Культура официально-деловой речи

План

1. Письменная официально-деловая речь.

2. Виды документов, их оформление.

3. Устная официально-деловая речь.

Особенностью официально-делового стиля является унификация документов, то есть установление единообразия состава и форм управленческих документов. Тексты официально-делового стиля призваны урегулировать, узаконить отношения между государственными учреждениями, между различными объединениями людей, между частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности, поэтому деловая речь реализуется в основном в виде письменных документов, построенных по единым для жанровых разновидностей правилам.

Деловые документы появились на Руси после введения в Х в. письменности. Первыми письменными документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров русских с греками 907, 911, 944 и 971 гг. А в XI в. появляется первый свод законов Киевской Руси «Русская правда» - оригинальный памятник письменности, позволяющий судить о развитости системы юридической и общественно-политической терминологии в то время. В языке «Русской правды» уже можно выделить особенности словоупотребления и организации речи, которые относятся к характерным чертам делового стиля.

Современные типы документов различаются спецификой своего содержания (в зависимости от отражаемой в них ситуации) и своей формой (набором и схемой размещения реквизитов - содержательных элементов текста документа); они объединены набором языковых средств, традиционно используемых для передачи деловой информации.

По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной. Служебные документы применяются в общественной практике и в личной. К личным документам относятся заявление, доверенность, автобиография, резюме и др.

Заявление - документ, содержащий просьбу лица и адресованный организации или должностному лицу учреждения. Текст заявления состоит из двух частей: просьбы и мотивировки просьбы. В заявлении используют конструкции: прошу разрешить; в связи с тем, что; на основании того, что...

Доверенность - документ, с помощью которого одно лицо доставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие. Ключевое слово - доверяю. Схема: кто, кому, что. Обязательным элементом является подпись заверителя.

При поступлении на работу часто используются резюме и автобиография. Автобиографияпишется от 1-го лица и содержит следующие сведения: факты биографии, работы, учебы. Резюме тоже содержит эти сведения. Но его задача - выигрышно подать эти сведения соотносительно вакансии. В резюме указывается дополнительная информация о навыках и возможно­стях, указываются личные и профессиональные качества. Грамотно составленное резюме привлекает внимание и интерес работо­дателя и не вызывает негативного отношения к соискателю. Су­ществуют пять основных требований к стилю написания резюме: краткость, конкретность, честность, избирательность (отбирает­ся только важная информация), активность (не участвовал, а де­лал).

Документация, применяемая в общественной практике, по содержанию и назначению делится на управленческую, распорядительную, информационно-справочную и др.

Управленческие документы обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Среди них особо распространен­ным является контракт (договор) - соглашение двух сторон, на­правленное на установление, изменение или прекращение гражданс­ких прав и обязанностей.Он заключается между отдельными гражданами, между гражданами и организациями, между орга­низациями. Основные части контракта - предмет контракта (куп­ля-продажа, предоставление работы или услуг), условия и сроки оплаты, порядок расчетов, ответственность сторон, сроки, адре­са сторон. С точки зрения текстовой организации эти пункты представляют собой модули - текстовые фрагменты с типовыми заголовками, представленные набором стандартных фраз.

Распорядительные документы - приказ, распоряжение, по­становление, инструкция. Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога о (об) с большой буквы (О назначении...). Текст состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть - это введение в существо вопроса. В ней перечисляются факты, события. Она необязательна, если не надо давать разъяснения. Распорядительная часть излагается в повелительной форме. Это решение руководителя. Она начинается со слов «решает, по­становляет, приказываю, предлагаю».

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем предприя­тия. Приказ точен и конкретен, указывает исполнителей, сроки исполнения.

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках должностной компетенции. Распоряжение издается по оперативным вопросам организационно-хозяйственной деятельности. Его текст содержит конкретное задание, указание на ответственность исполнителя, сроки.

К информационно-справочным документам относятся акты, справки, докладные и объяснительные записки.

Справка - документ, содержащий и подтверждающий информацию.

Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события. Чаще всего акты составляются комиссиями. Акт оформляется на общем бланке. Текст делится на 3 части: введение, констатируемая часть, выводы. В первой части указываются основания для составления акта. В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, результаты проделанной работы. В заключительной части делаются выводы или даются рекомендации. Завершают акт подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители.

Докладная (служебная) записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего предприятия с целью информации о сложившейся ситуации, о фактах, мешающих деятельности. Она содержит выводы и предложения. Ей предшествует заголовок.

Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержа­ние отдельных положений основного документа (плана, отчета, дип­ломного проекта) или объясняющий причины какого-либо события, по­ступка. Основным ее отличием от докладной записки является отсутствие логической части, где делаются выводы и предложения. Объяснительная за­писка составляется в произвольной форме. Этот документ содержит указание адресата, текст, дату и подпись составителя (см. приложение).

Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами. Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, обмениваются информацией, ведут переговоры. Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях как исходящая и входящая документация. Деловые письма классифицируются по различным признакам.

