HRM-системы: полнота функционала и опыт внедрений в России 1 page

Зарубежные и отечественные системы управления персоналом (HRMS) заметно различаются в подходах и поэтому несут в себе различные преимущества и недостатки. Решения компаний SAP и Oracle обладают более полным функционалом в сравнении с большинством отечественных решений. Основой работы зарубежных HRM-систем является кадровая политика и профили компетенций персонала, они ориентированы на оптимизацию затрат на персонал в рамках принятой кадровой политики, развитие и удержание сотрудников, планирование их карьеры, планирование поощрений и продвижения, анализ эффективности персонала и т.п. При этом учетные и расчетные функции в этих системах требуют значительных доработок для обеспечения полного соответствия текущему российскому законодательству и российской специфике учета и управления (табл. 1).

С другой стороны, российские комплексные системы, как правило, построены «от обратного» – основными функциями являются регламентированный учет и классический управленческий учет, во всех решениях реализованы сложные механизмы расчета заработной платы с учетом различных схем начислений и удержаний, поддержкой требований налогового законодательства и т.п. Еще одно преимущество отечественных систем – в способности быстро и качественно выпускать обновления при изменении законодательства, также их отличает гораздо более низкая стоимость внедрения и владения системой. Что же касается HR-функций, то они появились в отечественных решениях в последние несколько лет и являются расширением функциональности систем, но не их ядром.

Таблица 1. Рейтинг полноты функционала HRM-систем на рынке России

Иностранные и отечественные поставщики занимают собственные ниши, и их интересы пересекаются только в верхнем ценовом сегменте, где и наблюдается наиболее плотная конкуренция. Сегмент среднего и малого бизнеса практически полностью контролируют отечественные вендоры, тогда как крупные компании и компании, имеющие западных инвесторов, часто предпочитают решения, разработанные за пределами России.

С расчетом заработной платы на больших объемах (от 10 000 сотрудников), при прочих равных условиях, быстрее справляется зарубежная HRM-система. С другой стороны, для расчета заработной платы на небольшом предприятии (до 1000 сотрудников) больше подходит отечественная HRM-система из-за отсутствия «глобальных требований», предъявляемых к процессу запуска расчета (табл. 2).

Тем не менее, однозначного преимущества в настоящее время нет практически ни у одного из программных продуктов.

Таблица 2. Рейтинг HRM-поставщиков по числу реализованных проектов в России

HRM – это не только система кадрового учета и контроля, но также инструмент управления, позволяющий снизить издержки и поднять уровень эффективности процессов управления персоналом. Речь идет о вполне конкретных (в т.ч. финансовых) результатах, которые достигаются как на стратегическом, так и на операционном уровнях. К примеру, компании, которые не занимаются формированием кадрового резерва, не уделяют должного внимания раскрытию и развитию талантов своих сотрудников, вынуждены вкладывать в несколько раз больше средств и сил в набор, обучение и адаптацию персонала «со стороны».

Многие предприятия, приступая к внедрению HRM-системы любого уровня, автоматизируют два базовых процесса: расчет заработной платы и кадровый учет. Вместе с тем, спектр требований бизнеса к HR постоянно расширяется. Поэтому рекомендуется свой выбор остановить сразу же на более развитых системах второго и третьего уровня – ERP-класса, ресурс которых позволяет в дальнейшем комфортно и значительно дешевле развивать HRM-функционал, не ограничиваясь только расчетом заработной платы.

Наиболее трудоемко внедрение базовых функциональностей происходит там, где процессы учета персонала и расчета заработной платы в достаточной степени не регламентированы. Описание и выравнивание этих бизнес-процессов увеличивает срок внедрения HRM-системы и сопровождается достаточно непростыми, но крайне необходимыми процедурами ре-инжиниринга.

Как только все элементы кадрового учета и расчета заработной платы четко регламентированы, а алгоритмы расчета заработной платы, начислений и удержаний прописаны в нормативных документах, появляется возможность легко и быстро осуществить их автоматизацию. И уже потом, на этой основе рекомендуется приступать к следующему этапу – внедрению функционала, позволяющего непосредственно управлять трудовыми ресурсами компании.

