Экономим время

Вы наверняка не задумывались, сколько времени тратите на пустые разговоры, на задания, выполнение которых не входит в ваши обязанности, или просто на поиски нужной в данный момент бумаги. Подсчитайте, и полученный результат может неприятно удивить. Теперь умножьте его на количество рабочих дней, и вы поймете, почему до сих пор, к примеру, не стали начальником, почему вас не ценят и не платят столько, сколько положено сотрудникам соответствующей позиции, или почему вы хотите поменять место работы. При этом время — потрясающий капитал, который дан каждому от рождения.

Сегодня любые процессы можно ускорить благодаря, например, компьютеру. Представьте себе, как хорошо было бы озвучить монитору задание, которое дало вам руководство, и по прошествии нескольких секунд получить на экране необходимый ответ с нужными данными, обоснованиями и выкладками, а потом прийти к шефу, отрапортовать и получить похвалу. Когда-нибудь, возможно, так и будет, но пока ваше рабочее место потому и существует, что без вас как специалиста в организации не обойтись. Всему свое время, мы живем здесь и сейчас. Недаром поэт советской поры Александр Куш-нер сказал: "Времена не выбирают, в них живут и умирают". Разберемся, чего нам не хватает, чтобы успешно управлять своим рабочим временем. На это потребуется время, но это выгодное вложение, которое впоследствии окупится.

Спокойно подумайте, как сэкономить на работе уходящие секунды, минуты, часы. Например, почему для пустой беседы вы способны все бросить, а для выполнения важного задания — нет. Правильно — потому что праздная болтовня не требует от вас усилий, а дело нуждается в особой концентрации внимания. Позже поговорим об этом подробнее, а сейчас разложим по полочкам все "за" и "против".

Начнем с того, что необходимо уметь отделять первоочередное от второстепенного, срочное — от того, что может

подождать. Выполнили важное задание — рассыпайтесь в словесных фейерверках, если вам это необходимо. Однако у нас всегда наоборот. Существует еще одна неприятная проблема: вы не можете заставить себя сесть и сделать. Определите, в чем загвоздка: не знаете, как приступить к заданию, не понимаете, как его выполнить за столь короткий срок, жалеете, что вообще ввязались в это дело, вам просто лень или страшно. Допустим, вам поручили то, чего никто еще в вашем отделе не делал. Ничего принципиально нового, но страшновато. "Вдруг я не справлюсь?" — думаете вы и откладываете дело на неопределенный срок. Не совсем подходящий выход. Начните с вопроса, который задавал себе по утрам мастер эпатажа Сальвадор Дали: "Что еще сегодня сделает этот гений?" Конечно, он имел в виду себя. Или напишите большими буквами: "Лучший сотрудник в области решения сложных (грандиозных, масштабных, самых ответственных) задач" и положите перед собой. Этот настраивающий маневр обязательно подтолкнет вас к действию, а в процессе поймете и все остальное, что вас беспокоит. Например, можно ли справиться с заданием в столь ограниченный срок. Главное, чтобы вас никто и ничто не отвлекало. Следующий шаг к успеху — научиться говорить "нет" искушениям и соблазнам, а также похитителям вашего рабочего времени. "Время — деньги", как написал еще в 1748 году известный ученый и политический деятель Бенджамин Франклин в своем сочинении "Молодому купцу", но мы об этом постулате почему-то забываем, когда дело касается выполнения служебных обязанностей. Одна моя знакомая бизнес-леди, большая умница, человек увлекающийся и очень коммуникабельный, вынуждена основное время работать дома. Раньше в ее офис уже к двенадцати часам дня подтягивались друзья и мешали ей работать: "Лена, что ты все сидишь за бумагами? Поехали обедать в новый ресторан! Не пойти ли нам в бутик?" Вместо того чтобы отказать доброжелателям, женщина упускала выгодные контракты, те отслеживала уже имеющиеся и в результате теря-

ла большие деньги. В удручающем положении дел она был виновата сама: не умела сказать "нет", когда это было нужно. Делать это, как уже говорилось, большое искусство. Если вы относитесь к категории людей, которые не умеют отказывать, усвойте следующие основные правила.

Как говорят психологи, не вешайте на себя обезьян: если вас попросили что-то сделать, а вы очень заняты, не берите на себя обязательств. Так и скажите: "Ничего обещать пока не могу".

Сначала войдите в положение просящего, чтобы не обидеть его, затем мысленно просчитайте возможные последствия своего отказа и скажите приблизительно следующее: "Я, конечно, понимаю, насколько это важно для тебя, но сейчас никак не могу".

Обязательно предложите альтернативное решение. Например, к предложению в предыдущем пункте добавьте: "Попросите Ивана Степановича, он разбирается в этом вопросе лучше меня".

Если вам предстоит кому-то отказать, не избегайте неприятного разговора ("Для Ивановой меня сегодня нет" — знакомая фраза?). Лучше сразу объяснитесь с человеком: и он не будет питать иллюзий, и у вас гора с плеч.

