Анализ бюджетных данных

В программе «1С Финансовое планирование» реализованы широкие функциональные возможности для анализа бюджетных данных. В частности, вы можете самостоятельно настраивать и формировать отчетные документы, содержащие интересующую информацию в разных разрезах и представлениях. Далее будет рассказано о том, как в рассматриваемой конфигурации осуществляется получение, просмотр и анализ бюджетных данных.

Анализ плановых и фактических финансовых показателей

Одной из главных задач бюджетирования является анализ плановых и фактических бюджетных показателей. В программе «1С Финансовое планирование» эта задача решается с помощью отчета, который называется Значения показателей – он позволяет получить сведения о плановых и фактических бюджетных показателях. Доступ к этому отчету осуществляется с помощью команды главного меню Отчеты→Значения показателей. Окно отчета, которое открывается при выполнении данной команды, представлено на рис. 4.23.

Рис. 4.23. Окно отчета о значениях бюджетных показателей

Чтобы получить отчет, нужно в верхней части окна произвести предварительную настройку его параметров: указать интервал времени, вариант бюджета, способ формирования отчета, и др. После нажатия кнопки Сформировать готовый отчет, сформированный в соответствии с указанными настройками, отобразится в нижней части окна. Каждый отчет формируется только по конкретному варианту бюджета. Для выбора варианта (напомним, что список бюджетных вариантов ведется в соответствующем справочнике, с которым мы познакомились выше) нужно указать его в раскрывающемся списке поля Отчет по варианту бюджета. Учтите, что требуемый вариант должен быть предварительно зарегистрирован в справочнике – в противном случае в раскрывающемся списке вы его не найдете. Отметим, что именно в данном поле указывается, какие данные – плановые или фактические должны быть включены в отчет (это определяется выбранным вариантом бюджета).

Вы можете формировать отчет по одному финансовому показателю, по нескольким предварительно отобранным показателям или по всем показателям, зарегистрированным в информационной базе. В первых двух случаях нужно указать требуемый показатель (или группу показателей) в поле Отбор по показателю (значение параметра выбирается в окне справочника финансовых показателей, которое вызывается через F3 или по кнопке выбора). Если же вы хотите получить отчет по всем без исключения показателям, оставьте данный параметр незаполненным (если в нем уже указано какое‑то значение, для его удаления нажмите кнопку с символом Х).

Далее следует определить период времени, за который вы хотите проанализировать финансовые показатели. Начальная и конечная даты этого периода вводятся в полях соответственно С и По, причем без их заполнения сформировать отчет вы не сможете.

При формировании отчета программа может пересчитать значения финансовых показателей в любую валюту, которая предварительно зарегистрирована в справочнике валют. Эту валюту нужно выбрать из раскрывающегося списка в поле В валюте.

ПРИМЕЧАНИЕ Параметр В валюте не является обязательным для заполнения. Если оставить его пустым, то отчет будет сформирован в валюте планирования, которая была определена для варианта бюджета, указанного в поле Отчет по варианту бюджета, в соответствующем справочнике.

В выделенной области Способ формирования отчета с помощью соответствующего переключателя определяется структура отчета. Возможен выбор одного из двух вариантов – По структуре справочника «Показатели» либо По структуре аналитического баланса. Если установлен флажок Только итоги по группам показателей, то в отчет будут выведены расчетные данные только по группам показателей, без детализации по каждому показателю.

Запуск процесса формирования отчета в соответствии с установленными параметрами осуществляется нажатием кнопки Сформировать. Эту кнопку нужно нажимать также после каждого изменения параметров отчета для его переформирования.

Фрагмент сформированного отчета показан на рис. 4.24.

Рис. 4.24. Отчет о значениях показателей

Для вывода сформированного отчета на печать предназначена команда главного меню Файл→Печать, вызываемая также нажатием комбинации клавиш Ctrl+P.

Плановые и фактические обороты по бюджетным статьям

В процессе бюджетирования часто возникает необходимость просмотра и анализа отчетности в разрезе статей оборотов по любому периоду планирования. Отчет Обороты по статьям, с которым мы познакомимся в данном разделе, позволяет просмотреть и вывести на печать как плановые, так и фактические обороты.

Доступ к данному отчету осуществляется с помощью команды Отчеты→Обороты по статьям – при ее выполнении открывается окно, которое представлено на рис. 4.25.