Большинство предприятий имеет некий набор бизнес-процессов, позволяющих провести аттестацию сотрудников и разработать планы развития и карьерного роста. Как показывает практика, владельцами таких бизнес-процессов являются один или несколько экспертов. При попытке оценить и реализовать данные бизнес-процессы «как есть» (а по сути – проапгрейдить систему второго уровня до системы третьего уровня) можно столкнуться со следующими проблемами:

1. Несбалансированность системы показателей;

2. Планы развития и карьерного роста не всегда четко соотносятся с корпоративной стратегией;

3. Отсутствие стандартизированной процедуры оценки и аттестации сотрудников;

4. Влияние многих психологических и социальных факторов на объективность результатов;

5. Процесс аттестации требует наличия достаточного времени.

6. Полнофункциональные HRM-системы лишены приведенных выше недостатков.

Возможность выстраивания системы сбалансированных показателей, реализованная в крупных HRM-системах, позволяет увязать целевые показатели долгосрочного планирования с повседневной работой предприятия. Каждая цель оценивается с помощью конкретных измеримых показателей деятельности, которые в совокупности отражают успех компании.

Внедрение полнофункциональных HRM-систем не только повышает эффективность управления, но и помогает сотрудникам лучше понять связь между своими конкретными обязанностями и стратегическими целями компании.

Качественные, высокопроизводительные и полнофункциональные HRM-системы актуальны для менеджмента тогда, когда информация по персоналу является ключевой при формировании полной картины бизнеса. Осознавая значимость качества процессов управления персоналом в контексте общей эффективности бизнеса, менеджеры предъявляют повышенные требования к аналитике, инструментам управления и, в целом, к организации работы с сотрудниками.

HRM-система становится необходима бизнесу при достижении определенного уровня сложности структуры или численности персонала. Дальше кадровые подразделения уже просто не могут качественно обслуживать компанию, даже если увеличивают свой штат пропорционально росту бизнеса. Возникает потребность превращения HR в мощную индустриальную сервисную машину и высвобождения ресурсов для совсем иной работы – формирования HR-политик и стратегий, выработке сложных схем мотивации, работы с кадровым потенциалом и т.д. Здесь HRM – это одновременно и основа для доведения рутинных процессов, что называется, до автоматизма при стабильном уровне качества и снижении затрат, и, в тоже время, HRM, с его развитыми функциями, выступает инструментом для реализации более сложных HR-функций.

HRM-система нужна тем компаниям, в которых четкая и эффективная работа с персоналом является ключевым элементом действующей бизнес-модели. Правильно выстроенная HRM-система в этих организациях становится инструментом стратегического управления.

Создание HRM-системы становится логичным шагом на том или ином этапе реализации общей программы автоматизации бизнеса. В конечном итоге, при выстраивании интегрированной системы управления всегда встает вопрос об управлении персоналом. Кто-то начинает с автоматизации основного производства, кто-то с финансов или взаимоотношений с заказчикам. Не так мало предприятий, которые приступают к внедрению ERP с автоматизации процессов управления персоналом.

Новые технологии работы с персоналом позволяют выстраивать процессы, которые помогают удерживать талантливых сотрудников, чтобы сохранять конкурентоспособность бизнеса.

Таким образом, HRM-системы поддерживают работу трех категорий сотрудников. Первая – это работники отделов кадров, отделов развития персонала, группы расчета заработной платы и т.д. То есть профессионалы, для которых HRM становится платформой для их повседневной работы. Здесь нормальная система управления обеспечивает рост эффективности их труда и качества реализуемых процессов. Снижаются трудозатраты на рутину и высвобождаются ресурсы для более важной работы. И одновременно HRM становится инструментом для реализации более сложных HR-функций. В отличие от традиционных систем, она позволяет реализовать стратегию в области подбора сотрудников, с использованием WEB-технологий для интеграции с системами поиска работы или социальными сетями.

