мәліметтер базасы режимінде жұмыс істеуге мүмкіндік береді. Әрине, оның мүмкіндіктері арнайы жасалған мәліметтер базасынан гөрі әлсіздеу, дегенімен мұнда да көптеген жұмыстар істеуге болады.

Біз мәліметтер базасынан, әртүрлі белгілері бойынша керекті информацияны іздеуді және оларды сұрыптауды қалай жүзеге асыруға болатынын қарастырамыз.

Мәліметтер базасының негізгі ұғымдары

Кестенің А2:F12 аймағын мәліметтер базасы ретінде қарастыруға болады. Бұл кестенің A,B,C,D,E,F бағаналары өрістер, ал 3-12 жолдары – жазбалар деп аталады.

Мәліметтер базасының құрлымына мындай талаптар қойылады:

- мәліметтер базасының бірінші қатарында қайталанбайтын өріс атаулары орналасуы тиіс;

- мәліметтер базасының қалған қатарлары бос болмай, онда жазбалар орналасуы тиіс;

- өріс бойымен орналасқан мәліметтер біріктесболуы тиіс, яғни олар тек сандардан немесе тек мәтіндерден тұруы тиіс.

Кез келген мәліметтер базасымен атқарылатын негізгі жұмыс – оның құрамынан белгілі бір критерийлерге байланысты қажетті ақпаратты іздеп табу. Жазбалар саны көбейген сайын ақпаратты іздеу қиындайды, дегенмен Excel программасы мәліметтерді сүзгілеу арқылы бұл процесті оңайлатады.

Мәліметтерді сүзгілеу

Мәліметтер => Сүзгі (Данные=> Фильтр) меню командасы керекті жазбаларды сүзгілеуге мүмкіндік береді. Сүзгілеуді автоматты түрде – Автофильтр арқылы және қолмен де – Күшейтілген (Усиленный) түрде жүргізуге болады.

Автосүзгі арқылы орындау

Автофильтрді пайдалану кезінде курсорды мәліметтер базасы тұрған аймаққа алып барып, оны ерекшелеу керек. Содан кейін Мәліметтер => Сүзгі=> Автосүзгі командаларын орындау барысында өріс атаулары маңында төмен қарай бағытталған батырмаларды басу арқылы мәліметтерді сүзгілеу критерийлерін беруге болады. Сол кезде пайда болатын ішкі менюдегі Барлығы (Все) деген сөзді таңдау сүзгілеу ісін жүзеге асырмайды, ал Баптау (Настройка) пунктін таңдау экранға сұқбат терезесін шақырып, онда сүзгілеу (фильтрация) параметрлерін тағайындайды. Әрбір өріс элементтерін таңдау үшін логикалық ЖӘНЕ не НЕМЕСЕ функциялары арқылы байланысқан екі бірдей шарт беруге болады.

Біздің мысалымызда Автосүзгіні пайдаланып К немесе Ю әрпінен басталатын массасы 600*10²⁴ кг мөлшерінен кем болмайтын планеталарды іздеуге болады. Ол үшін Мәліметтер => Сүзгі=> Автосүзгі командаларын орындаймыз, сол сәтте өрістердің оң жағында батырмалар пайда болады.

Планета өрісінде тұрған батырманы басайық та Баптау (Настройка) пунктін таңдайық. Сұқбат терезесінде өзіміз қоятын шартқа сәйкес: “=K*” НЕМЕСЕ “= Ю*” критериін енгізіп, ОК- ны басу керек.

Мәліметтер базасында тек Күн мен Юпитер планеталары қалғанын көреміз.

Егерде біз енді Масса өрісіндегі батырманы басып, оның Баптау (Настройка) пунктін таңдап, сұқбат терезесіне басқа критерий (<2000) енгізсек, онда тізімде тек Юпитер планетасы қалғанын көреміз.

Алғашқы мәліметтер бағанасын қарап шығу үшін Мәліметтер => Сүзгі=> Бәрін көрсету (Данные=> Фильтр=> Показать все) меню командаларын орындау керек.

Күшейтілген сүзгі арқылы орындау

Күшейтілген сүзгіні пайдаланғанда алдымен үш аймақты анықтап алу қажет, олар:

- тізім аралығы – мәліметтер базасы аймағы (A2:F12);

- критерийлер аралығы – сүзгілеу критерилері берілетін аймақ (A14:F15);

- шығарып алу интервалы – сүзгілеу нәтижелері пайда болатын аймақ (A17:F21).

Барлық аралықта өріс атаулары дәл сәйкес болуы керек. Сүзгілеу әрекеттерін орындау үшін Мәліметтер => Сүзгі=> Кеңейтілген сүзгі (Данные=> Фильтр=> Расширенный) меню командаларын пайдалану қажет және сұқбат терезесінде аралықтар координаты көрсетілу тиіс.

