Тема 3. Характеристика методики Workflow Management

Термін Workflow (англ. – потік робіт) у чинному міжнародному стандарті ISO 12052:2006 визначається як опис послідовності дій, наприклад, таких, як робота людини, робота простого або складного механізму, робота групи людей, роботи співробітників організації або машин і механізмів.

Workflow може бути абстракцію реальної роботи, виділеної в процесі діяльності. Для цілей управління Workflow може відображати будь-який аспект реальної діяльності, будучи, таким чином, віртуальним поданням фактичної роботи.

Workflow-модель служить для представлення реальної роботи для подальшої оцінки, наприклад, для опису стійко повторюється послідовності дій. Підсистема Workflow, як правило, є частиною управлінських технологій.

Стосовно до управлінських технологій термін Workflow перекладається як:

1) послідовність виконуваних дій;

2) автоматизація управління бізнес-процесами;

3) автоматизація документообігу;

У ряді вітчизняної літератури зустрічається дослівний переклад Workflow як «потік робіт». Дійсно, Workflow – система, яка описує потік робіт (по суті, бізнес-процес), створює його і управляє ним за допомогою програмного забезпечення, яке здатне інтерпретувати опис процесу, взаємодіяти з учасниками потоку робіт і при необхідності викликати відповідні програмні додатки та інструментальні засоби.

Однак реальне поняття Workflow більш глибоке, ніж потік робіт або бізнес-процес, і воно очолює ієрархію понять так само як слово «океан» очолює ряд море – річка – струмок.

Що ж таке потік робіт? По суті – це впорядкована в часі безліч робочих завдань, які отримують, а потім обробляють співробітники з тієї послідовності і в рамках тих правил, які визначені для даного бізнес-процесу.

Бізнес-процес, у свою чергу, об'єднує потік робіт та функції, які повинні виконуватися над завданнями цього потоку, людей та обладнання, яке реалізує ці функції, а також правила, що керують виконанням цих функцій.

Методика Workflow покликана автоматизувати передачу інформації. Одне із завдань Workflow – за прописаним процесом чітко передавати інформацію.

Часто правильний вибір робиться керівником на підсвідомому, інтуїтивному рівні. Але ж зміни можна контролювати, більше того, ними можна керувати, і саме технологія Workflow дозволяє зробити це без ризику для долі компанії.

Технологія Workflow дозволяє організації стати більш динамічною структурою, в якій зміни здійснюються шляхом послідовної адаптації успішного досвіду.

Також Workflow – це інформаційне середовище, яке дозволяє перейти до процесно-орієнтованої структури управління підприємством за допомогою створення системної інфраструктури, що забезпечує виконання формалізованого бізнес-процесу. Процесно-орієнтована система дає керівництву надійний управлінський механізм для реального контролю над технологічними процесами. Наприклад, АБС NEXT, будучи системою класу Workflow, дозволяє скористатися основними перевагами процесно-орієнтованої структури:

- скороченням витрат при передачі завдання від одного структурного підрозділу до іншого;

- зацікавленістю кожного співробітника у кінцевому, з точки зору всього підприємства, результаті;

- швидкої реакції підприємства на зміни ринкової ситуації;

- оцінці діяльності структурної одиниці у контексті бізнес-процесу.

Автоматизації піддаються бізнес-процеси у цілому, а не окремі функції співробітників. Співробітники отримують завдання від системи відповідно до описів процесів разом з інструментами та даними, необхідними для виконання завдання. Також Workflow бере на себе контроль над виконанням завдань співробітників, оповіщаючи керівництво про несвоєчасно виконанні. Якщо це передбачено описом, система, як крайній захід, може виконати завдання за співробітника.

Отже, методика Workflow Management – це управління бізнес- процесами на основі процесно-орієнтованої технології, шляхом побудови і використання відповідної автоматизованої системи.

Стандартизацією робіт у рамках створення автоматизованих Workflow-систем займається Workflow Management Coalition (WfMC) – міжнародна організація розробників, втілювачів, консультантів, дослідників, освітніх установ і користувачів Workflow-рішень. Розробники систем Workflow майже відразу зрозуміли необхідність у стандартах і створили цю організацію, основне призначення якої – розробляти стандарти взаємодії систем Workflow не тільки між собою, а й з іншими додатками.

На думку управлінців-практиків після проведення оптимізації бізнес-процесів виникає необхідність застосування сучасних технологій для виконання процесу з найбільшою швидкістю, найменшими витратами і максимальною ефективністю. Для цього і застосовуються засоби автоматизації. А системи автоматизації бізнес-процесів є сенс впроваджувати лише після попередньої оптимізації, щоб уникнути витрат на автоматизацію неефективних процесів. Тому необхідно розглянути всі методи роботи з процесами і тільки після цього переходити до автоматизації. Далі ми ще розглянемо докладніше методику автоматизації бізнес-процесів або Workflow.

При розкритті основних визначень найкраще звертатися до першоджерел. Як уже зазначалося, на сьогоднішній день стандартизацією в галузі Workflow займається Workflow Management Coalition. В офіційному документі даної організації за термінологією дано таке визначення: «Workflow – це повна або часткова автоматизація бізнес-процесу, при якій документи, інформація або завдання передаються від одного учасника (бізнес-процесу) до іншого для виконання дій згідно набору керівних правил».

Ось ще одне визначення, найкращим чином відображає процессную сутність Workflow: Workflow – це процес, довільне завдання, яке виконується послідовно або паралельно двома або більше учасниками робочої групи з метою досягнення спільної мети.

Фактично, Workflow вважають синонімом терміна «бізнес-процес», але застосовується він найчастіше відносно до систем автоматизації бізнес-процесів. Після проведення опису та оптимізації бізнес-процесів наступним кроком є процессная автоматизація. Для того, щоб побудовані процеси стали працювати, потрібен засіб для автоматичної координації діяльності виконавців – це і є система Workflow. На відміну від систем проектування і оптимізації бізнес-процесів (бізнес-моделювання), що використовувалися раніше, системи Workflow використовуються для автоматизації поточної діяльності. Тобто, дозволяють документам автоматично проходити задані маршрути й отримувати звіти, як за змістом документів, так за процесом.

Крім Workflow, існують ще технології Groupware та системи управління документами (СУД). Але необхідно розуміти, що це не одне і те ж.

Під Groupware розуміють системи організації групової роботи. Це більш широке поняття, ніж Workflow. Системи Groupware можуть включати в себе Workflow як складову частину. При цьому термін Groupware – найменш певна категорія, і такі системи можуть включати різний функціонал, загалом відображає організацію групової роботи.

СУД – це найвужче з наведених понять, яке передбачає управління тільки документами, а це ще не всі процеси компанії. Основна відмінність СУД від Workflow – більша орієнтованість на документ. Практично всі СУД містять велику кількість функцій для роботи з документами, які є далеко не у всіх системах Workflow. Наприклад, пошук документа за ключовими словами. У системах Workflow документ є лише одним з об'єктів у процесі. Однак, вже існують і такі системи Workflow, що володіють повним функціоналом систем управління документообігом. Однією з характерних рис систем автоматизації Workflow є графічний створювач процесів.

Workflow, орієнтована на інформацію та автоматизацію, тому має свою специфічну термінологію. Одним з понять є об'єкт. Це інформаційний, матеріальний або фінансовий об'єкт, який використовується в бізнес-процесі (наприклад: лист, обладнання, рахунок). Об'єктом може бути будь-який ресурс, який використовується в процесі.