Следующая категория пользователей HRM-систем – это менеджеры. Как правило, обычные учетные системы просто предоставляют отчетность. Но этого недостаточно. С одной стороны, HRM существенно снижают нагрузку на менеджера в тех процессах, где они формально обязаны принимать участие, но, по сути, это рутина: подтверждение согласованных отпусков и другие подобные задачи. С другой стороны, HRM – это инструмент для активного участия управленцев в процессе общения и работы с персоналом, его оценка, подбор. Разумеется, это не заменяет обычного человеческого общения, но работа менеджера выстраивается на совершенно иных принципах. Фактически, HRM увеличивают производительность труда менеджера. Исчезают промежуточные звенья в лице кадровых служб, которые могут заниматься в этот момент другими вопросами. И, конечно же, современные HRM обеспечивают совершенно иные возможности для получения аналитики по персоналу: как по качеству и глубине, так и по скорости подготовки. Заметно снижается зависимость менеджмента от HR-службы.

Наконец, третья категория – это сами сотрудники. Когда в компании начинает работать полная цепочка развития кадрового потенциала – это совершенно другие перспективы и условия труда. Такие изменения должны поддерживаться современным ИТ-решением, которое при этом обладает технологической мощью, средствами развития и масштабирования. И, в целом, повышается уровень сервиса для сотрудников со стороны компании. К примеру, есть разница между обычным согласованием отпуска тремя отделами, которое может растянуться на неделю и коротким согласованием по запросу сотрудника, которое занимает совсем немного времени и не требует личной «пробежки» по всем начальникам. Система в короткие сроки сможет соотнести желаемые даты с общим графиком по компании и получить согласование от нужных менеджеров. В случае подтверждения будет автоматически запущен процесс оформления и расчета отпускных и т.д. А если возникают трудности – будет понятно, в чем проблема и как ее решать. Сегодня такой комфорт сотрудники начинают ценить в комплексе с зарплатой и социальным пакетом.

Расчет эффективности внедрения HRM-системы осуществляется фирмой-разработчиком перед началом проекта. При этом внимательно изучаются бизнес-процессы заказчика и даются ему рекомендации, что следует изменить, а затем предлагается то или иное ИТ-решение. В результате рассчитывается экономический эффект. Клиент видит, какой уровень эффективности он получит после принятия того или иного решения.

Для компании, имеющей распределенную ИТ-инфраструктуру и много информационных систем, поддерживающих различные бизнес-процессы, внедрение HRM с унификацией функций и централизацией бизнес-процессов приводит к очень большому экономическому эффекту, так какэффективность в данном случае будет складываться из трех основных моментов, это приведение бизнеса к единым стандартам, централизация функций, а также внедрение HRM-системы класса ERP, которая все эти процессы «цементирует».

В средней консалтинговой компании со сравнительно небольшим штатом сотрудников, которые собственно и генерируют ее бизнес, HRM-система будет очень полезной. И на небольшом промышленном предприятии, где нужно организовывать качественное обучение и воспроизводство дефицитных инженерных кадров, качественная HRM тоже очень нужна. Так что, прямой связи между размерами компании и эффективностью HRM не существует. При этом в разных индустриях может использоваться различный набор HRM-сервисов и функций. В тех компаниях, где сотрудник является не просто ресурсом, а капиталом, HRM-технологии и сервисы будут востребованы в большей степени.

HRM-система способна помочь правильно выстроить систему подбора кадрового резерва внутри компании, формализовать этот процесс. Персонал будет правильно подбираться, правильно оцениваться. Показатели конкретного сотрудника можно увязать со стратегией компании, перейдя от субъективных оценок к объективным. Почти в любой компании у начальника есть свои «любимчики», а есть и те, кого он недолюбливает. В то же время, HRM-система делает работу с персоналом максимально прозрачной. Процесс оценки персонала можно выстроить таким образом, что руководитель просто не сможет оказывать на него влияние. Если, к примеру, менеджер по продажам приносит очень много прибыли, то начальник даже при всем желании не сможет уволить его. Более того, сами работники теперь могут проследить свой карьерный путь, увидеть схему расчета премии и многое другое. Все это востребовано сейчас и будет востребовано в будущем.

