Не приносите otчеты домой

Женщины озабочены организацией рабочего дня больше, чем планированием времени дома, поскольку второе напрямую зависит от первого.

Прямо сейчас обратите внимание на свое состояние. Уверена, в то время, когда вы читаете эту книгу, на плите варится суп, в стиральной машине крутится белье, должна прийти в гости свекровь, а ночью вас ждет завершение работы, не доделанной в офисе. Результат — стрессовое состояние, о котором вы можете и не подозревать, поскольку привыкли к нему. Вам срочно нужно снижать уровень стресса, но популярные сегодня фитнес-клуб, сауна или персональный массажист не помогут, если вы сами не возьметесь за это.

Избежать нервного напряжения из-за патологической нехватки времени можно с помощью тайм-менеджмента. Он требует определенных усилий — ответственности и силы воли, однако поможет тем, кто устал тонуть в неоконченных делах и просроченных планах. Смысл тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вы управляли временем, а не оно вами. Все выгоды от этого должны приносить удовольствие, а не чувство неполноценности, поэтому воспринимайте все планы и графики как нечто, сохраняющее для вас каркас дня, а не его жесткую структуру.

В планировании дел не перестарайтесь и не впадайте в крайности. Например, с самого начала пресеките в себе тягу к заорганизованности. Случается, человек пытается запланировать каждое мелкое дело и занять себя чем-либо полезным в любую свободную минуту. Это приводит к тому, что даже просмотр фильма он считает пустой тратой времени, а все потому, что у таких людей отсутствует навык определения приоритетов, для них любая мелочь — это очень важное, безотлагательное дело. Не стоит каждые 15 минут сверять действия с планом и казнить себя за то, что не укладываетесь в него. Это приведет скорее к панике, чем к улучшению самоорганизации. Не ставьте себя в жесткие рамки: пусть в вашем графике будет своего рода люфт. Например, если на

то, чтобы утром приготовить семейству завтрак, привести себя в порядок, вовремя выйти из дома и отвести ребенка в детский сад, вам нужно два часа, увеличьте это время минут на 10 — встаньте пораньше. Даже если вы уложитесь в отведенные 120 минут, запасные 10 пригодятся в пробке по дороге на работу или чтобы выпить кофе перед началом трудового дня.

Одно дело — вовремя прийти на работу, и совсем другое — вовремя уйти из офиса, чтобы ваш ребенок не коротал вечер в детском саду наедине с няней, когда все дети давно дома. Хорошо, если муж может забрать его из детского сада, но он может быть занят. Муж может позволить себе задержаться на работе и обделить вниманием семью, а жена нет, Необходимо владеть временем. Вы можете возразить, что его не растянешь на нужную длину. Совершенно верно. Многие мечтают это сделать. Например, добавить к суткам или к рабочему дню пару часов. Наверняка подобные мысли посещали и вас. Ответьте тогда на вопрос: почему пару часов, а не три или десять?

Однажды я услышала подобные рассуждения от своей знакомой. Женщина жаловалась на постоянную нехватку времени. Она спала по четыре часа в сутки и ничего не успевала. Дома по утрам мыла посуду после вчерашнего ужина, поэтому губы красила уже по дороге на работу, стоя на светофоре. В течение дня ей удавалось завершить только две трети запланированных дел, хотя она постоянно задерживалась в офисе на час-полтора. Этот заветный час Анна мечтала добавить к рабочему дню. На мой вопрос, почему она решила, что именно столько времени ей нужно, женщина ответила, что если точно собирается уйти с работы в шесть, уходит в семь, если решит, что в семь — получается не раньше восьми. Она сделала вывод, что ей не хватает одного часа. Я предложила ей альтернативный вариант — решать уходить в пять. Это была шутка, хотя и не лишенная смысла. Мое предложение Анна восприняла всерьез и ответила, что она и так ничего

не успевает, поэтому и нужно добавить, а не убавить этот час. Я поинтересовалась, чем она занимается в дополнительное время.

"Например, документы серьезные составляю, — ответила Анна. — Я быстро переключаюсь, но в течение дня не могу полностью сосредоточиться, а вечером все расходятся, тихо, спокойно. Бывает, что за день накапливаются мелочи — это не посмотрела, тому не позвонила, что-то не проверила, документ за подчиненным не исправила. На следующий день такие хвосты всплывают в самый неподходящий момент". При этом вид у нее был такой странный, что захотелось уточнить, чем она занята в неподходящие моменты. Оказалось, либо ничем, либо мелкими текущими делами, не требующими больших усилий, то есть значительная часть дневного времени тратилась впустую, а основная работа делалась вечером. Это происходило не потому, что ей мешали сосредоточиться, а из-за лени.