Рис. 4.25. Окно отчета Обороты по статьям

Как видно на рисунке, это окно состоит из двух частей: в верхней части осуществляется настройка параметров отчета, в нижней части – формируется сам отчет.

В поле Отчет по варианту бюджета нужно указать вариант бюджета, по которому должен быть сформирован отчет. Требуемое значение выбирается в раскрывающемся списке, содержимое которого формируется в справочнике вариантов бюджетов.

Затем в полях С и По указывается соответственно начало и конец интервала времени, данные за который должны быть включены в отчет. Требуемые значения можно ввести как с клавиатуры (дата вводится в формате ДД.ММ.ГГ), либо с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки выбора. Редактировать значения этих полей можно также с помощью кнопок со стрелками, расположенными справа от каждого поля. Эти кнопки позволяют сдвигать дату на один период планирования вперед либо назад.

ПРИМЕЧАНИЕ Не стоит забывать, что поля С и По являются обязательными для заполнения – в противном случае сформировать отчет вы не сможете.

В поле По статьям бюджета можно указать бюджет, по статьям которого должен быть сформирован отчет. Требуемое значение выбирается в раскрывающемся списке, содержимое которого формируется в справочнике бюджетов. Заполнение данного поля не обязательно; если его оставить пустым, то в отчет будут включены все статьи, которые ранее были введены в справочник статей оборотов. Чтобы очистить данное поле, следует воспользоваться кнопкой с символом Х, которая расположена справа от кнопки выбора.

Если установлен флажок Отбор по подразделению, то в расположенном ниже поле можно указать структурное подразделение (центр финансовой ответственности), данные по которому должны быть включены в отчет; можно также указать группу подразделений (центров ответственности). При этом данные по всем остальным подразделениям (центрам ответственности) в процессе формирования отчета будут проигнорированы. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника подразделений выделить курсором требуемую позицию (подразделение либо группу подразделений) и нажать клавишу Enter. Если необходимо очистить данное поле, то для этого нужно нажать кнопку с символом Х, которая находится справа от кнопки выбора. Заполнение данного поля не обязательно; если его оставить пустым, то в отчет будут включены данные по всем структурным подразделениям (центрам ответственности) предприятия.

Если установлен флажок Отбор по проекту, то в расположенном ниже поле можно указать проект (направление деятельности), данные по которому должны быть включены в отчет; можно также указать группу проектов (направлений деятельности). При этом данные по всем остальным проектам (направлениям деятельности) в процессе формирования отчета будут проигнорированы. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника проектов выделить курсором требуемую позицию (проект либо группу проектов) и нажать клавишу Enter. Если необходимо очистить данное поле, то для этого нужно нажать кнопку с символом Х, которая находится справа от кнопки выбора. Заполнение данного поля не обязательно; если его оставить пустым, то в отчет будут включены данные по всем проектам (направлениям деятельности) предприятия.

В поле В валюте при необходимости можно указать валюту, в которую будут пересчитываться значения финансовых показателей в процессе формирования отчета. Требуемое значение данного поля выбирается в раскрывающемся списке, открываемом при нажатии на кнопку выбора; содержимое данного списка формируется в справочнике валют. Заполнение поля В валюте не обязательно; если его оставить незаполненным, то отчет будет сформирован в валюте планирования. Валюта планирования указывается для варианта бюджета, выбранного в поле Отчет по варианту бюджета, в соответствующем справочнике. Чтобы очистить данное поле, следует нажать кнопку с символом Х, расположенную справа от кнопки выбора.

В выделенной области Способ формирования отчета с помощью соответствующего переключателя определяется структура отчета. Возможен выбор одного из двух вариантов – По структуре справочника статей либо По типам оборотов (анализ прибыльности). При установленном флажке Только итоги по группам оборотов в отчет будут выведены данные только по группам статей, без детализации по каждой отдельной статье.

Процесс формирования отчета в соответствии с установленными параметрами инициируется нажатием кнопки Сформировать. Фрагмент сформированного отчета за январь‑февраль 2011 года показан на рис. 4.26.

Рис. 4.26. Пример отчета Обороты по статьям

Для вывода сформированного отчета на печать предназначена команда главного меню Файл→Печать, вызываемая также нажатием комбинации клавиш Ctrl+P. Вы можете получить дополнительную информацию по любому показателю отчета – для этого дважды щелкните мышью на интересующей ячейке, и в открывшемся меню выберите требуемую команду. Если вы хотите представить данные в графическом виде (диаграмма), то выберите в данном меню команду Диаграмма (по статье).

