Протокол

Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

Протоколы оформляют на специальных бланках, где название документа заранее напечатано в типографии или на обычных листах бумаги формата А4.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии - "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали". Эти слова пишут с большой буквы от начала левого поля.

К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих. Их пишут со 2-го положения табулятора.

Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке. Строки разделяет 1 интервал. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают общее количество и рядом в скобках - регистрационный лист прилагается.

К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. Порядок их оформления такой же, как и членов коллегиального органа.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выражение "Повестка дня" пишется от начала левого поля. С красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом "разное". Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ, причем для каждого вопроса по отдельности. Слова - СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) пишут описными буквами, от начального (левого) поля, без знаков препинания.

Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждают несколько вопросов.

С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст доклада представлен докладчиком или застенографирован, то вместо краткого изложения доклада пишут: Доклад прилагается".

После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже (в скобках можно указать звание должности), после тире с большой буквы пишут содержание выступления. Выступления могут излагаться от первого лица - "я осуществляю...", от третьего лица - "Петров сказал, что...", безотносительно к лицу говорящего - "Учет и хранение в учреждении поставлены хорошо", в безличной форме - "Ивановым было предложено...".

Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывают - "Выступление прилагается".

Вопросы и ответы фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ. Слова - вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.

Например:

А.В. Смирнов - Были ли приняты меры для ликвидации...?

Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словом ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от левого поля).

Постановляющую часть строят по схеме: действие - исполнитель - срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить к протоколу.

При выборах в протоколе указывают результаты голосования по каждой кандидатуре.

Если к протоколу прилагают стенограмму; то об этом делают запись после первой части протокола - Заседание... стенографируется. Стенограмма прилагается.

Протокол подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласного с записью своего выступления. Протокол собраний, для ведения которых избирают президиум, подписывает председатель, секретарь и члены президиума.

Датой протокола является дата проведения заседания (12.03.2010). Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и через тире - окончания заседания (12 -14.03.2010).

Номер протокола - порядковый номер, который проставляют в течение календарного года.

Реквизиты формуляра - образца ПРОТОКОЛА:

- наименование организации (наименование структурного подразделения) - автора документа;

- наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;

- дата заседания, номер (в течение календарного года);

- место составления (город);

- заглавие (отражает вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);

- текст вводной и основной части;

- подпись;

- гриф согласования (если нужно);

- гриф утверждения (если нужно);

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Теперь, чтоб знать еще больше о информационно-справочных документах рассмотрим организационную технику. И почему же именно оргтехника обеспечивает секретарю помощь. Какая оргтехника наиболее важна и нужна секретарю для составления и оформления информационно-справочных документов.