Поглотители времени

В последнее время все чаще говорят о том, как неразумно тратятся природные ресурсы страны. Не менее бездарно расходуются и ресурсы нашего времени. Всеобщая неорганизованность, выросшая до невероятных масштабов бюрократия, элементарное неуважение к чужому и личному времени отнимают у страны сотни миллионов часов ежегодно.

К примеру, если каждый совершеннолетний россиянин в течение года потеряет один час для получения очередной бумажки, страна потеряет за этот год около сотни миллионов человеко-часов; а ведь в год каждый из нас тратит далеко не один час на выполнение никому не нужных, засоряющих жизнь дел.

Жизнь человека — это 200-400 тыс. часов активного времени; если пересчитать эти сотни миллионов и миллиарды часов в количество отнятых человеческих жизней, придется вспомнить потери во время Великой Отечественной войны. Люди не умеют организовывать время, правильно ставить цели и достигать их, делать алгоритмы действий простыми и понятными.

Сегодня многие российские компании прибегают к тайм-менеджменту, пытаясь повысить эффективность работы своих сотрудников. В множестве компаний есть статистика об использовании рабочего времени, но ни в одной нет статистики

о качестве этого времени. Представьте ситуацию, которую, думаю, узнают многие. Предположим, что сегодня вечером было совещание по статусу на вашем текущем проекте. У вас работает разработчик Ваня — способный программист с большим стажем. Вы ставите перед ним задачу X. Выдав ему четко сформулированную постановку этой задачи, спрашиваете: "Ваня, сколько времени тебе надо, чтобы закодировать задачу X?" Ваня отвечает: "Четыре часа, максимум — шесть". Вы соглашаетесь: "Хорошо, ты начнешь завтра в девять утра, в шесть вечера мы уже включим твое творчество в завтрашнее дневное расписание". Ваня отвечает: "Никаких проблем, все будет готово". Наступает завтра, шесть часов вечера. Работа у Вани не готова. Ему надо еще два или три часа. Объяснить, почему не готово, он не может. Вопрос " Чем ты занимался весь день?!" повергает его в ярость. Вы глубоко разочарованы в Ване. Он бездельник, а казался способным программистом. В наше время сложно найти хорошего специалиста. Не делайте поспешных выводов. У каждого следствия есть причина. Понаблюдаем за Ваней во время работы и выявим эту причину. Вот хроника рабочего дня Ивана.

Реализация задачи X (четыре часа). 10:00. Пришел на работу. Позвали на совещание по дру гому проекту в качестве консультанта.

11:00. Выпил кофе. Встретил Сережу, вышли покурить. 11:30. Сел работать.

11:45. Пришли чинить кондиционер. Попросили освободить рабочее место, выпил кофе, сходил покурить.

13:00. Позвали в бухгалтерию. Долго расспрашивали о документах со сложными аббревиатурами.

13:30. Ушел, обедать.

14:30. Пришел с обеда, начал работать, почти закончил.

16:00. Снова совещание. На нем рисовал в блокноте человечков, но уйти не мог — на совещание его позвал заместитель директора.

17:00. Через час выпуск дневного билда, а его работа не готова.

18:15. Получил выговор: "Задача на полдня, а ты весь день с ней провозился, да еще и опоздал!"

Посмотрим, сколько времени Ваня потратил на выполнение вашего поручения.

Рабочий день Вани

Получается 15 минут + 1 час 30 минут + 1 час 15 минут = 3 часа. На ваш проект у него было три часа вместо необходимых четырех, и он справился — потратил меньше четырех часов. Его надо было похвалить, а не ругать. Теперь вы понимаете, почему его вывел из себя вопрос, чем он занимался весь день, — он занимался работой. КПД его деятельности был низким не потому, что Ваня — плохой работник, а так как на продуктивность любого человека влияет коэффициент мусорного времени — соотношение непроизводительных и производительных часов. В случае с Ваней это 5:8, то есть для выполнения четырехчасовой задачи ему был необходим весь день и еще немного следующего. Посмотрев на его результат, мы увидим, что это спра-

ведливо: Ваня заканчивал выполнение задания после того, как рабочий день закончился.