Сүзгілеу нәтижелерін шығарып алу интервалында көрсету үшін оның Нәтижесін басқа орынға көшіру (Скопировать результат в другое место) пунктін таңдау керек.

Күшейтілген фильтрді пайдаланып айналу периоды 10 жылдан асатын (10≥) және екіден аз серіктері жоқ (≤2) планеталарды іздестіріп көрейік.

Бұл есепті шығару үшін критерийлер интервалы мен шығарып алу интервалын жасаймыз. Іздеу критерийлерін (Период > 10 және Серігінің саны > = 2) сол критерий аралықтарына жазып қоямыз. Курсорды мәліметтер базасы аймағына орналастырып, Мәліметтер => Сүзгі=> Кеңейтілген сүзгі (Данные=> Фильтр=> Расширенный фильтр) командаларын орындаймыз. Нәтижені басқа орынға көшіру (Скопировать результат в другое место) пунктін таңдап алып, аралықтар берілуінің дұрыстығын (A17:F21) тексереміз де, ОК- ны басамыз.

Осының нәтижесінде Юпитер, Сатурн, Уран, Нептун планеталары табылады.

Мәліметтерді сұрыптау

Мәліметтер => Сұрыптау (Данные=> Сортировка) командалары мәліметтер базасын сұрыптайды, яғни белгілі бір ретке келтіріп оларды қайта орналастырады. Ол үшін мәліметтер базасының бір аймағын ерекшелеп немесе сол аймаққа кестелік курсорды орналастырып, Мәліметтер => Сұрыптау командаларын орындау керек.Сонда Диапазонды сұрыптау (Сортировка диапазона) сұқбат терезесі экранға шығады. Сол терезедегі..... бойынша Сұрыптау (Сортировать по...) деген жолдағы сұрыптауға негізболатын өріс атауын таңдап аламыз.

Оған қоса оның қасындағы сұрыптаудың өріс мәндерінің Өсуі бойынша (По возрастанию) не Кемуі бойынша (По убыванию) деген екі мүмкіндігінің бірін ерекшелеп, соңында ОК- ны басу керек. Осы әрекеттерден кейін, мәліметтер реттеледі, ал сиволдық өрістер алфовит бойынша реттеледі.

Дәріс 11-12. Мәліметтер қорын құру және өңдеу. (Accees)

Саймандар тақтасындағы мәліметтер қорын құру батырмасын ба с ыңыз немесе Файл мәзіріндегі Құру командасын таңдаңыз.

Мәліметтер қорын сақтайтын файлдың атын енгізетін (мысалы, Adress), бумасын таңдайтын (Baza) <Мәліметтер қорын құру> диалогтық терзесі ашылады. Мәліметтер қорының аты бос орынсыз сегіз символдан тұруы мүмкін. Нәтижесінде сіз мәліметтер қоры терезесін көресіз.

Мәліметтер қоры терезесі мәліметтер қорын құру кезінде шығарылады. Одан мәліметтер қорының кестелерін, формаларын және де басқа объектілерін ашады. Мәліметтер қорының терезесі келесідей элементтерден тұрады:

Тақырып жолы. Ашылған мәліметтер қорының аты шығады.

«Батырмалар», «Құру», «Ашу», «Құрастырушы» батырмалары және т.б. Батырмалар объектін қандайда бір анықталған терезеде немесе режимде ашады.

Объектілер батырмалары. (Объектілерді, белгімелерді таңдау қабыршақтары) «Кесте», «Форма» және т.б. Объектілер батырмалары ашылған немесе өзгертілген объектілер тізімін шығарады.

Объектілер тізімі. Пайдаланушы таңдаған объектілер тізімін шығарады. Біздің таңдауымызда тізім әзірше бос.

Мәліметтер қорымен жұмысты бастамас бұрын, біз алдымен негізгі объектілердің сипаттамаларына тоқталайық.

Кесте – бұл мәліметтерді жазу (жол) және өріс (баған) түрінде сақтауға арналған объект. Әдетте әрбір кесте нақты бір сұрақ туралы мәліметтерді сақтауға пайдаланылады.

Форма – негізінен мәліметтерді енгізуге арналған Microsoft Access объектісі. Формада, кескін енгізу үшін және кесте өрістерін өзгерту үшін қолданылатын басқару элементтерін қоюға болады.

Сұрақ – бір немесе бірнеше кестелерден қажет мәліметтерді алуға көмектесетін объект.

Есеп – мәліметтерді басып шығаруға арналған Microsoft Access мәліметтер қорының объектісі.

Кестелерді құрудан бастаған дұрыс.

Кестелер қандай да бір нақты мәліметтерді сақтайды. мысалы, тұтынушылар тізімі немесе тауарлар туралы мәліметтер.