Помните песню из телесериала "Семнадцать мгновений весны", в которой поется: "Не думай о секундах свысока"? Автор этих слов попал в точку. На работе как раз о них мы и забываем, покуривая, болтая и попивая чай-кофе. Безусловно, у каждого свой темперамент: кто-то быстро принимает решения, а кому-то нужно подумать. Однако это никогда не служило оправданием лени, пустого времяпрепровождения и распущенности. Как тут не вспомнить еще одно известное высказывание из драмы "Баня" Владимира Маяковского: "Время, вперед!" Не забывайте и вы, что время действительно неумолимо бежит вперед и наша задача — не гнаться за ним, а научиться управлять им, чтобы оно летело туда, куда мы укажем. Для этого просто заставьте время работать на вас. Верный путь — не жаловаться на жизнь, тратя на это драгоценные минуты, а брать от нее все, что возможно.

У каждого дня должен быть план.

Как уже говорилось, правильных ответов в тайм-менеджменте не существует. Для одного правильно одно, другому

же это совершенно не подходит. Однако одна непреложная истина тайм.-менеджмента такова: план дня должен быть.

Признайтесь, такое бывало не раз: десять входящих электронных писем, пять наклеек на мониторе, двадцать пять напоминаний в уме и крестики на руках. Это — не план дня. План дня должен быть в одном месте и обязательно в письменном виде. На каком носителе — не принципиально, главное, чтобы вам было удобно.

Частое возражение против планирования дня состоит в том, что все быстро меняется. Именно для таких ситуаций необходимы планы. Вы ведь не планируете утренний душ или чистку зубов. План существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства. План — это как раз хороший способ ориентироваться в изменяющихся обстоятельствах.

В первую очередь нужно помнить о том, что план обязательно должен быть материальным (на бумаге или в электронном виде). Даже если вы уверены, что у вас отменная память, не стоит чрезмерно полагаться на нее: материализуйте список задач на день. Голова человека не способна удерживать слишком много информации одновременно, поэтому обязательно записывайте все задачи на день и регулярно просматривайте этот список в течение дня. На это уйдет всего несколько минут, но даст возможность контролировать и управлять делами, позволит ничего не забывать и правильно расставлять приоритеты. Не спешите думать, что вы уже умеете это делать: труднее всего даются самые простые вещи. Внимательно понаблюдайте за собой и не стесняйтесь оттачивать простые навыки планирования.

Классический тайм-менеджмент жестко регламентирует: планировать рабочий день лучше вечером, но мне кажется, у этого вчера есть как свои плюсы, так и минусы. Рассмотрим их.

Планирование дня с вечера хорошо закрывает прошлый рабочий день, легче переключиться в режим нерабочего времени и отдыха, новый день начинается с четкой картины предстоящих дел. Удобно в более стабильной и предсказуемой деятельности.

Планирование дня с утра хорошо сочетается с согласованием (или подтверждением) времени встреч с клиентами или партнерами по бизнесу, распределением поручений и необходимой информации среди подчиненных и т. д.

В любом случае к плану не стоит относиться как к закону. Он должен постоянно корректироваться при изменении обстоятельств. Времени на это потребуется совсем немного: в общей сложности минут 10 в течение дня, а экономия при грамотном планировании составит часы, а иногда и недели, освобожденные от ненужной работы.

При необходимости много передвигаться по офису или по городу желательно, чтобы план дня был мобильным, то есть занесен в небольшой ежедневник либо распечатан.

При планировании дня вы сталкиваетесь с тремя типами задач:

• жесткие встречи — привязанные к конкретному моменту времени (пресс-конференция в 12:00);

• гибкие задачи — не привязанные к определенному времени (уточнить время начала пресс-конференции); "гибкие" не означает необязательные и не имеющие срока исполнения — у этой задачи может быть срок, но нет конкретного момента времени, в который вы должны ее решать;

• бюджетируемые — крупные приоритетные задачи, у которых нет жесткого момента исполнения, но которые требуют большого ресурса времени (подготовиться к пресс-конференции (три часа)).

Такая классификация поможет вам оптимально сочетать жесткое и гибкое планирование.

Алгоритм планирования дня следующий (табл. 8.1). Таблица 8.1. Страница ен-шднош-шка с обзором дня

На свободном пространстве (в ежедневниках — справа от сетки времени) составьте полный список задач, не привязанных к определенному моменту. Выделите ярким маркером две-три приоритетные и выполнение гибких задач начинайте именно с них. В сетке времени запланируйте встречи, привязанные к точному времени. Для приоритетных задач, требующих большого ресурса времени, забронируйте его в ежедневнике. Время между жесткими встречами в течение дня заполняйте начиная с выполнения задач, отмеченных цветом.

Должно получиться следующее: слева — жесткие встречи, причем не просто списком, а с привязкой к сетке времени. Справа — список гибких задач, наиболее приоритетные из них выделены. Для двух из трех приоритетных задач забронировано время. Благодаря наглядности левой части плана сразу заметны участки времени, в которые можно выполнять забронированные задачи. При этом хорошо видно, достаточно ли на них времени.

Обратите внимание: в этом плане дня много свободного места, не нужно расписывать по времени все задачи. Благо-

даря этому план без потерь готов изменяться. При появлении нового задания просто допишите его в гибкий список, оцените приоритетность и запустите в работу.