Хочется предостеречь тех, кто считает, что в их организации мусорного времени нет. Оно присутствует всегда, просто у одних его больше, у других — меньше; чтобы учесть влияние мусорного времени на работу, действовать стоит в двух направлениях.

Во-первых, обязательно учитывайте его при планировании, во-вторых, снижайте коэффициент мусорного времени путем устранения его источников. Разберем все по порядку.

Как учитывать коэффициент мусорного времени при планировании

Прежде чем учитывать, его надо определить: выберите для этого несколько коротких и безрисковых, но осмысленных задач. Затем сформулируйте оценки в идеальных часах, то есть сколько необходимо времени, чтобы выполнить задачу от начала до конца, если никто не будет мешать, не надо будет есть, курить и т. д. После этого нажмите кнопку секундомера и начинайте работать в привычном режиме. Сравните полученное фактическое значение с продолжительностью в идеальных часах. Вы получили коэффициент мусорного времени. В идеале это будет около 1:7, то есть один час из восьми в рабочем дне — мусорный.

Коэффициент получен. Теперь надо учесть его при планировании. Самый простой способ сделать это — перейти от коэффициента к, множителю, то есть получить значение, на которое нужно умножить запланированную длительность проекта, чтобы высчитать реальное количество времени, необходимое для выполнения задания.

Предположим, у вас есть проект, продолжительность которого без учета влияния мусорного времени составляет

10 дней при восьмичасовом рабочем дне. Нужно умножить количество этих дней на восемь часов, чтобы получить общее количество времени, запланированное на выполнение работы: 10 • 8 = 80 часов. Теперь, чтобы вычислить фактическое количество дней, которое будет потрачено на выполнение проекта, разделим 80 часов на семь — уже с учетом мусорного времени. Получаем 11-12 дней вместо 10 запланированных. Надеюсь, вы поняли, почему, даже тщательно планируя рабочий день или неделю, можно не успеть вовремя.

Важно другое: без учета фактора мусорного времени вы каждые 10 дней теряете один; если проект запланирован на полгода, то из-за коэффициента мусорного времени будет потеряно 12 дней и вы отстанете более чем на две недели.

Учет влияния мусорного времени — это только половина дела. Мусорное время — это непроизводительные издержки, которые нужно устранить.

Мусорное время можно искать в четырех возможных областях рабочей деятельности.

Первая область — деятельность административных служб компании. Однажды я наблюдала, как строгая тетенька несколько раз заставляла ведущего разработчика проекта переделывать авансовый отчет, в то время как в его приемной ожидали представители заказчика. Такая ситуация недопустима. Не нужно забывать, что задачи административно-хозяйственной службы — обеспечивать производственную деятельность, а не мешать ей. В одной компании, например, установлен такой порядок: бухгалтер готовит для сотрудника весь набор документов, и ему остается только подписать их.

Вторая область — бюрократическая деятельность, связанная с делопроизводством. Это бездонная пропасть, куда уходит время. Незачем, например, заполнять журнал учета рабочего времени с пятнадцатиминутной детализацией или снабжать документ из одной страницы тремя страницами шапок, обязательных к заполнению. Примеров такого без-

дарного использования рабочего времени можно привести множество. Мой совет: обходитесь минимумом бумаги и даже при этом максимально автоматизируйте свою деятельность.

Третья область — рабочая обстановка самого офиса: если сотрудники начинают приходить на работу к семи утра или уходить в час ночи при том, что рабочий день у них с 9 до 18 часов, это верный признак того, что в офисе лучше всего работается, когда никого нет. Может мешать множество факторов — большое количество работников в помещении, телефонные разговоры, громкие обсуждения или духота.

