Cоздание и форматирование сложных комплексных документов

Цель лабораторной работы: Изучить возможности обработки сложных документов в MS Word, а именно, использование стилей, оглавления и указателей, сносок, перекрестных ссылок, нумерации страниц. Ознакомиться с режимом структуры документа.

Задание 1. Откройте документ Задание.doc и сохраните к себе в папку.

Задание 2. Работа со стилями. Применить необходимые стили к абзацам и изменить форматы стилей в соответствии с требованиями.

Рекомендации к выполнению:

1. Примените стиль Название к названиям разделов. Для этого:

· выделите первое название раздела (ВВЕДЕНИЕ);

· выберите из группы Стили на вкладке Главная образец НАЗВАНИЕ,

· аналогично оформите название ЗАКЛЮЧЕНИЕ, СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ, ПРИЛОЖЕНИЕ А.

2. Измените формат стиля НАЗВАНИЕ. Для этого:

· выделите слово ВВЕДЕНИЕ, откройте окно Стилей ивыберитестиль Название правой кнопкой мыши вызовите контекстное меню и выберите команду Изменить;

· убедитесь, что в окне Изменение стиля в Имени стиля указан стиль НАЗВАНИЕ;

· в окне Изменение стиля включите переключатель Обновлять автоматически, затем нажмите кнопку Формат и из выпадающего списка выберите команду Шрифт... Задайте шрифт Times New Roman, полужирный, размер 20 и нажмите ОК;

· снова нажмите кнопку Формат и из выпадающего списка выберите команду Абзац... На вкладке Отступы и интервалы задайте для заголовка выравнивание по центру, отступ первой строки нет, отступ слева и справа 0 см, интервал перед 0 пт, интервал после 12 пт, а на вкладке Положение на странице включите флажок с новой страницы и нажмите ОК;

· в окне Изменение стиля нажмите кнопку ОК.

Примечание: все другие стили не должны быть помечены.

7. Нажмите кнопку ОК в окне Параметры оглавления и подтвердите вставку оглавления нажатием кнопки ОК в окне Оглавление.

8. На первой странице появится автоматически сформированное на основании заголовков оглавление документа. Если подвести указатель мыши к какому-либо пункту оглавления, он примет вид ладошки и нажав левую кнопку мышью, можно переместиться к указанному пункту.

9. Сохраните изменения в документе.

Задание 4. Вставка в документ номеров страниц, колонтитулов, примечаний.

Рекомендации к выполнению:

1. Пронумеруйте страницы в документе, выполнив следующие действия:

· выполните команду Вставка - Номер страницы;

· раскройте список и выберите значение Вверху страницы, а из списка Выравнивание выберите любое положение.

· выполните команду Вставка - Номер страницы затем выбрать Формат номера страницы;

2. в поле начать с: установите значение 2 и нажмите кнопку ОК

3. вставьте колонтитулы в документ: верхний - слева Ваша Фамилия, нижний - полное имя файла (для этого на вкладке Вставка в группе Колонтитулы выберите либо шаблон или изменить колонтитул) и введите соответствующее название.

1. Вставьте по тексту примечание:

· установите курсор перед словом Сноски (в начале первого абзаца первой главы);

откройте вкладку Рецензирование в группе Примечание выберите Создать примечание [A1];

· в появившейся области наберите следующий текст примечания: Сноски – это дополнительный текст, который повышает удобочитаемость и компактность основного текста.

Задание 5. Вставка в документ сносок, закладок, перекрестных ссылок.

Рекомендации к выполнению:

1. Сделайте в документе обычную сноску [2] на литературу, выполнив следующие действия:

· установите курсор в конце последнего абзаца раздела СНОСКИ;

· откройте вкладку Ссылки и Вставить сноску;

· в окне Сноски включите флажок Сноски, из списка положение выберите Внизу страницы, установите Формат - Другой (установив курсор в поле Другой), нажмите кнопку Символ и в появившемся окне выберите символ *, нажмите ОК. Нажмите Вставить в окне Сноска. При этом в тексте появится символ сноски, а курсор переместится в конец страницы в специально отведенное место;

· введите текст сноски: Беленький Ю.М., Власенков С.Ю. Microsoft Word 2000. СПб.: БХВ – Санкт-Петербург, 2000. – 992с.;

2. Сделайте в документе концевую сноску на литературу, выполнив следующие действия:

· установите курсор в конце первого абзаца пункта 4.1;

· откройте вкладку Ссылки и Вставить концевую сноску;

· в окне Сноски включите флажок Концевые Сноски, из списка положение выберите В конце документа, из списка Формат номера выберите понравившийся Вам. Нажмите Вставить в окне Сноска. При этом в тексте появится символ сноски, а курсор переместится в конец документа в специально отведенное место;

· введите текст сноски: Виллет Э. Библия пользователя: Microsoft Office 2000 – М.: Диалектика, 2002. –. 1040 с.