Өріс – бұл қандай да бір нақты мәліметтерден тұратын кесте элементтері. Мысалы жұмысшылардың аты-жөндері. Кесте режимінде өріс ретінде баған немесе ұяшық пайдаланылады. Ал бұл жағдайда өрістің аты кесте бағанының тақырыпшасы болып табылады.

Жазу – анықталған объекті туралы мәліметтердің толық жинағы. Кесте режимінде жазу жол болып көрінеді.

Алғашқы кілт ( келесі мазмұндарда оны жай кілт деп атаймыз ) – кестедегі кез-келген жазу жазу мәндерінің сәйкестігін бірмәнді анықтайтын бір немесе бірнеше өріс.

Енгізу қалқасы – өріске бірдей форматты мәндерді енгізуге мүмкіндік беретін үлгі. Енгізу қалқасы өрістерде тұрақты символдарды автоматты түрде кескіндейді. Мәліметтерді өріске енгізу барысында тұрақты символдарды өріс мәніне енгізу керек болса да, оларды терудің қажеті жоқ. Енгізу қалқасындағы бос орындарды толтырса жеткілікті.

Кез-келген MS ACCESS кестелері екі түрлі режимде берілуі мүмкін:

1) мәліметтерді енгізуге, көріп шығуға, түзетуге арналған кестелер режимінде;

2) кестелерді өзгертуге және құруға арналған құрастырушы режимінде.

Кейбір жағдайларда мәліметтерді кестеге емес, әрбір жазбаны жеке терезелерде көрсетілетін формаға енгізген ыңғайлы.

1. Форманы құру үшін Форма белгішесінде шертіңіз де Құру батырмасына басыңыз.

2. <Жаңа форма> диалогтық терезесінен Форма Шеберін таңдаңыз.

3. <Форманы құру> диалогтық терезесінен Бір бағанға жолын таңдаңыз. Келесі батырмасына басыңыз. Келесі батырмасын басыңыз.

4. Көркемделуін анықтаңыз. Келесі батырмасын басыңыз.

5. Форманың атын енгізіңіз немесе адреса ұсынған атқа келісіңіз. Дайын батырмасын басыңыз.

Іздеуді ұйымдастыру. Мәселен, сіздің мәліметтер қорыңызға мүмкіндігінше көп адресаттар жинақталған дейік. Кенеттен олардың бірін табу керек болсын. Сіз оның атын ғана білесіз де, қалған ақпаратты толық білмейсіз.

Барлық жазбаларды парақтай отырып қажет адресатты іздеуге болады, ал бірақ сізде жүздеген тіпті одан да көп адресаттар жинақталған болса ше? Міне осындай жағдайларда Іздеу мүмкіндігінше көп уақытты үнемдейді.

Microsoft Access мүмкіндіктерін пайдаланып Іздеуді ұйымдастыру әлде қайда ыңғайлы.

1. Меңзерді керек өріске орналастырыңыз.

2. Түзету мәзірінің Табу командасын орындаңыз немесе құрал-саймандар тақтасының батырмасын пайдаланыңыз. Егер <Өрістегі іздеу: Есім> диалогтың терезесі форманы қалқалап тұрса, онда оны міндетті түрде формадағы мәліметтерді оқи алатындай етіп «жылжытыңыз».

3. Іздестіру үлгісі ретінде атын енгізіңіз. Табу батырмасына басыңыз. Сіздің формаңызда Іздеу терезесінің астында сәйкесінше атымен, жазба бірінші болып орналасып табылады.

Сізге керек адресат па, тексеріп, оқып көріңіз. Егер ол емес болса, Келесісін табу батырмасына басыңыз, сонда программа тура сондай атпен тағы бір адресатты табады.Осылайша таңдалған атпен барлық адресаттарды көре отырып қажеттісін табуға болады.

4. Егер сіз өз адресатыңызды тапсаңыз, онда <Іздеу> диалогтық терезесін жабуыңызға болады.

Іздеу тек берілген өрістер ортасында ғана жүргізіледі. Есім (бұл алдын-ала меңзер орналастырылған өріс). Бұл іздестіру Тек пайдаланып отырған өріс есебінен ғана жүргізіледі.

Сонымен қатар, сіз үлгімен сәйкес келетін әртүрлі нұсқаларды таңдауға мүмкіндік аласыз. Ашылған Сәйкестіктер тізімінен төмендегі үш түрлі мүмкіндіктердің бірін таңдауға болады:

1) Өрістің кез-келген бөлігі бойынша – сәйкестік өріс мазмұнының кез-келгенбөлігі бойынша іздестіріледі. Мысалы, «Ира» үлгісі үшін, «Кира» және «Ираида»-лар табылатын болады.

2) Өріс тұтас – үлгімен мазмұны сәйкес келетін өрістер көрсетіледі.

