Функция организации

Распределение обязанностей и планирование времени

Ведущая роль руководителя в организаторской работе заключается в привлечении к управлению дошкольным образованием всех работников, педагогов, воспитателей и общественность, вовлечение их в процесс творческой деятельности, создание системы; связей между отдельными звеньями, всемеpнoe стимулирование инициативы, прогнозировании возможных результатов деятельности.

Организационное обеспечение процесса управления дошкольным образованием включает в себя:

· определение места и роли каждого члена коллектива в решении поставленных задач;

· четкое распределение работы между сотрудниками;

· определение персональной ответственности;

· установление времени выполнения работ;

· обеспечение эффективности взаимодействия исполнителей в процессе решения задач;

· создание системы необходимых организационных отношений в объекте и субъекте управления;

· систему контроля исполнения принимаемых решений.

Задача руководителя — направлять деятельность коллектива на решение главных задач педагогики, сразу распределять полномочия в соответствии с Уставом дошкольного учреждения и правилами внутреннего трудового распорядка работников детских садов, с учетом условий и режима работы дошкольного учреждения, создать творческую атмосферу в коллективе.

Он должен объединить усилия для коллективной творческой работы. Такая организаторская работа требует конструирования и методической инструментовки всех ее звеньев и предполагает три взаимосвязанных между собойэтапа.

Первый этап — разработка творческими группами исполнителей моделей предстоящей деятельности, решения актуальных задач воспитания и обучения, предусмотренных годовым планом работы дошкольного учреждения. Модели могут быть оформлены в виде планов, памяток, структурных схем, систематизирующих все действия, от которых зависят решения задачи.

Сущность управленческой деятельности на данном этапе заключается в умелом укомплектовании творческих групп, состоящих воспитателей и других сотрудников, теоретически подготовленных и влюбленных в свое дело людьми, умеющими глубоко приникать в сущность педагогических явлений, дать им надежные ориентиры в работе, поиском эффективных форм и методов решения педагогических задач, создать соответствующий психологический настрой в коллективе, поддержать новое, проводить необходимый инструктаж педагогов.

Второй этап — перевод разработанных моделей предстоящей деятельности в различные формы управленческих решений с четким указанием, кто и что будет делать, какими средствами в какие сроки; определение комплекса отношений между руководителями дошкольного учреждения и педагогическим коллективом, между педагогами и детьми; педагогами и родителями.

При распределении обязанностей между членами системы управления необходимо точное совмещение поручаемых обязанностей и ответственности на каждой ступени управления. Задачи второго этапа решаются на заседаниях педагогического совета, производственных совещаниях, собраниях трудового коллектива. Решения этих органов управления представляет собой детально разработанную программу педагогической деятельности на планируемый период.

Третий этап организаторской работы связан с мобилизацией усилий воспитателей, обслуживающего персонала, родителей на выполнение разработанной программы. На этом этапе важно правильно определить и использовать стимулы общественной активности исполнителей и различные методы и средства регуляции их поведения и деятельности. Руководитель должен создать условия для членов коллектива для выполнения соответствующей работы: обязательно проинструктировать подчиненных по содержанию любого дела; обеспечить согласованность действий всех ступеней управления; постоянно интересоваться работой каждого сотрудника и оценивать ее; стимулировать у участников творческий потенциал, творческое к отношение; находить неиспользованные резервы в работе; вести наблюдение за выполнением каждого задания и осуществлять его корректировку. Для успешной организации работы заведующему и его заместителю необходимо выработать организационно исполнительскую систему.

Ее элементами являются задачи (что необходимо достигнуть, выполнить); участники (кто выполняет работу); функции, обязанности (что нужно сделать); права (что можно сделать); ответственность (оценка действий и бездействий гарантия выполнения работы); время (сжатые сроки выполняется работа).

Эффективность руководства достигается лишь тогда, когда в непосредственном подчинении у заведующей находится количество работников, когда руководство коллективом через непосредственное взаимодействие со старшим: завхозом, старшей медицинской сестрой или врачом. Это двумя причинами: во-первых, любой человек не в состоянии квалифицированно координировать большое число вопросов; и во-вторых, если руководитель лично решает большое число вопросов – затягивается их рассмотрение.

Организацию рационального труда коллектива следует начинать с организации труда заведующего и его заместителей.

Основные направления рационализации труда заведующего дошкольным учреждением вытекают из задач перестройки образования и принципов научной организации труда. Они включают в себя:

· создание благоприятных условий труда и отдыха;

· планирование, учет и анализ времени личного труда;

· упорядочение организации личного труда, установление стабильности, четкого распорядка рабочего времени;

· овладение техникой личного труда и ее постоянное совершенствование;

· обязательное подведение итогов и оценку личного труда;

· непрерывное повышение своей профессиональной квалификации.