3. Вставьте закладки [3] в тексте на подразделы:

· установите курсор в конце заголовка «4.1.Исправления». Выполните команду Вставка – Ссылки - Закладка. В окне Закладка в поле Имя закладки наберите раздел41 (без пробела) и нажмите кнопку Добавить. Аналогично вставьте закладку на абзац «4.2 Сохранение нескольких версий документа» с названием соответственно раздел42;

· выполните Замену. Выполните Главная/Редактирование/Заменить. В появившемся окне Найти и заменить выберите вкладку Перейти и Объект перехода - Сноска. В поле Введите номер сноски наберите *. Нажмите кнопку Перейти и убедитесь, что курсор установился в то место, где находится указанная вами сноска. В окне Найти и заменить выберите Объект перехода - Закладка. В поле Введите имя закладки из списка выберите - раздел42. Нажмите кнопку Перейти и убедитесь, что курсор установился в то место, где находится указанная вами закладка, закройте окно Найти и заменить;

· известным Вам способом в конце заголовка ПРИЛОЖЕНИЕ А вставьте закладку с именем ПриложениеА.

4. Вставьте перекрестные ссылки:

· установите курсор в конец второго абзаца раздела ВВЕДЕНИЕ;

· выполните команду Вставка–Ссылки–Перекрестная ссылка;

· в появившемся окне Перекрестные ссылки выберите Тип ссылки - Сноска. В поле Для какой сноски должна быть активной строка Беленький Ю.М., Власенков С.Ю. Microsoft Word 2000.... Нажмите кнопку Вставить и закройте окно Перекрестные ссылки. Подведите указатель мыши к значку перекрестной ссылки * в тексте и нажмите на него. Убедитесь, что курсор переместился на сноску;

· установите курсор в конец последнего абзаца второго раздела РАБОТА СО СТИЛЯМИ. Выполните последовательность команд Вставка – Ссылка – Перекрестная ссылка. В появившемся окне Перекрестные ссылки выберите Тип ссылки - Закладка. В поле Для какой закладки должна быть активной строка Раздел41. Из списка Вставить ссылку на выберите Номер страницы. Нажмите кнопку Вставить и закройте окно Перекрестные ссылки. Подведите указатель мыши к значку перекрестной ссылки в тексте и нажмите на него. Убедитесь, что курсор перешел на текст 4.1 Исправления.

5. Сохраните файл под тем же именем.

Задание 6. Вставить названия таблиц, рисунков и сформировать списки иллюстраций.

Рекомендации к выполнению:

1. Установите курсор на строку под первым рисунком.

2. Откройте вкладку Ссылки – Названия – Вставить название. В появившемся окне в поле подпись выберите Рисунок. Нажмите кнопку Нумерация, активизируйте переключатель – Включить номер главы и укажите разделитель – точку. В окне Нумерация названий нажмите ОК. В поле Название после слова Рисунок 3.1 наберите текст Диалоговое окно «оглавления и указатели» и нажмите ОК. Расположите подпись рисунка По центру.

3. Аналогично назовите остальные рисунки.

4. Выделите первую таблицу.

5. Откройте вкладку Ссылки – Названия – Вставить название. В появившемся окне в поле подпись выберите Таблица, положение - Над выделенным объектом. В качестве названия таблицы наберите Работа с примечаниями и нажмите кнопку ОК.

6. Аналогично вставьте название для второй таблицы Ответы на тест.

7. Установите курсор в конец документа (перед текстом концевой сноски) и наберите текст ПРИЛОЖЕНИЕ В. Перейдите к следующей строке, нажав клавишу Еntег. Наберите текст ПЕРЕЧЕНЬ РИСУНКОВ и нажмите клавишу Еntег. Для вставки в текст списка иллюстраций Откройте вкладку Ссылки – Названия – Список иллюстраций.

8. В появившемся окне на вкладке Список иллюстраций, установите Форматы - Изысканный. Название - Рисунок и нажмите кнопку ОК.

9. Наберите текст ПЕРЕЧЕНЬ ТАБЛИЦ (после списка рисунков) и нажмите клавишу Еntег.

10. Откройте вкладку Ссылки – Названия – Список иллюстраций.

11. В появившемся окне на вкладке Список иллюстраций установите Форматы – Изысканный, Название- Таблица и нажмите кнопку ОК.

12. Примените стиль НАЗВАНИЕ к абзацу ПРИЛОЖЕНИЕ В.

13. Примените стиль ОБЫЧНЫЙ (с параметрами: выравнивание абзаца - по центру, шрифт Times New Roman, 14, полужирный) к следующим абзацам: ПЕРЕЧЕНЬ РИСУНКОВ, ПЕРЕЧЕНЬ ТАБЛИЦ.

14. Сохраните изменения в документе.

Задание 7. Обновление содержания.

Рекомендации к выполнению:

1. Перейдите на первую страницу документа.

2. Нажмите правую кнопку мыши внутри поля оглавления, из появившегося контекстного меню выберите пункт Обновить поле. В появившемся окне Обновление оглавления включите флажок Обновить целиком, нажмите ОК.

Примечание: флажок Обновить только номера страниц выбирается в том случае, если вы только добавляли или изменяли основной текст.

3. Сохраните файл.

Задание 8. Просмотреть документ в разных режимах просмотра. Изучить режим структуры.