Отказывая на работе, особенно важно показать, что этого требуют интересы дела, что вы руководствуетесь не личными мотивами: "Ценю вашу настойчивость и бесконечное обаяние, но предложенное вами вложение средств нашей фирмы никак не вписывается в бюджет рекламной кампании на этот год".

Старайтесь улучшать собственные коммуникационные навыки и организованность. В связи со всем вышеперечисленным на работе необходимо научиться общаться быстро и эффективно, тогда вы с полным правом сможете считать, что, если ваши сослуживцы или тем более подчиненные не сразу реагируют на ваши четкие указания, это их проблемы.

Постарайтесь и сами быстро улавливать суть того, что вам говорят и о чем просят. Допустим, ваш секретарь долго описывает, что ее мобильный в ремонте, рабочий компьютер

повис, в факсе закончилась бумага, у сына день рождения и он позвал друзей. Вы сразу понимаете, к чему она клонит, поэтому остановите собеседницу: "Тебе нужно сегодня пораньше домой? Ты свободна". Пусть на объяснения уходит как можно меньше вашего времени. Секретарь уйдет домой, а вы останетесь и будете работать еще два часа.

Если чувствуете, что разговор слишком резкий, смягчите его фразой типа: "Как приятно иметь дело с таким обязательным (внимательным, энергичным, деловым, толковым, демократичным) человеком, как вы". Если вы начальник, научитесь функционально и эффективно делегировать полномочия и не забывайте контролировать процесс выполнения заданий. Возможно, то, что вам понятно с полуслова, для вашего подчиненного не так очевидно.

Не жалейте времени на то, чтобы разобрать бумаги на рабочем столе. Все необходимое должно быть перед глазами. Расстаньтесь со старыми записями и документами. Только если вы точно знаете, что данные документы когда-нибудь понадобятся, создайте архив: папка номер такой-то, хранить до такого-то. В указанное время не поленитесь еще раз просмотреть бумаги и уничтожить ненужные. Не зацикливайтесь на прошлом — начнутся мысли вроде "вот тогда мы делали это так, а надо было бы и лучше", и вы потеряете необходимый темп.

Еще один момент. Какой бы ни была ваша работа — перекладываете вы бумажки в приемной, стоите днями у ксерокса или рисуете картины в мастерской, — свой КПД сделайте максимальным. Будьте ответственны, даже незначительную на первый взгляд мелочь учитесь делать качественно. Помните: сделанное плохо придется исправлять. Это необходимо, чтобы эффективно использовать свое время, а значит, быть на хорошем счету и продвигаться по служебной лестнице, да и просто чтобы уважать себя.

Большую часть времени на работе поглощает непродуктивное общение с окружающими: пустые разговоры, совещания и нескончаемые отчеты. Однако причина нехватки

времени не только в лени. Большое значение имеет и недостаточный отдых в перерывах между делами — это доказали результаты соцопроса, в котором приняла участие тысяча респондентов — сотрудников московских фирм. Так, обеденный перерыв 70 % из них длится менее часа. При этом 55 % работников предпочитают перекусить прямо на рабочем месте. По словам 69 % опрошенных, в результате недостаточного полуденного отдыха они настолько сильно устают, что им приходится отменять запланированные на вечер мероприятия. 73 % указали на спад энергии во второй половине дня, который приводит к потере примерно 30 минут рабочего времени ежедневно. Отсюда вывод: как работодатели, так и вы сами должны следить, чтобы эффективно отдыхать от работы, хотя закона, согласно которому сотрудники обязаны отдыхать не менее часа в течение рабочего дня, не существует. У кого-то обеденный перерыв длится час, у кого-то 45 минут. Однако промежуточный отдых может значительно повысить производительность и снизить число неявок на работу, связанных с чрезмерной усталостью и стрессами. Не бойтесь расслабляться на рабочем месте. Вот несколько рекомендаций. Делайте небольшие перерывы, хотя бы чтобы выпить чаю. Распределяйте дела в течение дня так, чтобы не пришлось проводить весь день за компьютером. Прогуливайтесь на свежем воздухе во время обеденного перерыва. Регулярно проветривайте офис.

Еще один совет. Если на работе приходится выполнять разные действия (звонить по телефону, просматривать документы, общаться с коллегами, партнерами и клиентами), то лучше планировать рабочий день по блокам. Например, утром — блок исходящих и входящих звонков, днем — общение, к вечеру — работа с документами. Если вы будете планировать день блочным способом, меньше времени будет потеряно на адаптацию и переключение.

Последний совет. Не забывайте о принципе закрытых часов, то есть для концентрации и тщательного выполнения

важных дел, когда нельзя допустить ошибку, лучше уединиться, не принимать посетителей и не отвечать на звонки. Пусть это будет один час утром, днем или вечером, и важная работа будет выполнена качественно и без ошибок.