Глава 4. С нехваткой времени сталкиваются все, от рядовых домохозяек до руководителей предприятий

ПЛАНИРОВАНИЕ: МАЛЕНЬКИЕ СЕКРЕТЫ БОЛЬШИХ ДОСТИЖЕНИЙ

С нехваткой времени сталкиваются все, от рядовых домохозяек до руководителей предприятий. По данным международных исследований, 36 % рабочего времени (78 дней в году) люди тратят впустую. С нерабочим временем дело вряд ли обстоит лучше. Планирование, которому вы научитесь, прочитав данную главу, поможет справиться с этой проблемой. Большинство людей представляет себе его как систему планирования времени по принципу: чем больше порядка, тем лучше результаты. Это не совсем так. Планирование — это неотъемлемая часть управления временем, но оно — не единственный метод, предлагаемый современным тайм-менеджментом. Используя планирование, не следует забывать о других способах, без которых оно вряд ли окажется эффективным.

При освоении принципов планирования дел возникнет немало трудностей. Первое, что нужно будет преодолеть, — русский менталитет. Наш человек слышит слово "планирование", и его передергивает, так как это понятие до сих пор ассоциируется с пятилеткой и девизом, что план — это закон. Правильному планированию всегда мешала широкая русская душа, творческие порывы которой сложно привести в систему. Мешают и всем известные две проблемы России — дураки и дороги, из-за которых не выполняются обещания, поезда не приходят вовремя и т. д.

Однако, чтобы выстроить жизнь по собственному желанию, в сроки укладываться необходимо. Выполнять данные обещания, не опаздывать на встречи, перезванивать маме — естественные правила для современного человека. Никто не нуждается в объяснении, зачем каждые утро и вечер нужно чистить зубы и принимать душ; то же касается и чистоплотности в распоряжении собственным временем.

Не стоит ассоциировать планирование с понятиями жесткого и детального. У каждого оно свое, в зависимости от рода деятельности, образа жизни и наличия или отсутствия семьи. Планирование может быть гибким, а не только строгим.

Первое, что нужно усвоить, — не жалейте времени на построение планов, но и не впадайте в другую крайность. Главное преимущество планирования состоит в том, что время, затраченное на него, приводит к сокращению времени, которое уйдет на работу и другие запланированные дела. Время, потраченное на планирование, — это время решений. Любое планирование следует осуществлять в два этапа. Сначала составьте список и определите приоритеты, то есть те дела, которые важнее остальных. Для этого сначала напишите черновой вариант, а затем — чистовой, которому вы и будете следовать. В первом списке все дела будут для вас равноценными. Путем нумерации распределите пункты в порядке значимости в настоящее время. Затем перепишите все заново. Помните: ни один список не является полным, пока он не отражает порядок важности дел. Это и есть азбука планирования.

Гибкое, или контекстное, планирование

Оправдание незавершенности намеченных дел всегда можно найти в непредсказуемых ситуациях и непредвиденных посетителях, в апатии и нежелании что-либо делать, в отсутствии четкой постановки задачи и критериев ее выполнения, в тупости начальника или круговороте быта. Однако именно умение планировать поможет вам не только завершить необходимые дела в срок, но и закончить их эффективно. Планировать нужно разумно.

Рассчитывая свой день, планируйте не более 60 % рабочего времени. Оставляйте так называемые буферные зоны между делами — это запасное время позволит решить текущие вопросы или отвлечься на непредвиденные обстоятельства. Грамотное планирование дня предусматривает выделение времени на несрочные дела, которые, накопившись,

могут разрушить многомесячный труд. К примеру, это может быть уборка рабочего места, сортировка бумаг и почты или уборка кухни и стирка.

Для грамотного планирования сделайте обзор текущих и ближайших целей и задач (об этом уже говорилось ранее). Обязательно придайте им осязаемый вид — запищите на бумаге или в компьютере. Владение ситуацией позволит провести грамотное планирование без дополнительного стресса. Например, у каждого человека есть ближайшие дела, которые легко предсказать: написание отчета или закупка продуктов для празднования дня рождения. Однако есть задачи, которые невозможно привязать к определенному времени. Для их решения существует гибкое планирование.

Например, в плане могут быть такие дела, как заплатить за квартиру, если вас отправят по работе в банк, или подписать договор у шефа, когда он будет на месте. Подобное сложно привязать к конкретному времени, так как вы не знаете, когда именно попадете в банк или когда шеф придет на работу.

Для решения таких задач существуют удобный момент и подходящие обстоятельства — контексты. Вспомните свой рабочий день. Обычное жесткое планирование в ежедневнике не приспособлено к управлению делами, которые невозможно записать на четкое время, поэтому нужно использовать контексты. Самые распространенные из них — место (в офисе, в банке, на улице, по дороге), человек или группа людей (на совещании, при встрече с шефом, в разговоре с подругой), внутренние обстоятельства (когда появится настроение или вдохновение) и внешние обстоятельства (когда у подруги будет время, когда мужу дадут отпуск, когда у шефа появится настроение). Это только примеры контекстов, которыми можно руководствоваться. Вам важно выявить свои собственные и научиться использовать их с максимальным эффектом.

Систему контекстного планирования можно создать при помощи обычного ежедневника. Для этого необходимо сделать следующее.

1. Выявить подходящие для вас контексты (достаточно пяти-семи).

2. Создать в ежедневнике разделы, соответствующие этим контекстам.

3. При приближении контекстов (подходящих случаев, благоприятствующих обстоятельств) заглянуть в ежедневник и увидеть необходимую для решения задачу.

Удобнее делать это на компьютере при помощи программ Outlook или Excel. Тем, кто умеет ими пользоваться, нетрудно представить принцип работы. Для менее опытных ПК-пользователей посоветую Word как наиболее распространенный текстовый редактор. Этот вариант рассмотрим подробнее (табл. 4.1).

Таблнца 4.1. Пример контекстного планирования

Например, уезжая из офиса, заглянули в раздел "Места" — увидели задачу "Заехать в парикмахерскую", выходя из кабинета, заглянули в раздел "Офис" — там задача "Подписать договор у шефа", решили устроить на работе перерыв, заглянули в раздел "Внутренние обстоятельства" и вспомнили про "Позвонить маме".

Заглядывать в ежедневник в подходящий момент войдет в привычку, если делать это постоянно.

Можно не записывать задачи в ежедневник, а фиксировать их на стикерах (клеящихся бумажках) и приклеивать на страницы ежедневника, где вы предполагаете появление удобного случая. При этом способе задачу легко переместить на другой день, если в нужный возможность не представится. Таким образом психологически легче справляться с делами, поскольку из вашего ежедневника исчезнут вычеркнутые, но не выполненные по причине обстоятельств задачи.