Рекомендации к выполнению:

1. Просмотрите Ваш документ в разных режимах просмотра, используя группу кнопок переключения режимов. Последовательно нажимайте кнопки и обращайте внимание на изменения на экране.

2. Поработайте в режиме структуры:

· перейдите в режим структуры с помощью кнопки Режим структуры. Вкладка Вид – Режимы просмотра документов - Структура;

· просмотрите заголовки первого уровня, выбрав из списка Показать уровень строку Показать уровень1;

· просмотрите заголовки первых двух уровней, выбрав из списка Показать уровень строку Показать уровень2;

· выберите из списка Показать уровень строку Показать все уровни и обратите внимание, что изменилось на экране;

· выделите слово ВВЕДЕНИЕ и установите для него стиль Заголовок2. Просмотрите заголовки первых двух уровней и обратите внимание, что изменилось на экране;

· выделите слою ВВЕДЕНИЕ и повысьте уровень при помощи кнопки Повысить уровень и обратите внимание, что изменилось на экране;

· перейдите в режим разметки страницы;

· выделите абзац ВВЕДЕНИЕ и установите для него стиль НАЗВАНИЕ

3. Сохраните изменения в документе.

Задание 9. Вставьте предметный указатель [4] в конец документа.

Рекомендации к выполнению:

1. Создайте файл-словарь для предметного указателя. Для этого:

· создайте новый документ, в нем создайте таблицу из двух столбцов следующего вида:

Примечание: первый столбец – это текст, который следует найти и поместить как элемент указателя (для указания на все упоминания данного понятия необходимо, чтобы в столбце 1 оно упоминалось во всех форматах); второй столбец - это ключевое понятие, которое должно быть использовано в предметном указателе в конце текста.

· сохраните документ в своей папке под именем Словарь.

2. Выполните автопометку понятий в тексте. Для этого:

· перейдите в документ, для которого создастся предметный указатель;

· на вкладке Ссылки в группе Предметный указатель выберите Предметный указатель. В открывшемся окне Указатель нажмите кнопку Автопометка, в появившемся окне укажите Вашу папку и выделите файл Словарь и нажмите кнопку Открыть.

Примечание: В документе выполняется автоматический поиск каждого элемента, содержащегося в первом столбце файла словаря. В качестве элемента предметного указателя используется соответствующий текст из второго столбца.

3. Вставьте предметный указатель в конец документа. Для этого:

· установите курсор в конец документа (после всех приложений). Наберите текст «Предметный указатель» и нажмите клавишу Еntег;

· на вкладке Ссылки в группе Предметный указатель выберите Предметный указатель;

· на вкладке Указатель выберите формат – Классический, колонки -2 и нажмите кнопку ОК;

· выделите текст Предметный указатель и установите для него стиль НАЗВАНИЕ.

4. Обновите содержание вашего документа.

5. Сохраните файл.

[1] Оглавление можно создать, выбрав стили заголовков — например, «Заголовок 1», «Заголовок 2» или «Заголовок 3», — которые требуется включить в оглавление. Приложением Word будет выполнен поиск заголовков, соответствующих выбранным стилям. После этого для каждого из элементов оглавления будут заданы форматирование и отступ, соответствующий стилю заголовка, а затем оглавление будет размещено в документе.

Microsoft Office Word 2007 включает коллекцию стилей заголовков. Пометьте элементы оглавления и выберите стиль оглавления из коллекции. Office Word 2007 автоматически создает оглавление из помеченных заголовков.

[2]Сноски используются в документе для пояснений, комментариев и ссылок на другие документы. При этом для подробных комментариев лучше использовать обычные сноски, а для ссылок на источники — концевые.

[3] Закладка указывает на фрагмент текста, которому присвоено уникальное имя. Это имя можно использовать для последующих ссылок. Например, с помощью закладки можно обозначить текст, который необходимо проверить позже. Вместо поиска текста по всему документе можно перейти к нему при помощи диалогового окна Закладки.

К закладкам можно добавлять перекрестные ссылки. Например, вставив закладку в документ, можно создать перекрестные ссылки, указывающие на этот фрагмент из других фрагментов текста.

Предметный указатель содержит список терминов и тем, рассматриваемых в документе, с указанием страниц, на которых они упоминаются. Чтобы его создать, в документе следует пометить элементы предметного указателя (т. е. указать имя основного элемента и перекрестных ссылок в документе), а затем выполнить сборку предметного указателя.

[4]

[A1]Примечания (Примечание. Заметка или примечание, добавленное автором или рецензентом в документ. В Microsoft Word примечания отображаются в выносках на полях документа и в области проверки.) добавляются в выноски (Выноски. В режиме предварительного просмотра или режиме веб-документа выноски исправлений отображают элементы исправлений, такие как комментарии и исправления на полях документа. Такие выноски позволяют упростить просмотр и ответы на комментарии и исправления рецензентов.), отображаемые на полях документа. Можно скрыть примечания, сделав их невидимыми.

Если отображение примечаний при рецензировании документа нежелательно, необходимо их удалить. Чтобы определить, остались ли в документе примечания, нажмите кнопку Показать разметку на вкладке Рецензирование в группе Отслеживание