ЗАКЛЮЧЕНИЕ. Ознакомившись с процессом формирования личного дела, я поняла, что эта работа требует четких знаний по работе с документами

Ознакомившись с процессом формирования личного дела, я поняла, что эта работа требует четких знаний по работе с документами, а именно умение их правильно составить, оформить и подготовить. Внося сведения, надо быть особенно внимательным. Значительно облегчает процесс формирования личного дела наличие специальных бланков (личные карточки, личные листки по учету кадров и т.д.), заполнение которых не занимает много времени.

Я заметила, что во многих учреждениях идет тенденция к упрощению учета работников, есть некоторые документы (листки поощрений и взысканий, характеристики, рекомендации, анкеты) в личное дело не подшиваются.

При использовании личным делом запрещается делать какие-либо исправления записей или дописывания информации, а также изъятия документов. Категорически запрещается выносить личное дело за пределы управления или задерживать ее более чем на три дня.

Личное дело, взятое из отдела кадров, сохраняется на уровне с документами для служебного пользования.

Личные дела всех работников находятся в специальных сейфах, доступ к которым имеют работники, которые определены приказом руководителя.

Таким образом знания основы дело ведения на современном этапе позволит специалистам работать с наименьшими внешними и внутренними расходами, поможет избежать недоразумений и конфликтов.

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел, являются «основные правила работы архивов организаций», «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть изложен на основании указанных нормативных актов в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел, этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел.

Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

Передачи личных дел в архив определена требованиями примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях, утвержденной приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13, а также Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий, утвержденных решением Коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5.