Розничная торговля, банковский сектор, нефтегазовый сектор – все они являются лидерами по внедрению HRM. Причины могут быть разными, но эти отрасли – традиционные лидеры. Внедрение HRM является наименее рискованным. Оно не затрагивает производственные функции, но для многих понятен тот результат, ради которого система внедряется. Это видение цели и является залогом успешного проекта.

5. Автоматизация кадрового учета и расчета зарплаты в «1С: Предприятие»

1С: Предприятие - это программа, которая является основой для разработки и функционирования прикладных конфигураций. На базе платформы 1С: Предприятие разработано множество конфигураций. Некоторые из них, в частности конфигурацию «Бухгалтерия предприятия» разрабатывает и поддерживает сама фирма 1С, некоторые - их существует довольно много - разрабатывают и поддерживают фирмы-партнеры.

Конфигурации (как и платформа) постоянно обновляются. Обновления конфигураций обычно делаются для исправления ошибок, добавления новой функциональности, и, что самое важное, для поддержания учетной системы в актуальном состоянии, соответствующем текущему состоянию бухгалтерского и налогового законодательства.

В программе поддерживается многопользовательский режим работы. Версия ПРОФ допускает одновременную работу с системой множества пользователей, что актуально для достаточно больших организаций. Поддерживается также ведение учета по нескольким организациям и работа распределенных баз данных.

В программе имеется возможность осуществлять настройку конфигурации на особенности конкретной организации.

Программа 1С: Бухгалтерия предназначена для ведения бухгалтерского и налогового учета, для проведения расчетов по заработной плате и формирования регламентированной бухгалтерской отчетности. Учетные механизмы, заложенные в программу, соответствуют бухгалтерскому и налоговому законодательству, принятому в Российской Федерации. Программа поддерживает общую систему налогообложения, налогообложение по УСН и ЕНВД.

1С: Бухгалтерия применяется для автоматизации учета в самых разных организациях. Обычно, если организацию в целом устраивают возможности программы, ее устанавливают либо без изменений, либо с незначительными настройками вроде добавления дополнительных счетов в план счетов, изменения форм и логики работы некоторых документов, создания дополнительных и переработки существующих отчетов. Если же организация отличается особенной спецификой ведения учета, нередко учет в ней автоматизируют с помощью других конфигураций, работающих на платформе 1С: Предприятие. Например, такое часто встречается в ресторанном и гостиничном бизнесе, а так же во многих других видах деятельности.

Разработчик поддерживает 1С: Бухгалтерию в актуальном состоянии - то есть, регулярно обновляя ее, вы можете быть уверены в том, что учет в вашей организации соответствует последним изменениям в законодательстве.

Кадровый учет, учет заработной платы - это важная часть делопроизводства в любой организации. Кадровый учет сам по себе находится несколько в стороне от бухгалтерского учета, однако в некоторых вопросах (например, в вопросах, касающихся размера оклада сотрудников) весьма тесно с ним соприкасается.

1С: Бухгалтерия позволяет автоматизировать учет кадров, учет операций с зарплатой, однако программа, не являясь специализированной системой, нацеленной на кадровый и «зарплатный» учет, не обладает достаточно широкими возможностями в этой области. Можно сказать, что в 1С: Бухгалтерии реализован тот набор операций, который позволяет корректно отразить заработную плату в бухгалтерском учете, отразить учет заработной платы в разрезе отдельных сотрудников, а вот более сложные операции в программе не предусмотрены. Конечно, если в программе не предусмотрена автоматизация каких-либо действий, их всегда можно произвести вручную, однако, если перед вами стоит задача комплексной автоматизации учета кадров и зарплаты на предприятии - лучше будет, если вы воспользуетесь, например, решением от 1С (1С:Зарплата и управление персоналом), ориентированным именно на эти операции.