Важнейшей задачей научной организации труда является эффективное использование рабочего времени. Главное внимание и большую часть времени (65%) заведующий должен уделять повышению уровня воспитательно-образовательной работы. От эффективности труда заведующего по руководству этим направлением в значительной мере зависит успех работы всего коллектива.

Правила управленческого общения

Обычно заведующему в течение дня приходится общаться со многими воспитателями, сотрудниками, решать массу самых разных вопросов. Независимо от желания заведующему приходится в какой-то мере заниматься второстепенными делами, теми которые отложить нельзя. Важно, чтобы число их было ограничено.

Частью организаторской деятельности руководителя является прием посетителей и беседы с подчиненными. Время приема посетителей должно быть постоянным известно всем, отражено на информационном стенде.

Если работник учреждения дошкольного образования приглашается к руководителю, то он должен быть заранеепредупрежден о цели и времени беседы. В часы приема необходимо завести порядок, при котором входить в кабинет руководителя нельзя, если там уже кто-то есть.

Руководитель должен уметь проводить беседы с подчиненными, родителями и другими посетителями, строить беседу рекомендуется по плану. Прежде всего, следует четко определить задачу беседы (довести информацию, знакомство с работником, объявить порицание др.). Важно предусмотреть ее процедуру: с чего начать, как вести беседу, сколько времени необходимо, когда провести беседу, когда объявить сотруднику о времени беседы, чтобы он мог подготовиться. В ходе беседы важно создать атмосферу, соответствующую ее цели. Беседы требуют от руководителя умения слушать собеседника. Они приобретают непринужденный характер, если перед собеседником конкретные вопросы.

Проявление внимания и уважения к человеку — это обращение к нему по имени и отчеству. Если вы запомнили имя человека, с которым вам придется работать впервые, это будет знаком того, что вы внимательный человек. К откровенной беседе располагает, если вы:

· не подчеркиваете без надобности разницы между собеседником в должности и положении;

· критически относитесь к собственным недостаткам и неполадкам в работе, организации;

· высказываете свои соображения в форме совета;

· проявляете искренний интерес к личности человека;

· умеете внимательно слушать собеседника.

Умение выслушать человека не менее важно, чем умение убедительно говорить. Очень часто человеку надо дать именно "выговориться" Это естественная потребность, возникающая в минуты напряжения, нервозного состояния в результате каких-либо неприятностей, недоразумений или, наоборот, в моменты, когда человеку хочется подеяться радостью. Дав собеседнику выговориться, можно постепенно направлять разговор в нужное русло. Стоит выяснить факты, уточнить детали, предложить еще раз в спокойной обстановке изложить дело. Руководителю нужно уметь разговорить человека. Взаимопонимание легче достигнуть, когда заведующий не пытается с ходу докопаться до истины, а выстраивает цепочку вопросов, когда он дает понять, что их разговор носит доверительный характер.

Жизнь каждого сотрудника в дошкольном учреждении начинается с беседы с заведующим. От того, как заведующий к ней подготовится, зависит очень многое: с каким настроением начнет работать воспитатель или другой работник в новом коллективе, как сложатся его отношения с коллегами.

До первой встречи с человеком важно выяснить, кто он таков, каковы его потребности и интересы, успехи и недостатки, что его больше всего волнует и к чему он равнодушен, какова манера говорить и слушать, и каков жизненный путь. Полученные сведения могут определять тактику поведения при встрече. Сведения нужно собирать деликатно, не выказывая своего интереса к человеку.

При встрече необходимо быть благожелательным и предупредительным. Начать такую беседу следует с поздравления с началом работы, после чего работник должен быть ознакомлен с ее особенностями, традициями коллектива. Желательно, в процессе ознакомления и беседы охарактеризовать педагогический коллектив, рассказать о его требованиях, трудностях с которыми придется столкнуться. Руководитель должен познакомиться с биографией работника (отношение членов семьи к его профессии; если он пришел из другого коллектива, то какой стиль работы там, причини перехода). Беседа должна стать представлением о профессиональных качествах других педагогов, их интересах, склонностях, загруженности домашним» делами, наличии и объеме личного хозяйства, свойства характера. Самые трудные беседы — по «опросам, связанным с перестановкой кадров, с теми, кто уходит из дошкольного учреждения не по собственному желанию. Такие беседы нужно вести в присутствии представителей актива, профсоюзной организации.

