Точность — вежливость королев

В любом деле главное — не просто прибыть на встречу, а сделать это вовремя. Вы — королева своей жизни, поэтому должны отличаться точностью и пунктуальностью. Никогда не позволяйте себе приходить на встречу в последнюю минуту. Однако часто случается, что кто-то приходит за полчаса до встречи, а потом еще ожидает контрагента. Давайте рассмотрим типичные варианты прихода.

Вовремя: вы приходите на 5-10 минут раньше начала встречи. У вас есть время спокойно раздеться, выпить чаю в приемной и собраться с мыслями. Этот режим с незнакомыми людьми, особенно более нужными вам, чем вы им, лучше применять по умолчанию. Естественно, полезно иметь заранее заготовленный наполнитель времени ожидания — книгу или список исходящих несрочных телефонных звонков. Если в силу непредвиденных обстоятельств вы слегка опоздаете, то вряд ли заставите человека ожидать вас более пяти минут, что приемлемо.

Академическое опоздание — до 15 минут. Нормально при встрече со знакомыми и коллегами, но только если встречаются два-три человека; если больше, такое опоздание некорректно.

Гибкий процесс: если предстоит коллективная встреча, во время которой кто-то может подключаться, кто-то — на время покидать ее, то регламент довольно гибкий,

Форс-мажорные обстоятельства

Рассчитывайте не столько на свои планы и ожидания, сколько на то, что ситуация, а с ней и планы, может измениться.

Например, вам сказали: "Подъезжайте в такое-то время по такому-то адресу, мой мобильный такой-то". Вы подъехали, никто из прохожих не -знает, где находится улица Цветочная, карту города вы забыли в офисе, мобильный вашего контрагента недоступен, а узнать номер офисного вам не пришло в голову.

Во избежание подобных ситуаций запасайтесь не только информацией, необходимой для осуществления планов, но и дополнительной, которая поможет, если что-то изменится.

Обязательно позвоните за несколько часов до начала и подтвердите встречу, в случае форс-мажора позвоните и сообщите, что можете задержаться, Затраты времени на такую перестраховку— пара минут, а вам они помогут сэкономить много сил и времени. Такими действиями вы также подкрепляете свой имидж человека ответственного, пунктуального и исключительно внимательно относящегося ко всем договоренностям и обязательствам.

Вот контрольный список, которым я настоятельно рекомендую пользоваться при планировании встреч.

Карта города — если приходится брать ее с собой из машины в офис и обратно, заведите запасной экземпляр.

Расчет времени на дорогу с учетом резервов (пробки, неожиданно опустевший бак и т. д.). Эту информацию желательно сохранять в письменном виде для возможного последующего использования вами или вашими коллегами.

Вопросы контрагенту — все номера телефонов (его рабочий и мобильный, общий офисный, секретаря, заместителя);

есть ли контрольно-пропускной режим; как найти здание (если адрес сложный) и офис внутри его.

Не менее полезным будет не только добывать такую информацию, но и хранить ее. При подготовке ко второй встрече с клиентом эти записи окажут неоценимую услугу.