Подсистема учета кадров, расчета заработной платы и связанных с ними операций в 1С: Бухгалтерии подходит лишь для тех организаций, которые ведут достаточно простой кадровый учет, имеют небольшое количество сотрудников.

В частности, 1С: Бухгалтерия позволяет выполнять следующие действия:

- кадровый учет;

- учет начисления заработной платы;

- учет выплаты заработной платы;

- учет депонирования заработной платы;

- учет расчетов по НДФЛ;

- формирование отчетности.

Для начала рассмотрим вопросы кадрового учета в 1С:Бухгалтерии, который предусматривает выполнение следующих операций:

- прием на работу;

- увольнение с работы;

- кадровые перемещения;

- формирование отчетов по кадрам.

После того, как с новым сотрудником заключен трудовой договор, его можно оформить в 1С: Бухгалтерии при помощи документа «Прием на работу» («Кадры» > «Прием на работу в организацию»).

Этот документ, помимо того, что регистрирует нового сотрудника в базе, сохраняет параметры регламентированного учета его заработной платы, позволяет сформировать печатную форму №Т-1 - «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» или, для группы работников, форму №Т-1а.

Прежде, чем создавать этот документ, желательно выполнить следующие подготовительные действия для новых сотрудников.

Во-первых, нужно внести их в справочник «Физические лица» («Кадры > «Физические лица»). Данные о физическом лице достаточно подробны.

При нажатии на кнопку НДФЛ в командной панели приведенного окна, открывается окно для настройки некоторых параметров, влияющих на расчет НДФЛ. В частности, это информация о заработной плате на предыдущих местах работы и данные о налоговых вычетах, применяемых к данному физическому лицу.

Справочник «Физические лица» хранит сведения о физических лицах, которые могут быть сотрудниками организации, а могут и не быть ими.

Для того чтобы «превратить» обычное физическое лицо в сотрудника организации, нужно заполнить соответствующими данными элемент справочника «Сотрудники организации» («Кадры» > «Сотрудники организации). Удобнее всего заполнять справочник «Сотрудники организации» на основании данных справочника «Физические лица».

В нашем случае для того, чтобы создать элемент справочника «Сотрудники организации», достаточно выбрать физическое лицо Васильев Сергей Петрович в справочнике «Физические лица», щелкнуть по нему правой кнопкой мыши, выбрать в появившемся меню пункт «На основании» и в меню, появившемся после выбора команды, выбрать пункт «Сотрудники организации»:

Можно заметить, что элемент справочника «Сотрудники организаций» содержит меньше сведений, чем элемент справочника «Физические лица». Например, здесь нет информации об НДФЛ, об адресе сотрудника и т.д.

Если ранее были введены данные о физическом лице - их можно перенести в справочник «Сотрудники организаций», выбрав параметр «Создать нового сотрудника», выбрав его из справочника физических лиц и нажав на соответствующую кнопку. Если же данные не были введены ранее о нужном физическом лице, то нужно оставить установленным параметр «Создать нового сотрудника» и ввести его личные данные в справочник физических лиц – при этом придется заполнить элемент справочника «Сотрудники организаций», данные из которого будут перенесены так же в справочник «Физические лица», а в последнем справочнике может понадобиться дополнение данных.

В поле «Состояние» для записи Васильев Сергей Петрович, расположена надпись «Не принят(а)». То, что мы внесли физическое лицо в список сотрудников, еще не означает, что мы оформили его в системе как сотрудника. Теперь настала очередь документа «Прием на работу в организацию». Его можно создать вводом на основании элемента справочника «Сотрудники организаций» (кнопка «Ввести на основании» > «Прием на работу в организацию» или соответствующий элемент контекстного меню).