При проведении бесед о нарушении дисциплины заведующему необходимо составить план беседы, опираясь на факты, внимательно выслушать подчиненного, добиться доверия, показать, что решать вопрос будет справедливо. В процессе беседы следует записать вопрос собеседника и его ответы. Это заставит его, их запомнить. Прекращать беседу надо, как только достигнете цели — убедите человека, что совершена ошибка и предупредите от повторного нарушения. После беседы очень полно записать ее основные идеи записи, просматриваете перед новыми встречами.

Совещания

Совещания (заседания, собрания) составляют в рабочем в заведующего значительное место. Это могут быть служебные совещания (педсовет, производственные собрания, совещания прием и др.) и собрания общественных организаций (профсоюзное заседание родительского коллектива, собрание трудового коллектива).

В одних случаях заведующий проводит их сам, а в других присутствует на них.

Цели, которые ставит заведующий перед собой на служебных совещаниях можно объединить в три группы: поставить сотрудникам задачи, заслушать отдельных работников, совместно, с членами коллектива, опираясь на их мнение, принять решение. Некоторые совещания имеют сразу все цели. Деятельность руководителя, проводящей, совещания, включает диагностику, выработку программы и побуждение к исполнению.

Совещания и заседания следует тщательно готовить, чтобы они могли быть проведены в минимальное время. Целесообразно определить, что желательно от него как результат: решение, проект; решения, выяснение проблемы, обмен мнениями и т.д.

Подготовка к совещанию включает в себя:

· принятие решения о проведении заседания;

· определение тематики;

· формирование повестки дня;

· определение задач заседания;

· определение состава участников;

· определение ориентировочной деятельности;

· определение даты и времени начала заседания;

· подготовка самого руководителя;

· подготовка доклада с проектом решения;

· предварительная подготовка участников совещания;

· подготовка помещения.

В зависимости от проблемы формируется тема совещания, определяется круг участников, время проведения, какие материалы участники совещания или заседания должны просмотреть до его начала какие взять с собой.

Совет педагогов является высшей формой реализаций принципа сочетания единоначалия и коллегиальности в управлении дошкольного учреждением. На нем обсуждаются и утверждаются все управленческие решения, направленные на повышение качества воспитательно-образовательного процесса работы с детьми. Заседания Совета педагогов проводятся один раз в два месяца.

Большое значение для реализации принятых решений имеет степени активности воспитателей в ходе их обсуждения на заседаниях Совета педагогов. В процессе подготовки заведующий и старший воспитатель проверяют готовность докладчиков и выступающих и оказывают им конкретную помощь.

В план работы руководителя могут быть включены следующие мероприятия по подготовке к заседанию педсовета:

§ подготовка библиографии литературы по теме, обсуждаемой на заседании педсовета;

§ размножение списка литературы;

§ оказание помощи воспитателям по изучению предложенной литературы;

§ подготовка доклада (если докладчик воспитатель, заведующий оказывает ей конкретную поддержку и помощь в подготовке доклада);

§ подготовка проекта решения (создание комиссии для подготовки проекта решения);

§ составление сценария на проведение совещания;

§ определение места для проведения заседания (условия для работы воспитателей, экран, технические средства, размещение выставки);

§ проведение анкетирования по теме заседания среди воспитателей и других членов коллектива;

§ проверка доклада воспитателя;

§ подготовка выставки;

§ если совет посвящен освящению опыта работы воспитателя —организация от крытого просмотра его работы;

§ если заседание посвящено анализу выполнения программы по какому-то разговору делу, следует наметить тематический контроль (создание комиссии, разработка критериев контроля, анализ пол ученных данных, обобщение результатов).

К заседанию оформляется стенд: "Готовимся к педагогическому совету". На нем помещаются:

1. Повестка для предстоящего педсовета;

2. Решение предыдущего педсовета;

3. План подготовки воспитателей к предстоящему педсовету;

4. Вопросник к анализу своей работы по определенному разделу образовательной программы;

5. Список рекомендуемой литературы;

6. Оперативный план контроля на текущий квартал.

Вначале педсовета и других совещаний — председатель собрания объявляет вопросы, которые будут рассматриваться и в кратком вступительном слове определяет значимость проблемы и побуждает воспитателей активно участвовать в работе, поделиться положительным опытом по обсуждаемой проблеме.

Процедура совещания включает доклад, вопросы к докладчику, выступления. Для обсуждения на педсовете или производственном совещании должен стоять только единственный вопрос, остальные могут быть информационными или уже согласованными. Желательно начинать дискуссию выступления младших по должности участников и только в конце предоставлять слово наиболее авторитетным. Важно точно соблюдать регламент.

