Практический пример построения бюджетной модели

Далее мы на конкретном примере рассмотрим порядок построения бюджетной модели в программе BPlan.

Вначале нужно создать новый проект. Для этого следует выполнить команду Файл→Создать, и в открывшемся окне указать имя файла создаваемого проекта и путь для его сохранения. По умолчанию предлагается сохранить файл в папке Templates, которая находится в каталоге программы. После нажатия в данном окне Сохранить на экране откроется бюджетной модели, как показано на рис. 2.9.

Рис. 2.9. Создание новой бюджетной модели

Следующая задача – формирование списка направлений (бюджетных разрезов). Для примера создадим направления Номенклатура и Время, причем последнее будет сформировано на основании шаблона. Для того чтобы создать произвольное направление Номенклатура, активизируем команду главного меню Модель→Создать направление и с клавиатуры введем название создаваемого направления, после чего нажмем Enter. После этого нужно сформировать список значений созданного направления. Для этого следует нажать кнопку, которая расположена справа от названия направления, затем в открывшемся ниже поле щелкнуть правой кнопкой мыши – в результате откроется контекстное меню, в котором нужно выполнить команду Создать. При активизации данной команды появится значение направления, которому по умолчанию будет присвоено наименование Новый элемент1. Это наименование можно отредактировать с клавиатуры; введем здесь название Товар 1. Аналогичным образом создадим еще одно значение направления и назовем его Товар 2. Результат выполненных действий изображен на рис. 2.10.

Рис. 2.10. Создание направления

После этого на основании имеющегося шаблона сформируем направление Время. Для этого в главном меню нужно выбрать команду Модель→Создать направление по шаблону→Время – при ее активизации в списке направлений появится новая позиция, которой автоматически будет присвоено название Время. Теперь нажмем кнопку, расположенную справа от его названия – в результате откроется поле списка значений направления. Для ввода значения направления вызовите в данном поле контекстное меню и в подменю Добавить выберите требуемый вариант. Для примера присвоим направлению Время значения Январь, Февраль и Март – для этого в контекстном меню нужно выбрать команду Добавить→Квартал по месяцам→1‑й. Теперь бюджетная модель будет выглядеть так, как показано на рис. 2.11.

Рис. 2.11. Создание стандартного направления по шаблону

Имейте в виду, что даже если вы формируете направление по шаблону, вы можете в его состав включать не только шаблонные, но и любые произвольные значения – для этого используйте команду контекстного меню Создать. Следующий этап – построение бюджетной таблицы. При формировании новой бюджетной модели в ее состав по умолчанию включается группа Главная – раскройте ее (щелкнув мышью на кнопке справа от названия группы), и выполните команду контекстного меню Создать таблицу. После этого в группе отобразится позиция, которой по умолчанию будет присвоено название Новая таблица1, а в столбце Таблицы появится таблица с таким же именем.

В столбце Таблицы изменим название таблицы, предложенное по умолчанию – для этого достаточно с клавиатуры ввести требуемый вариант. Впоследствии для переименования таблицы нужно щелкнуть на ее названии правой кнопкой мыши, затем в открывшемся контекстном меню выполнить команду Переименовать, после чего с клавиатуры ввести требуемое значение. В нашем примере назовем созданную таблицу Реализация. Результат выполненных действий показан на рис. 2.12.

Рис. 2.12. Формирование таблицы Реализация

Если в группе Главная напротив названия таблицы установлен флажок, то эта таблица будет отображаться в столбце Таблицы (как показано на рис. 2.12). При снятом флажке таблица будет скрыта. Каждая бюджетная таблица должна включать в себя статьи и направления. Справа от названия таблицы находятся две кнопки: Статьи и Направления (названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши). При нажатии на кнопку Статьи открывается поле, в котором формируется перечень бюджетных статей, а при нажатии кнопки Направления – поле, в котором формируется перечень направлений текущей таблицы.

Чтобы добавить в таблицу статью, нужно в поле формирования перечня статей нажать правую кнопку мыши, и выполнить команду Создать, которая находится в открывшемся контекстном меню. После этого в списке появится новая позиция, которой по умолчанию будет присвоено значение Новая статья1. Это значение можно отредактировать с клавиатуры. В рассматриваемом примере созданная бюджетная статья будет называться Сумма продаж.