Плановые и фактические обороты в разрезе ЦФО и проектов

Одним из самых популярных у пользователей программы «1С Финансовое планирование» отчетов является отчет об оборотах (как плановых, так и фактических) в разрезе центров финансовой ответственности, которыми обычно являются структурные подразделения предприятия. Этот отчет вы можете сформировать за любой промежуток времени.

Чтобы настроить и сформировать такой отчет, выполните команду главного меню Отчеты→Обороты по подразделениям – в результате откроется окно, которое показано на рис. 4.27.

Рис. 4.27. Окно отчета Обороты по подразделениям

Структура данного окна нам уже хорошо знакома, поскольку отчеты, с которыми мы познакомились в предыдущих разделах, во многом аналогичны: вверху осуществляется настройка параметров отчета, а внизу отображается собственно отчет, сформированный в соответствии с заданными параметрами. Каждый отчет формируется только по конкретному варианту бюджета. Для выбора варианта (напомним, что список бюджетных вариантов ведется в соответствующем справочнике, с которым мы познакомились выше) нужно указать его в раскрывающемся списке поля Отчет по варианту бюджета. Учтите, что требуемый вариант должен быть предварительно зарегистрирован в справочнике – в противном случае в раскрывающемся списке вы его не найдете.

Далее следует определить период времени, за который вы хотите проанализировать обороты по подразделениям. Начальная и конечная даты этого периода вводятся в полях соответственно С и По, причем без их заполнения сформировать отчет вы не сможете.

При формировании отчета программа может пересчитать его данные в любую валюту, которая предварительно зарегистрирована в справочнике валют. Эту валюту нужно выбрать из раскрывающегося списка в поле В валюте.

ПРИМЕЧАНИЕ Параметр В валюте не является обязательным для заполнения. Если оставить его пустым, то отчет будет сформирован в валюте планирования, которая была определена для варианта бюджета, указанного в поле Отчет по варианту бюджета, в соответствующем справочнике.

Если установлен флажок Отбор по подразделению, то в расположенном ниже поле можно указать структурное подразделение предприятия либо ЦФО, данные по которому должны быть включены в отчет; можно также указать группу подразделений (центров ответственности). При этом данные по всем остальным подразделениям (центрам ответственности) в процессе формирования отчета учитываться не будут. Заполнение данного поля не обязательно; если его оставить пустым, то в отчет будут включены данные по всем структурным подразделениям (центрам ответственности) предприятия. Если же это поле нужно заполнить, то следует нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника подразделений выделить курсором требуемую позицию (подразделение либо группу подразделений) и нажать клавишу Enter. Если необходимо очистить данное поле, то для этого нужно нажать кнопку с символом Х, которая находится справа от кнопки выбора.

С помощью параметра Отбор по проекту аналогичным образом можно указать проект (направление деятельности) или группу проектов, данные по которым должны быть включены в отчет. Иначе говоря, этот параметр позволяет установить фильтр по проектам (направлениям деятельности) на включаемые в отчет данные.

В выделенной области Способ формирования отчета с помощью соответствующего переключателя определяется структура отчета. Возможен выбор одного из двух вариантов – По структуре справочника статей либо По типам оборотов (анализ прибыльности). Если установлен флажок Только итоги по группам оборотов, то в отчет будут выведены расчетные данные только по группам оборотов, без детализации по каждой позиции.

Процесс формирования отчета в соответствии с установленными параметрами инициируется нажатием кнопки Сформировать. При нажатии на данную кнопку на экране открывается меню, в котором нужно выбрать режим формирования отчета. Возможен выбор одного из трех перечисленных ниже вариантов.

• Выводить группы подразделений – если выбран этот режим, то в отчете будут формироваться промежуточные итоги по группам структурных подразделений (центров финансовой ответственности) предприятия.

• Не выводить группы подразделений – в данном случае промежуточные итоги по группам подразделений (центров ответственности) выводиться не будут.

• Свернуть по группам подразделений – при выборе данного режима в отчет будет выведена только итоговая информация по группам, без детализации по подразделениям (центрам ответственности).

Фрагмент сформированного отчета показан на рис. 4.28.

