Пратичне заняття № 1 (3)

Текстове оформлення довідково-інформаційних документів

Мета заняття:

Ознайомити студентів з видами та призначенням довідково-інформаційної документації, правилами складання та оформлення, необхідними реквізитами;дотримуватисявідповідального ставлення до підготовки, складання та оформлення документів

План:

1. Види та призначення довідково-інформаційної документації.

2. Службові листи. Види службових листів. Вимоги щодо оформлення.

3. Доповідні і пояснювальні записки. Правила оформлення.

4. Довідка. Групи довідок. Протокол. Стандарти щодо оформлення.

5. Практичне застосування знань.

Література:

1. Глущик С.В. Сучасні ділові папери.- К.: А.С.К., 2000 [1]

2. Сучасне діловодство:зразки документів, За ред. В.М.Бріцина

К.: Довіра,2007 [2]

3. Зарицька І.М. Українське ділове мовлення.-Донецьк,1997 [3]

4. Лещак О. Ділове українське мовлення.Тести.-Тернопіль,1995 [4]

5. Мацюк З.Українська мова професійного спілкування:навчальний

посібник.-К.Каравела,2005 [5]

6. Погиба Л.Г. Складання ділових паперів: Практикум. К.: Вища школа, [6]

1. Види та призначення довідково-інформаційної документації.

Більшість вхідної та вихідної кореспонденції підприємств, установ, організацій, фірм має довідково-інформаційний характер. Вони містять інформацію про фактичний стан справ і є підставою для прийняття розпорядчих документів.

Довідково-інформаційні документи мають допоміжний характер по відношенню до організаційно-розпорядчих і не обов’язкові для виконання на відміну від останніх. Інформація, що міститься в довідково-формаційних документах, може спонукати до дії або бути доведеною до відома.

До групи цих документів належать

· службові листи,

· телеграми,

· телефонограми,

· факси,

· доповідні і пояснювальні записки,

· звіти,

· оголошення.

Документи колегіальних органів включають

· протоколи,

· витяги з протоколів.

2. Службові листи

Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, організаціями, установами, фірмами. Них припадає чимала частина вхідної й вихідної документації.

Види службових листів:

· Інформаційні

· Рекламні

· Листи-запрошення

· Супровідні

· Листи-повідомлення

· Листи-підтвердження

· Листи-нагадування

· Гарантійні

· Ініціативні

· Листи-відповіді

· Листи-прохання

Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов’язаних частин: вступної та основної.

У вступній частині зазначаються факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів.

В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо.

Реквізити службового листа:

· дата (проставляється в день підписання);

· індекс (проставляється в день підписання);

· посилання на індекс і дату вхідного документа (роблять у листах-відповідях);

· гриф обмеження доступу до документа (проставляють у разі потреби);

· адресат;

· резолюція;

· заголовок до тексту (може бути або не бути на аркуші формату А4, не наводять на аркушах паперу формату А5);

· позначка про контроль;

· текст;

· позначка про наявність додатка (у разі потреби);

· підпис;

· гриф погодження;

· візи (у разі потреби);

· відбиток печатки (у разі потреби);

· прізвище виконавця та номер його телефону;

· позначка про виконання документа й направлення його до справи (оформляється від руки після виконання документа);

· позначка про перенесення даних на машинний носій;

· позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження документа).

3. Доповідні і пояснювальні записки. Правила оформлення.

Доповідна записка – документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, виконану роботу з висновками та пропозиціями автора.

Групи доповідних записок:

· звітні,

· інформаційні,

· ініціативні.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується на машинці, комп`ютері.

Реквізити:

· назва адресата (посада, прізвище, ініціали керівника, якому подається записка) (верхній правий кут);

· назва автора документа (зліва);

· заголовок, який розкриває її зміст;

· текст: у 1 частині викладаються факти та події, що стали причиною до написання доповідної записки; у 2 – висновки та пропозиції з конкретними діями, які на думку доповідача, необхідно здійснити у зв`язку з викладеними фактами;

· перелік додатків;

· підпис автора;

· дата складання.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішню оформлюють на загальному бланку установи з підписом керівника.

Службова записка – документ, адресований фахівцеві чи керівнику одного ієрархічного рівня з автором записки даної установи з інформацію

про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, які становлять спільний інтерес (а також про виконану роботу), з висновками та пропозиціями автора.

Пояснювальна записка. Під цією назвою існує два види документів. Пояснювальна записка може бути поясненням або доповненням до якогось осново документа (звіту, проекту та ін..). В ній подається опис роботи без розрахункових даних. Пояснювальною запискою зветься також документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії або вчинки службової особи (найчастіше порушення дисципліни, невиконання роботи та ін.). Таку пояснювальну записку пише працівник на вимогу адміністрації. Реквізити ті самі, що й у доповідній записці.

4. Довідка. Групи довідок. Стандарти щодо оформлення.

Довідки – документи, які містять опис тих чи інших фактів та подій. Поділяються на дві групи:

· інформаційного характеру, які містять відомості службового змісту

· юридичні, які засвідчують юридичний факт та видаються зацікавленим громадянам та організаціям.

Реквізити:

· назва відомства, установи (адресат);

· назва виду документа (довідка);

· дата;

· місце укладання;

· заголовок до тексту;

· текст;

· підпис, печатка.

Службова довідка повинна об’єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, приєднуватися додатки.

Найбільш розповсюджені особисті довідки, які видаються громадянам для підтвердження місця роботи, проживання, посади, заробітку. Починати текст довідки особистого характеру доцільно з подання в називному відмінку

прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. В кінці тексту необхідно вказати організацію, куди надається довідка.

У правому верхньому куті вказується місце, куди представляється довідка. На довідці обов’язково повинна бути дата її підписання. У тих випадках, коли здійснюється облік видачі довідок в окремому журналі, ставиться порядковий номер довідки поруч з датою.

5. Протокол – документ, який фіксує послідовний хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях та засіданнях колегіальних органів.

У протоколах відображаються всі виступи з питань, що розглядаються, а також рішення, прийняті в результаті обговорення. Протокол веде секретар. Підписує протокол голова зборів і секретар.

За обсягом фіксованої інформації протоколи поділяються на групи:

· стислі, де фіксуються лише ухвали;

· повні, що містять, крім ухвал, виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань; стенографічні, де усі виступи записано дослівно.

Реквізити:

· назва виду документа і номер (при необхідності);

· назва зборів, конференцій, засідання і т.д.

· назва організації чи установи, дата проведення;

· посади, прізвища, ініціали керівників зборів (голова,секретар);

· кількісний склад учасників; порядок денний;

Текст - кожне питання тексту складається з таких розділів:

· Слухали:, Виступили:, Ухвалили:;

· перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок (при необхідності);

· підписи голови і секретаря зборів.

Слово СЛУХАЛИ пишуть в одному рядку з цифрою, що позначає порядок питання в порядку денному, ставлять після цього двокрапку. У наступному рядку з абзацу вказуються прізвище і ініціали доповідача, тема доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається.

Так само оформляється і розділ ВИСТУПИЛИ.

У розділі УХВАЛИЛИ повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої та розпорядчої частини.

Витяг з протоколу - це документ, який являє собою частину протоколу, створений при необхідності передати інформацію з якогось ухваленого рішення.

Реквізити:

· назва виду документа, номер;

· заголовок протоколу;

· дата протоколу;

· текст витягу;

· підпис секретаря або голови засідання чи зборів.

· печатка (якщо є).