Чтобы добавить в таблицу направление, нужно в поле формирования перечня направлений нажать правую кнопку мыши, и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Добавить направление. При активизации данной команды на экране отображается окно, изображенное на рис. 2.13.

Рис. 2.13. Выбор направления

В данном окне содержится список направлений, которые ранее были созданы для текущей бюджетной модели. В нашем примере это направления Номенклатура и Время. Чтобы добавить направление в таблицу, нужно в данном окне выделить его курсором и нажать кнопку ОК. В рамках нашего примера добавим в таблицу оба направления. Теперь, чтобы просмотреть созданную таблицу, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на ее названии в столбце Таблица, и в открывшемся контекстном меню выполнить команду Открыть – результат показан на рис. 2.14.

Рис. 2.14. Пример бюджетной таблицы

Чтобы увидеть таблицу в таком представлении, как показано на рис. 2.17, нужно выключить отображение окна модели с помощью команды главного меню Вид→Модель, затем полностью развернуть окно таблицы, и щелкнуть мышью на значке + в ячейке 1 кв. Кратко проанализируем содержимое построенной бюджетной таблицы.

По вертикали в данной таблице отображается перечень номенклатуры изделий, по горизонтали – периоды планирования. На пересечении находится статья Суммы продаж. Таким образом, для каждой позиции номенклатуры в данной таблице будет показана сумма продаж за единицу планируемого периода (в данном случае планируемый период – 1 квартал, а единица планируемого периода – месяц).

Теперь осталось заполнить ячейки созданной таблицы. Самый простой способ – это присвоить ячейкам статус Редактируемая (это можно сделать с помощью команды главного меню Таблица→Ячейки редактируемые либо соответствующей команды контекстного меню, которое открывается нажатием правой кнопки мыши), после чего с клавиатуры ввести требуемое значение. Пример заполненной таблицы показан на рис. 2.15.

Рис. 2.15. Заполнение бюджетной таблицы

Данные в таблицы, которые формируются в первую очередь, заносятся именно таким образом. После этого информацию, которая хранится в разных таблицах, можно увязывать связывать между собой с помощью встроенного механизма формул. Для работы с формулами нужно открыть окно формул и использовать команды, расположенные в меню Формула. Для перерасчета всех таблиц проекта и формирования актуальных бюджетных данных предназначена команда главного меню Модель→Перерасчет бюджета.

Глава 4. Бюджетирование с помощью ERP‑системы «Галактика»

Одним из самых мощных и эффективных программных средств, позволяющих автоматизировать процессы бюджетирования, является система «Галактика» – продукт от российской компании «Галактика» (www.galaktika.ru). Ее отличительной особенностью по сравнению с другими программами является широчайшая функциональность, способность работать с большими базами данных, масштабность, мощные возможности для анализа, сравнения и прогнозирования. Эти, а также другие достоинства программы позволяют успешно ее эксплуатировать на предприятиях крупного бизнеса: корпорации, холдинги, объединения, финансово‑промышленные группы, и т. д.

Структура программы «Галактика» имеет модульное представление. Каждый модуль ориентирован на выполнение целого ряда специфичных задач: например, модуль «ФРО» предназначен для учета безналичных денежных средств и банковских операций, модуль «Касса» – для учета наличных денежных средств и кассовых операций, модуль «Заработная плата» – для начисления и расчета заработной платы, социальных и иных выплат сотрудникам, и т. д. Наряду с этим, модули «Галактики» тесно взаимосвязаны друг с другом и представляют собой единую информационную систему.

Блок финансового планирования и анализа включает в себя модули «Платежный календарь», «Управление бюджетом» и «Финансовый анализ». В этой книге мы будем рассматривать модуль «Управление бюджетом», поскольку именно он предназначен для автоматизации процессов бюджетирования.

Основные термины и понятия, используемые в системе «Галактика»

Программа «Галактика» отличается тем, что в ней используется своя терминология, которой должен овладеть каждый пользователь. В данном разделе мы приводим трактовку основных терминов и понятий.

Активная копия бюджета – единственная копия бюджета, которая используется во многих операциях, как копия по умолчанию. В механизме согласования бюджетов – это текущая утвержденная копия бюджета.