Рис. 4.28. Фрагмент отчета Обороты по подразделениям

В нижней части данного отчета выводится расчет рентабельности по каждому структурному подразделению (ЦФО) предприятия. Этот расчет не поместился на рис. 4.28, поэтому приводим его отдельно на рис. 4.29.

Рис. 4.29. Расчет рентабельности

Для отправки отчета на принтер выполните команду главного меню Файл→Печать или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P. Также вы можете сформировать отчет Обороты по проектам, доступ к которому осуществляется с помощью соответствующей команды меню Отчеты. Использование данного отчета целесообразно в случаях, когда бюджетирование на предприятии ведется в разрезе проектов либо направлений деятельности. С помощью данного отчета можно сформировать и вывести на печать информацию как о плановых, так и о фактических оборотах по каждому проекту (направлению деятельности). Порядок настройки и формирования данного отчета во многом аналогичен отчету Обороты по подразделениям, с которым мы только что познакомились.

Анализ движений по статьям

С помощью отчета, описанию которого посвящен данный раздел, вы можете получить и распечатать сведения о движении как по статьям оборотов (перечень этих статей формируется в справочнике статей оборотов), так и по бюджетным статьям (список бюджетных статей формируется в справочнике бюджетов). Этот отчет называется Движения по статьям, доступ к нему осуществляется с помощью соответствующей команды меню Отчеты. Окно отчета показано на рис. 4.30.

Рис. 4.30. Окно отчета Движения по статьям

Как видно на рисунке, многие параметры данного окна нам уже хорошо знакомы – мы сталкивались с ними ранее, при изучении других отчетов в предыдущих разделах. Поэтому здесь остановимся лишь на тех настройках, которые касаются непосредственно рассматриваемого отчета. Бюджет или бюджетная статья, по которой требуется получить отчет, указывается в поле Отбор по статьям. Отметим, что порядок заполнения данного параметра имеет свою специфику: вначале из раскрывающегося списка, открываемого по кнопке выбора, нужно выбрать бюджет – в результате отобразится интерфейс справочника статей бюджетов, соответствующих выбранному бюджету. В этом окне нужно щелчком мыши выделить статью либо группу статей, данные по которым должны быть включены в отчет, и нажать клавишу Enter.

ПРИМЕЧАНИЕ Отметим, что если необходимо выбрать какую‑либо одну статью, то это можно сделать также двойным щелчком мыши. Если же выбирается группа бюджетных статей, то это можно сделать только нажатием Enter; двойной щелчок мышью на группе статей бюджета приводит к раскрытию этой группы.

Если установлен флажок Отбор по подразделению, то в расположенном ниже поле можно указать подразделение предприятия либо название ЦФО, данные по которому должны быть включены в отчет; можно также указать группу подразделений (центров ответственности). При этом данные по всем прочим подразделениям (центрам ответственности) в процессе формирования отчета не будут приниматься во внимание. Поле Отбор по подразделению можно не заполнять; если его оставить пустым, то в отчет будут включены данные по всем структурным подразделениям (центрам ответственности) предприятия, введенным ранее в справочник подразделений (описание данного справочника см. выше, в разделе «Справочник подразделений»). Для заполнения данного поля следует нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника подразделений выделить курсором требуемую позицию (подразделение либо группу подразделений) и нажать клавишу Enter. Для очистки данного поля нужно нажать кнопку с символом Х, которая находится справа от кнопки выбора.

С помощью параметра Отбор по проекту аналогичным образом можно указать проект (направление деятельности) или группу проектов, данные по которым должны быть включены в отчет. Другими словами, этот параметр позволяет установить фильтр по проектам (направлениям деятельности) на включаемые в отчет данные.

Готовый отчет отобразится в нижней части окна после нажатия кнопки Сформировать. Пример отчета изображен на рис. 4.31.

Рис. 4.31. Отчет Движения по статьям

Из данного отчета можно быстро перейти в режим просмотра и редактирования документа, на основании которого было сгенерировано значение той или иной ячейки – для этого нужно дважды щелкнуть мышью на интересующей ячейке. Чтобы вывести сформированный отчет на печать, нужно воспользоваться командой главного меню Файл→Печать, которая вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+P. Полный анализ финансово‑экономического состояния

В программе реализована возможность осуществления всеобъемлющего и полного анализа финансово‑экономического состояния субъекта хозяйствования путем комплексного изучения целого ряда показателей. Отметим, что такой анализ является одной из ключевых задач бюджетирования на любом предприятии, независимо от его вида деятельности, организационно‑правовой формы и прочих факторов.