1. По функциональному признаку деловые письма делятся на требующие обязательного письма-ответа и не требующие такового.

2. По виду деловые письма могут строиться как инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация); письмо-просьба; письмо-приглашение; письмо-подтверждение; письмо-распоряжение; письмо-отказ; сопроводительное письмо; гарантийное письмо; информационное письмо и др.

3. По признаку адресата деловые письма делятся на обычные (то есть письма, которые направляются в один адрес); циркулярные (письма, которые направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных организаций).

4. По форме отправления можно выделить, наряду с традиционным почтовым отправлением, электронную почту, телетайпную и телеграфную связь.

5. По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций. Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.). Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма - речевое действие.

Устная деловая речь всегда возникает в определенном контексте и оказывается зависимой от него. Конкретная ситуация, в том числе и количество участников, характер поставленных целей, уровни взаимодействия с реципиентами наделяют устную деловую речь характерными особенностями, позволяющими выделить несколько форм ее проявления. Устные виды делового общения подразделяются на диалогические (деловая беседа, совещание, переговоры) и монологические (доклад, выступление, презентация).

Наиболее распространенной и чаще всего применяемой формой деловой коммуникации является деловая беседа. Обычно под деловой беседой понимают межличностное речевое общение нескольких собеседников с целью разрешения определенных деловых проблем или установления деловых отношений. Коммуниканты находятся в непосредственном речевом и физическом (визуальном) контакте, что обеспечивает мгновенную обратную связь, причем как собственно речевую, так и невербальную. Степень подготовленности играет здесь меньшую роль, чем способность адекватно реагировать на все сигналы, посылаемые говорящим. Как правило, деловые беседы планируются заранее. В процессе подготовки определяется предмет беседы, круг вопросов, который целесообразно обсудить, основные намерения, которые необходимо осуществить, готовятся документы, схемы, доводы, обсуждается предполагаемый результат. По характеру обсуждаемых вопросов деловые беседы делятся: на кадровые (прием на работу, увольнение, перемещения); дисциплинарные (связанные с обязанностями, дисциплиной); организационные (связанные с выполнением поручений и заданий); творческие (посвященные разработке новых концепций, идей). Деловая беседа состоит из таких композиционных частей, какэти­кетная рамка (приветствие, прощание и слова, предшествующие прощанию); ввод в курс дела или изложение позиций; обмен мне­ниями и решение проблемы.

Деловое совещание - форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями. Совещание отличается от беседы важнейшим фактором взаимодействия партнеров, а именно фактором группы. Для нормального функционирования группы имеет значение оптимальное согласование личных и групповых устремлений, стратегия и тактика совместных действий.Успех совещания зависит от тщательного планирования целей, состава участников, повестки дня и места проведения. На всех этапах совещания необходимо воздействовать на участников таким образом, чтобы они были включены в обсуждение поставленных вопросов и стремились к их решению.

В отличие от деловых бесед и совещаний, проводившихся в рамках какой-либо организации (учреждений, фирм и т.п.) между его сотрудниками, переговоры - процесс, участники которого являются представителями хотя бы двух сторон (учреждений, фирм и т.д.), уполномоченными осуществлять соответствующие деловые контакты и заключать договоры. Переговоры составляют значительную часть профессиональной деятельности деловых людей, предпринимателей, менеджеров, специалистов разного уровня, работников социальной сферы, политических лидеров. Основная структура переговоров: приветствие участников, представление сторон друг другу, изложение целей и проблем, диалог участников, включающий уточнение позиций, обсуждение, согласование взаимных интересов, подведение итогов и принятие решений, завершение переговоров, анализ и контроль принятых решений.

Основные цели публичного монолога - сообщение и воздействие. Оратор может поставить задачу информировать слушателей, дать определенные сведения. Или он рассчитывает взволновать аудиторию, сформировать у людей убеждения, представления, которые станут мотивами их поведения, то есть призывает к каким - либо действиям. Часто эти цели перекрещиваются, совмещаются в одном выступлении. Важно оценить состав будущей аудитории, заранее настроиться на своих слушателей, учитывая такие факторы, как образовательный уровень, направление образования (гуманитарное, техническое...), познавательные интересы, пол, возраст, отношение к теме и к оратору. Монологическая деловая речь может быть представлена жанрами доклада и сообщения на совещании (собрании), выступления перед акционерами, соучредителями и др.

Доклад - это устный рассказ на заданную или самостоятельно сформулированную тему; выступление с развернутым, аргументированным, подробным рассмотрением какой-либо проблемы.

Презентация в настоящее время - один из самых модных и часто встречающихся видов коммуникации, с помощью которой происходит представление общественности информации в форме убеждения с определенными целями (например, презентация общественной организации, фирмы; презентация товара; презентация проекта). Презентации делятся на внешние и внутренние, бывают продвигающими и информационными. Для них характерны строгая регламентированность, четкая организация, тщательная подготовленность, жесткое структурирование речей.