Аналитика – аналитический признак показателя (статьи) бюджета, имеющий несколько значений. При автоматизированном ведении бюджетирования в качестве аналитических признаков могут использоваться каталоги используемой системы автоматизации – например, каталоги контрагентов, услуг, материальных ценностей, и др.

Аналитический разрез – набор аналитических признаков, в разрезе которых формируется значение показателя (статьи) бюджета.

Атрибуты внешнего фактора – тип внешнего фактора (например, сезонный рост цен, либо индекс инфляции, и т. п.) и тип значения внешнего фактора (например, конкретное число, либо диапазон значений, и т. п.).

База распределения бюджета – совокупность правил, описывающих распределение значения статьи бюджета для одного центра финансовой ответственности по статьям бюджетов других центров финансовой ответственности.

Бизнес‑прогноз – совокупность предполагаемых данных, отражающих особенность внешней и внутренней среды предприятия на будущий период.

Бюджет – финансовый план, который характеризуется центром ответственности и периодом планирования. Бюджет отражает расходы и поступления средств по отдельным финансовым операциям.

Бюджетирование – разработка бюджетов, направленная на решение двух основных задач: определение объема и состава расходов и обеспечение покрытия этих расходов финансовыми ресурсами из различных источников.

Вариант бюджета – некоторый вариант развития событий, учитывающий алгоритмы расчетных статей, прогнозные курсы валют, внешние факторы и др. Если в программе предусмотрено использование механизма вариантов бюджетов, то это позволяет формировать бюджеты одновременно для нескольких различных вариантов развития ситуации – например, учитывая рост или падение курсов валют, динамику цен, и т. п.

Внешний фактор – параметр, влияющий на значения статей бюджета в определенном временном интервале. Примеры внешних факторов – показатели инфляции, сезонные колебания цен, и т. д.

Значение аналитики – конкретное значение аналитического признака. Например, для аналитики «Каталог контрагентов» значением является ООО «Протон».

Значение по аналитике – значение статьи бюджета для конкретного значения аналитики. Например, если к статье привязана аналитика «Каталог контрагентов», и значение статьи бюджета для значения аналитики ООО «Протон» равно 1000, то 1000 – это значение статьи бюджета по аналитике ООО «Протон».

Контроль исполнения бюджета – составная часть бюджетного процесса, позволяющая собой мониторинг производственно‑хозяйственной деятельности в контексте достижения бюджетных показателей.

Слой аналитики – определяет представление данных по аналитическому разрезу. В разных слоях данные можно представить либо как различные иерархии аналитических признаков, либо агрегировать по одному или нескольким аналитическим признакам. Например, слоем является часть значений аналитик, входящих в состав некоторой группы аналитик.

Спецификация внешнего фактора – совокупность следующих показателей: период действия внешнего фактора и значение внешнего фактора.

Стадия бюджетного процесса – числовой идентификатор бюджетного процесса. Например, стадии формирования бюджетов доходов можно снабжать числовыми идентификаторами, начинающимися с цифр 01, а стадии формирования бюджетов расходов – 02.

Статья бюджета – это основной показатель бюджета, который в большинстве случаев характеризуется следующими атрибутами: тип показателя (доход, расход, задолженность и т. п.), способ расчета, валюта показателя, аналитический разрез.

Типовая финансовая операция – сервисное средство для автоматического формирования финансовых операций и бухгалтерских проводок. Пользователь самостоятельно создает описание типовой финансовой операции, которое включает в себя ее наименование, статью бюджета, формулы для расчета суммы операции. Типовые финансовые операции группируются по видам операционных, первичных и иных документов и используются при регистрации часто и одинаковым образом проводимых финансовых операций. Описание типовой финансовой операции может также включать в себя корреспонденцию счетов бухгалтерских проводок и формулы для расчета сумм оборотов. Поэтому типовая финансовая операция может автоматизировать формирование как финансовых операций, так и бухгалтерских проводок.

Типовая форма бюджета – набор показателей (статей) бюджета, предназначенный для визуального представления бюджета.

Центр ответственности – элемент организационной структуры субъекта хозяйствования, имеющий собственный финансовый план. Например, центрами ответственности могут являться предприятия, входящие в состав одной корпорации.