3) Өріс басынан – үлгінің бастапқы мазмұнына сәйкес келетіндер ғана іздестіріледі. мысалы, «Али» үлгісі үшін, «Қали» емес «Алихан» табылатын болады.

Сонымен қатар, іздеу бағытын анықтау мүмкіндігі бар:

• Жоғары – пайдаланып отырған жазбадан алғашқысына қарай.

• Төмен – пайдаланып отырған өрістен соңғысына қарай.

Егер сіз іздеуді таңбаларды тіркеу есебімен ұйымдастырғыңыз келсе, онда сәйкес жалаушаны орнатыңыз. Бұл жағдайда енгізілген олардың ешқайсысы да көрсетілмейді.

Фильтрді құру және қолдану. Алдыңғы қарастырылған әдіс әрқашанда қолданыла бермейді. Мәселен, сіздің мәліметтер қорыңызда бірнеше адамның есімі берілген есіммен бірдей болсын дейік. Карточкаларды парақтау онша ыңғайлы емес. Одан гөрі керек есіммен аталатын барлық адресаттардың тізімін көру жеңілірек болар еді. Мұны фильтр көмегімен жасауға болады.

Фильтр – бұл жазбаларды іріктеу және сұрыптау үшін тағайындалған шарттар жиынтығы.

1. Форманы кесте режимі түрінде көрсетіңіз.

2. [Жазбалар – Фильтрді өзгерту...] командасын орындаңыз. Бұл команда <Фильтр> терезесіндегі шарттарды таңдау үшін пайдаланылады.

<Фильтр> терезесінің жоғарғы бөлігінде адрестер кестесінің өрістер тізімі шығарылады. Ал фильтр терезесінің төменгі бөлігінде іріктеудің шарттары енгізілетін бланк шығады.

3. Бланкте іріктеу шартын беруге арналған Есім өрісін көрсетіңіз. Тізімнен өрісті таңдау үшін:

• оны фильтр бланкісінің өрістер тізімінің бірінші жолдағы бірінші ұяшыққа тышқанмен жылжытуға болады;

• өрістер тізіміндегі өріс атына тышқанды екі рет шерту;

• фильтр бланкісінің бірінші ұяшығында тышқанды шертіңіз де ашылған тізімнен өрісті таңдаңыз.

4. өріс бланкіне бекітіліп іріктелген шарттарды енгізіңіз, яғни іріктеу шарттары бланк жолдарының алғашқы ұяшығына сәйкестік үлгісін (іздеп отырған есім) енгізіңіз.

5. Бұдан кейінгі құрылған фильтрді форма жазбаларына қолдану қажет. Оны келесі әрекеттердің көмегімен орындауға болады:

• Жазбалар мәзірінен Фильтрді қолдану командасын таңдау;

• Құрал-саймандар тақтасынының Фильтрді пайдалану батырмасын басу.

• Фильтр терезесінде тышқан көрсеткішін орналастырып, оң жағын басқанда пайда болатын контексті мәзірден Фильтрді пайдалану командасын таңдау.

Нәтижесінде берілген Есіммен аталатын барлық адамдар тізімі пайда болады. Көз алдыңыздағы мұндай тізімнен кімнің кім екенін айыру әлде қайда жеңіл. Егер сіз қайтадан барлық адресаттардың тізімін көргіңіз келсе, онда Жазбалар мәзірінен Барлық жазбаларды көрсету командасын орындаңыз, немесе құрал-саймандар тақтасының батырмасына басыңыз.

Егер сіз сол бұрынғы фильтрді қайтадан пайдаланғыңыз келсе, оны қайта түзетудің еш қажеті жоқ. Сондықтан Жазбалар мәзірінің Фильтрді пайдалану командасын таңдаса жеткілікті немесе құрал - саймандар тақтасындағы батырмасына басыңыз.

Шарттарды іріктеуді өрнектеуде операторлар үлгісі пайдаланылады. Бір қатар таңбалар үлгісін келтірейік.

Жұлдызша (*) – кез-келген таңбаларды кез-келген топтармен ауыстырады; олар үлгідегі алғашқы немесе соңғы таңбалар болуы мүмкін. «Али*» шартын енгізіп, «Алихан», «Алибек», «Алия» топтарын іріктей аламыз. «*ова» шартын енгізе отырып,тегтері «ова» -мен аяқталатын барлық адамдардың тізімін алуға болады – мысалға, «Мадиярова», «Есжанова» т.с.с.

Сұрақ белгісі (?) – кез-келген бір таңбаны ауыстырады. «М?ат» шартын енгізетін болсақ, онда «Мұрат», «Марат» т.с.с. топтарды іріктеп аламыз.

Нөмір белгісі (#) – кез-келген бір цифрды ауыстырады. «1#3» шартын енгізсек, онда «103», «113», «123»... сандарын табамыз.