Четвертая область — личные интересы сотрудников. Многие рассматривают работу как способ заниматься любыми делами за чужой счет. Чаты, форумы, поиск фильмов и музыки, онлайн-знакомства — вот далеко не полный перечень развлечений в рабочее время с помощью Интернета. Форумы могут способствовать профессиональному росту, коммуникаторы можно использовать для общения с коллегами из других городов, но во всем должна быть мера.

Обратитесь прежде всего к этим четырем областям, если вы ищете способы сокращения мусорного времени. Из собственного опыта могу указать несколько приемов, которые часто помогают сократить мусорное время в разы.

Отвечайте на все письма, не связанные с безотлагательными делами, в конце рабочего дня. Это особенно подходит тем, кто работает в крупной организации. В этом случае каждый день вы получаете как минимум два-три письма с резюме "сообщите", "отчитайтесь" или "представьте данные". Это мешает сосредоточиться и отнимает время, хотя не является срочным — никто не пострадает, если вы сообщите бухгалтерии данные за прошлый год на три часа позже.

Используйте голосовую почту на рабочем и мобильном телефонах. Во-первых, это существенно сократит уровень шума в комнате, во-вторых, позволит людям сохранять

концентрацию, так как они не будут отвлекаться на звонки. Голосовую почту можно проверять на перекурах или в кофе-паузах, убивая сразу двух зайцев.

В случае если вы руководите отделом и ваше рабочее место находится в одном помещении с подчиненными, сядьте так, чтобы видеть их мониторы. Скоро вы заметите, насколько после этого возросло количество времени, которое сотрудники уделяют работе, и соответственно сократилось время, уделяемое развлекательным интернет-сайтам и компьютерным играм. Лучше всего расставить рабочие столы по периметру комнаты вплотную к стенам. Во-первых, это обеспечит достаточное количество рабочего пространства, во-вторых, позволит свободно передвигаться и, в-третьих, поможет вам все видеть. При этом лучше объявить, что все хобби в Интернете остаются на вечер — сотрудники имеют право на личную жизнь.

Поднимите свой авторитет — защищайте подчиненных от бюрократов, попыток вовлечь их в бесконечные совещания или менять им мебель в середине рабочего дня — от любых действий, которые могут помешать им работать. Сами тоже им не мешайте. По статистике, 80 % рабочего времени руководитель проводит, общаясь со своими сотрудниками, партнерами и т. д. Задумайтесь, насколько эффективно это общение. Возможно, на решение мелких проблем можно было затратить меньше времени, и оно бы осталось на что-то важное и давно задуманное. Рабочий день приобретает угрожающие временные размеры, и мы испытываем дефицит времени. Наше время съедают поглотители времени. В списке, приведенном ниже, дан перечень наиболее распространенных причин временных потерь.

• Поглотители времени таковы.

• Нечеткая постановка цели.

• Отсутствие приоритетов в делах.

• Попытки слишком много сделать за один раз.

• Отсутствие представления о предстоящих задачах.

• Неверное планирование дня.

• Беспорядок на рабочем месте.

Чрезмерное чтение (любой литературы, даже новой).

• Досье (банк данных).

• Недостаток мотивации.

• Отвлекающие телефонные разговоры.

• Поиски записей, адресов, номеров телефонов.

• Недостаток кооперации.

• Незапланированные посетители.

• Неспособность сказать "нет".

• Неполная или запоздалая информация.

• Отсутствие самодисциплины.

• Неумение довести дело до конца.

• Отвлекающие внешние факторы.

• Затяжные совещания.

• Недостаточная подготовка к беседам.

• Нечеткая обратная связь или ее отсутствие.

• Разговоры на личные темы.

• Излишняя коммуникабельность. Избыточные деловые записи. Синдром откладывания.

• Желание знать все, то есть сплетни.

• Длительное ожидание. Спешка и нетерпение.

• Редкое делегирование полномочий (лучше сделаю сама).

• Недостаточный контроль за выполнением ваших поручений.

Отметьте те из них, с которыми сталкиваетесь чаще других, и начинайте бороться с ними уже сейчас.