Задание 3.3

Теперь осталось научиться оперировать с введенными данными.

1. Вы заполнили таблицу в порядке поступления товаров, а хотелось бы иметь список товаров по отделам, для этого примените сортировку строк:

1) выделите таблицу без заголовка и выберите команду Данные®Сортировка;

2) выберите первый ключ сортировки: в раскрывающемся списке Сортировать выберите «Отдел» и установите переключатель в положение по возрастанию (все отделы в таблице расположатся по алфавиту);

3) чтобы внутри отдела все товары размещались по алфавиту, выберите второй ключ сортировки: в раскрывающемся списке Затем по выберите «Наименование», установите переключатель в положение по возрастанию.

Теперь вы имеете полный список товаров по отделам.

2. Продолжим знакомство с возможностями баз данных Excel. Часто ежедневно нужно распечатывать список товаров, оставшихся в магазине (имеющих ненулевой остаток), но для этого сначала нужно получить такой список, т. е. отфильтровать данные. Фильтрацию можно осуществить следующим образом. Сначала нужно подготовить Пользовательский автофильтр. Для этого:

1) выделите таблицу со второй строкой заголовка (как перед созданием формы данных);

2) выберите команду меню Данные®Фильтр®Автофильт;

3) снимите выделение с таблицы.

3. У каждой ячейки заголовка таблицы появилась кнопка, (она не выводится на печать) позволяющая задать критерий фильтра. Следует оставить все записи с ненулевым остатком. Раскройте список ячейки «Кол-во остатка», нажав на созданную вами кнопку Автофильтра в этом столбцу, и выберите 0. Вместо полного списка товаров, вы получили список непроданных на сегодняшний день товаров. Можно известным нам способом вставить формулу подсчета общей суммы остатка (в режиме фильтра будет подсчитана сумма выведенных на экран данных). Фильтр можно усилить. Если дополнительно выбрать какой-нибудь конкретный отдел, то можно получить список непроданных товаров по отделу.

4. Для того, чтобы снова увидеть перечень всех непроданных товаров по всем отделам, нужно в списке Отдел выбрать критерий Все.

5. Но и это еще не все возможности баз данных Excel. ежедневно нет необходимости распечатывать все сведения о непроданных товарах, нас интересует только «Отдел», «Наименование» и «Кол-во остатка». Можно временно скрыть остальные столбцы. Для этого выделите столбец №, вызовите контекстное меню (правой клавишей мыши в тот момент, когда указатель мыши находится внутри выделения) и выберите команду Скрыть. Таким же образом можно скрыть и остальные столбцы, связанные с приходом, расходом и суммой остатка. Вместо команды контекстного меню можно воспользоваться командой горизонтального меню Формат®Столбец®Скрыть.

Восстановите все данные в полном виде с перечнем всех товаров: в пункте меню Данные® Фильтр уберите отметку команды Автофильтр.

Контрольные вопросы

1. Какое расширение имеют файлы электронных таблиц Excel?

2. Перечислите основные элементы окна Excel. В чем основные отличия окна Excel от редактора Word?

3. Какая информация отображается в Поле имени? Для чего нужна Строка формул?

4. Как произвести ввод данных в ячейку и зафиксировать их? Как дополнить содержание ячейки?

5. Что такое интервал ячеек? Какими способами можно выделить столбец, строку, всю таблицу?

6. Какими способами изменить ширину столбца, строки?

7. Какими способами можно скопировать, переместить, удалить содержание ячейки?

8. Что такое Маркер заполнения и какие операции с помощью него можно произвести?

9. С какого знака начинается задание формулы в Excel? Как можно просмотреть формулу, которая содержится в ячейке? Какой формулой задается суммирование интервала ячеек?

10. Как произвести обрамление таблицы? Каким образом можно изменить шрифт текста в ячейке?

11. Опишите способ изменения ориентации текста в ячейке. Какие дополнительные возможности ориентации текста в ячейке предоставляют электронные таблицы Excel по сравнению с редактором Word?

12. Какими способами можно заполнять данными таблицу в Excel?

13. В каких случаях удобно использовать Фильтры? Как с помощью команды Автофильтра произвести фильтрацию списка при заданном условии отбора?

14. Какими способами можно скрыть некоторые столбцы таблицы? Как вернуть скрытые столбцы?