Руководитель должен направлять ход дискуссии, проводить промежуточные итоги, формулировать предложения. В конце совещания он должен подвести итоги: что сделано, что решено, чего не удалось достичь и над чем и как надо работать дальше.

На совещании руководителю приходится делать доклад или выступать, но он не должен делать это часто. К нему нужно готовить текст выступления или план и тезисы. В докладе руководителя должно быть научное обоснование обсуждаемой проблемы, анализ состояния педагогической работы в учреждении дошкольного образования, умелое применение теории в работе с детьми, практические рекомендации. Доклад должен опираться на нормативные и инструктивные документы и предлагать конкретные их реализации.

После каждого заседания полезно его проанализировать. Удалось ли биться цели? Что получилось хорошо? Что не удалось? Как следует действовать впредь?

Предлагаем примерную структуру заседания педсовета:

§ отчет об исполнении решений, принятых на предыдущих заседаниях;

§ обсуждение программы, годового плана, отчета и доклада по важной теоретической проблеме или передового педагогического опыта;

§ знакомство с нормативными документами, рекомендациями и др.;

§ обсуждение и утверждение решений;

§ сообщение основных вопросов следующего заседания.

При обсуждении важных проблем, которые интересуют всех членов педагогического коллектива, может быть предложена следующая структура доклада:

1. Значение данной проблемы.

2. Чем вызвана необходимость рассмотрения этого вопроса на педсовете.

3. Какие достижения и недостатки в этом вопросе в дошкольном учреждении.

4. Предложения к совершенствованию работы по обсуждаемой проблеме.

Интерес к заседанию повышается, если большинство его участников привлекаются к его предварительной подготовке: изучению, литературы по теме педсовета, наблюдению и анализу воспитательной работы, подготовке выставки, проекта решений и др.

Организация делопроизводства

Вопросы делопроизводства играют важную роль в управленческой деятельности руководителя. Документы служат отражением и подтверждением административного, педагогического факта, события. Заведующий должен уметь квалифицировать поступающую в дошкольное учреждение информацию по признакам назначения.

В организационно-распорядительной документации выделяются нормы (положения, правила внутреннего распорядка, правила противопожарной безопасности, инструкция охраны жизни и здоровья детей и др.) и акты (приказы, распоряжения, методические указания, рекомендации, письма и др.). Они могут быть обязывающими, запрещающими, рекомендательными.

Организовать работу с документацией помогает примерная номенклатура дел детских дошкольных учреждений.

В оформлении деловых бумаг заведующий должен придерживаться ряда требований:

Документ должен составляться в деловом стиле, он требует краткости, точности, конкретности, использования прямого порядка слов в предложении.

При оформлении документа следует указать учреждение, вид документа, заголовок, адресат, дата удостоверения.

Заголовок составляется к любому документу. Он должен быть точным и кратким. Формулируется заголовок с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос "о чем?": "О назначении", "Об освобождении от занимаемой должности", "Об изменении", "Об отмене" и т.п.

В распорядительных документах употребляются глаголы неопределенной формы "утвердить", "обязать", "отменить", "назначить", замена местоимения существительными, например: "дошкольное учреждение просит", "детскому саду № _ требуется...".

Каждый документ датируется. В состав даты входит число, месяц, год. Подпись — обязательный реквизит документа.

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставиться печать (на доверенностях, договоре, справке, характеристике и др.). При подготовке сложных документов, докладов, актов, справок, писем по каким-либо проблемам и т.д. следует: составить план документа, постараться полностью написать текст документа и только после, этого править стилистику; начинать документ целесообразно с сути дела; сразу обосновать те положения, которые могут показаться адресату неизвестными или вызывающими дополнительные вопросы; если подготовленный документ имеет объем более 3-4 необходимо сделать основные выводы.

В деловых бумагах допускаются официальные выражения и слова сокращения, некоторая стандартизация слов и композиции.

Документация в соответствии с номенклатурой, установленной органами управления, должна быть оформлена в папке, номер которой соответствует номеру в номенклатуре. Картотека на имеющуюся политическую, психолого-педагогическую и управленческую литературу и документацию должна находится на рабочем месте руководителя.

В организации работы с документацией можно использовать цветовую ориентацию. В красной папке — срочные бумаги, в желтой — важные, но не менее срочные, в зеленой — бумаги, подлежащие контролю.

Один раз в квартале руководитель должен вести количественный учет и анализ входящих и внутренних документов, контролировать качество и сроки их исполнения.

По окончании года руководитель проводит отбор документов, некоторые из которых в соответствии со сроками хранения остаются в работе, другие сдаются в архив.