Общий алгоритм бюджетирования в системе «Галактика»

В модуле «Управление бюджетом» реализована поддержка всех бизнес‑процессов бюджетирования. На основании этих бизнес‑процессов вырисовывается общий алгоритм эксплуатации модуля, который включает в себя несколько этапов.

На первой стадии работы с модулем следует произвести его настройку, чтобы максимально адаптировать продукт к своим потребностям и специфике конкретного предприятия. Данный этап характеризуется выполнением соответствующих операций и процедур: заполнение справочников, настройка параметров, и др. Применение механизма типовых форм бюджетов, список которых составляется в специально предназначенном справочнике, предоставляет возможность оперативного переключения с одного вида бюджета на другой простым выбором нужной формы из справочника. В частности, вы можете быстро переключиться с бюджета доходов на бюджет расходов. Кроме этого, привязав несколько групп аналитики к одному и тому же набору статей в разных типовых формах, можно рассматривать бюджет с разным уровнем детализации информации.

На следующей стадии производится формирование бюджета, другими словами – реализуется процесс планирования. Для разных бюджетных статей плановые данные формируются на основании ряда источников, перечень которых приводится ниже.

• Плановые данные, имеющиеся в модуле «Управление договорами». В частности, таковыми могут являться сведения, которые базируются на календарных планах отгрузок и платежей по заключенным договорам.

• Расчетные данные. По некоторым бюджетным статьям можно рассчитывать одни бюджетные показатели на основании других. Особенно часто данный механизм задействуется, например, для расчета статей бюджета движения денежных средств.

• Экспертные и статистические данные. Таковыми, в частности, могут являться сведения прошлых периодов планирования; информация, полученная из внешних источников; различного рода экспертные оценки, специальные статистические исследования, и т. д. В большинстве случаев такие сведения вводятся вручную.

• Данные прошлого периода с учетом динамики внешнего фактора, оказывающего непосредственное влияние на бюджетную статью или группу статей. Наиболее типичные примеры внешних факторов – индексы сезонных колебаний цен и спроса, индекс инфляционных или девальвационных ожиданий, индексы цен на услуги и товары, и др. Функциональные возможности модуля предусматривают привязку внешнего фактора к периоду планирования и бюджетной статье, на которую он непосредственно влияет. Также имеется возможность гибкой настройки различных вариантов динамики внешних факторов.

Ранее мы уже упоминали о том, что бюджетные показатели можно вводить вручную или формировать в автоматическом режиме – например, на базе информации, содержащейся в договорах либо иных зарегистрированных в программе документах.

ПРИМЕЧАНИЕ Для автоматического расчета бюджетных показателей модуль «Управление бюджетами» должен задействоваться совместно с другими модулями «Галактики» (например, модули «Управление договорами», «ХозОперации», и др.).

Моделирование различных вариантов бюджета относится к числу ключевых этапов бюджетирования. В «Галактике» реализована возможность создания, сравнения и анализа нескольких разных вариантов бюджета, содержимое которых соответствует различным сценариям конъюнктуры рынка или этапам согласования бюджета.

ПРИМЕЧАНИЕ Любой вариант бюджета можно зарегистрировать и сохранить в программе (иначе говоря, записать в базу данных модуля) и впоследствии использовать по мере необходимости.

К числу важнейших этапов бюджетирования относится также стадия согласования и утверждения. В частности, компании, являющиеся частью холдинга или корпорации, составляют свои бюджеты и передают их руководителям холдинга для согласования и утверждения. На основании бюджетов, полученных от подчиненных субъектов хозяйствования, руководство холдинга формирует агрегированный бюджет и, при необходимости – вносит в него требуемые корректировки. Разумеется, после этого соответствующие изменения в свои бюджеты должны внести и подчиненные компании. После этого они вновь отправляют свои бюджеты на согласование, и т. д. – до тех пор, пока не будет сформирован согласованный вариант бюджета, который и утверждается руководством холдинга. Для реализации подобных операций с бюджетами в «Галактике» предусмотрен механизм вариантов и статусов: например, бюджет может быть формируемый, согласованный, утвержденный, и т. д.