Чтобы произвести такой анализ в программе «1С Финансовое планирование», выполните команду Отчеты→Финансовый анализ – в результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 4.32.

Рис. 4.32. Окно настройки отчета

Каждый отчет формируется только по конкретному варианту бюджета. Для выбора варианта (напомним, что список бюджетных вариантов ведется в соответствующем справочнике, с которым мы познакомились выше) нужно указать его в раскрывающемся списке поля Отчет по варианту бюджета. Далее следует определить период времени, за который вы хотите проанализировать обороты по подразделениям. Начальная и конечная даты этого периода вводятся в полях соответственно С и По, причем без их заполнения сформировать отчет вы не сможете. При формировании отчета программа может пересчитать его данные в любую валюту, которая предварительно зарегистрирована в справочнике валют. Эту валюту нужно выбрать из раскрывающегося списка в поле В валюте. Отметим, что это поле не является обязательным для заполнения – если оставить его пустым, то отчет будет сформирован в валюте планирования, которая была определена для варианта бюджета, указанного в поле Отчет по варианту бюджета, в соответствующем справочнике.

В поле Формат вывода следует указать единицу измерения, в которой будут выведены отчетные данные. Требуемый вариант выбирается из раскрывающегося списка – в единицах, в тысячах либо в миллионах (по умолчанию используется формат вывода в единицах). После этого в поле Точность для отчетных данных указывается количество разрядов после запятой.

Справа вверху окна содержится несколько кнопок, предназначенных для выполнения ряда действий с текущим отчетом. Ниже приводится описание каждой из них.

• Заполнить – кнопка предназначена для формирования отчета в соответствии с установленными параметрами. После каждого изменения параметров отчета для его переформирования нужно нажимать эту кнопку – только после этого изменения вступят в силу.

• Расшифровать – с помощью данной кнопки осуществляется переход в режим просмотра детализированной информации по ячейке, на которой установлен курсор. При нажатии на данную кнопку на экране открывается окно одного из имеющихся в системе отчетов. В зависимости от содержимого текущей ячейки это может быть, например, отчет Значения показателей, либо Обороты по статьям, и др.

• Очистить – при нажатии данной кнопки все расчетные ячейки отчета будут очищены.

• Сохранить – с помощью этой кнопки можно сохранить сформированный отчет в отдельном файле с расширением *.mxl. При нажатии на данную кнопку будет выдан соответствующий запрос, а после положительного ответа на этот запрос отобразится окно Сохранение файла, в котором нужно ввести имя файла отчета и путь для его сохранения.

• Загрузить – эта кнопка предназначена для открытия сохраненного ранее файла отчета. При нажатии на данную кнопку будет выдан соответствующий запрос, а после положительного ответа на этот запрос отобразится предупреждение о том, что текущие данные будут удалены, при этом программа потребует подтвердить ваши намерения. После вашего согласия отобразится окно Выберите сохраненный файл отчета, в котором нужно будет указать путь к загружаемому mxl‑файлу.

• Закрыть – кнопка предназначена для выхода из данного режима с закрытием окна отчета.

• Заполнить – после нажатия данной кнопки в нижней части окна отчета последовательно отобразятся следующие отчетные формы:

• Агрегированный аналитический баланс;

• Анализ ликвидности баланса;

• Анализ структуры баланса и платежеспособности организации, с использованием коэффициента текущей ликвидности и коэффициента обеспеченности собственным оборотным капиталом;

• Определение характера финансовой устойчивости предприятия;

• Сводный отчет о прибылях и убытках;

• Анализ оборачиваемости активов и пассивов;

• Анализ доходности и рентабельности финансово‑хозяйственной деятельности;

• Анализ эффективности использования капитала.

Стоит отметить, что большинство перечисленных отчетных форм представлены не только в виде таблиц, а сопровождаются также соответствующими выводами, которые программа формирует автоматически. Пример одного из таких выводов, сделанного по результатам анализа структуры баланса и платежеспособности предприятия, показан на рис. 4.33.

Рис. 4.33. Автоматически сформированный вывод по результатам анализа

С помощью рассмотренной здесь функциональности финансового анализа вы можете оперативно получать детальную и развернутую информацию о финансово‑экономическом состоянии предприятия.