Еще один важный этап – формирование фактических показателей бюджета. Эти показатели характеризуют исполнение статей бюджета, которые были определены на этапе планирования. Большинство показателей можно формировать автоматически на основе оперативных и бухгалтерских данных системы «Галактика» с помощью встроенного механизма типовых финансовых операций. Однако наряду с этим показатели бюджета можно также вводить с клавиатуры. Фактические данные для различных статей бюджета могут формироваться на основе перечисленных ниже источников.

• Бумажные носители информации, созданные в неавтоматизированных подразделениях (отделах, службах). Такого рода информация вводится в модуль вручную.

• Бухгалтерская информация, имеющаяся в системе «Галактика». Эти данные рассчитываются с помощью встроенных алгоритмов обработки бухгалтерской информации.

• Оперативные данные, имеющиеся в системе «Галактика». В большинстве случаев эти данные берутся из модуля «Управление договорами». В системе реализована возможность разноски указанных фактических данных по статьям бюджета.

Важную роль в бюджетировании играет процесс сравнения бюджетов. В системе «Галактика» реализован удобный механизм сравнения бюджетов разных видов – например, плановых и фактических показателей, бюджетов разных периодов планирования, и т. д. При этом показываются как разности между показателями сравниваемых бюджетов, так и проценты выполнения плана.

Завершающий этап бюджетирования – корректировка данных. Суть его заключается в том, что по результатам анализа исполнения бюджетов проводится корректировка бюджетов на последующие периоды с учетом фактических данных.

Основные элементы и инструменты модуля «Управление бюджетом»

Основным элементом модуля «Управление бюджетом» является главное меню, которое находится вверху интерфейса (сразу под заголовком окна). Оно содержит пункты Документы, Операции, Отчеты, А (меню администрирования модуля), Н (меню настройки) и = (меню «Утилиты»). Команды главного меню предназначены для активизации соответствующих функций программы, а также для выбора режимов работы. Кратко охарактеризуем каждый пункт главного меню.

С помощью команд, включенных в состав меню Документы, осуществляется переход в режимы ввода, редактирования, просмотра и хранения бюджетов, а также для ведения книг финансовых операций (плановых, фактических и «по данным бух. учета»). Отдельная команда предназначена для вызова архива бюджетов.

Команды, находящиеся в меню Операции, предназначены для выполнения операций групповой модификации данных. Таковыми являются: расчет и формирование показателей бюджетов на основе операций, ранее зарегистрированных в книге финансовых операций; декомпозиция бюджетов по периодам планирования и центрам финансовой ответственности; агрегация бюджетов по периодам планирования и центрам финансовой ответственности; групповое копирование бюджетов, и др. Особо стоит отметить возможность распределения бюджетов одного центра финансовой ответственности по статьям бюджетов других центров финансовой ответственности с использованием баз распределения и моделей распределения, а также механизм пересчета информации в бюджетах. Также в программе предусмотрена возможность настройки и использования пакета заданий (пользователь самостоятельно формирует список заданий, которые будут выполняться без его участия, то есть автоматически), и обмена данными (экспорт и импорт) с внешними источниками.

Для выполнения анализа бюджетов, а также для получения отчетов, создаваемых на основании данных бюджетирования, предназначены команды, находящиеся в меню Отчеты.

В каждом модуле системы «Галактика» предусмотрены команды администрирования. Они объединены в меню – А‑, и модуль «Управление бюджетом» не является исключением из этого правила: с помощью соответствующих команд данного меню осуществляется контроль целостности базы данных, включая проверку каталогов бюджетирования, таблиц контрагентов, аналитики, классификатора документов, и др.

Команды меню настройки предназначены для ввода, редактирования, просмотра и вывода на печать самых разных каталогов и классификаторов модуля – например, Статьи бюджетов, Варианты бюджетов, Типовые формы бюджетов, Центры ответственности, Типы периодов планирования, Периоды планирования, и др.

С помощью команд последнего меню (меню =) осуществляется доступ к сервисным функциям системы «Галактика». Это меню также присутствует во всех модулях системы.

Перед тем как начать работу с модулем, нужно обязательно выполнить его предварительную настройку, потому что без присвоения значений некоторым параметрам полноценная эксплуатация модуля будет невозможной. Об этом пойдет речь далее.