Создадим новый документ «Прием на работу в организацию» с помощью процедуры ввода на основании

Документ имеет две вкладки. Вкладка «Работники» содержит список работников (из справочника «Сотрудники организаций»), прием которых на работу мы собираемся зарегистрировать с помощью документа. Здесь есть табличное поле, в котором указывается табельный номер сотрудника, его ФИО, дата приема, подразделение, в которое он принимается и должность.

Установим дату приема работника 01.01.2009, подразделение - Администрация, должность - Директор. Ранее были введены данные для полей «Подразделение» и «Должность», поэтому сейчас нужно выбрать их из соответствующих списков.

В табличном поле вкладки «Работники может содержаться информация о нескольких работниках, но в данном примере ограничимся одним.

Теперь рассмотрим вкладку «Начисления».

Она содержит информацию о том, каким образом работнику будет начисляться заработная плата. В поле табличной части «Работник» нужно внести сотрудника организации из справочника «Сотрудники организаций» (в нашем случае это тот же самый сотрудник, которого мы принимаем данным документом на работу). Поле «Вид расчета» содержит подробности о заработной плате работника. В частности, в это поле нужно подобрать элемент плана видов расчета «Начисления организации».

По умолчанию в данном плане видов расчета есть лишь один элемент - он называется «Оклад по дням». В план видов расчета можно добавить и другие элементы. Это нужно сделать в том случае, если вы хотите особым образом настроить отражение заработной платы работника в учете и параметры ее налогообложения.

На вышеприведенном рисунке можно видеть открытую форму элемента плана видов расчета «Начисление организации»: «Оклад по дням. Здесь можно настраивать следующие параметры:

«Отражение в бухучете». Нажмем на кнопку с тремя точками - появится окно справочника «Способы отражения зарплаты в регламентированном учете».

Этот справочник содержит шаблоны проводок, которыми заработная плата отражается в регламентированном учете. Здесь указаны лишь корреспондирующие счета (или субсчета), а информация по аналитическим разрезам учета не приведена. При обработке системой данного шаблона в него будут подставлены нужные данные для правильной организации аналитического учета.

В нашем случае можно отметить, что в качестве способа отражения заработной платы в регламентированном учете выбран предустановленный в системе способ «Отражение начислений по умолчанию». Здесь видно, что при начислении заработной платы делается бухгалтерская запись вида «Д26 К70», то есть расходы по заработной плате данного работника относят на счет общехозяйственных расходов. Такая проводка нас вполне устраивает - ведь мы в данный момент оформляем параметры оплаты труда директора, а расходы по зарплате управленческого персонала обычно относят именно на счет 26.

Если нам понадобится указывать способы учета заработной платы для какого-то другого работника, например, занятого в основном производстве (расходы по которому учитываются по счету 20 «Основное производство»), правильным порядком работы будет, во-первых, создать новый элемент в плане видов расчета Начисления организации, во-вторых, соответствующим образом настроить отражение заработной платы в учете, и, в-третьих, настроить другие параметры элемента плана видов расчета.

НДФЛ. Здесь нужно выбрать подходящий для данного вида начисления код дохода для организации учета расчета и удержания НДФЛ. При нажатии на кнопку с тремя точками появляется список кодов доходов НДФЛ (из справочника «НДФЛ Доходы»), из которых нужно выбрать код, соответствующий начисляемому доходу. В нашем случае это код 2000 - «Вознаграждение за выполнение трудовых или иных обязанностей».

ЕСН. Здесь следует указать порядок обложения начисляемого дохода Единым социальным налогом (ЕСН). При установке данного элемента мы, фактически, выбираем элемент справочника «Доходы ЕСН» (Способы отражения доходов в учете ЕСН).

Единый социальный налог имеет сложную структуру, не все выплаты сотрудникам организации подлежат обложению ЕСН, в справочнике приведены различные варианты обложения доходов ЕСН, в нашем случае подходит элемент, выбранный по умолчанию - «Облагается целиком».

ФСС (Страхов. несч. случаев). Это поле содержит информацию об обложении начисления взносами в ФСС РФ. Выбираем вариант «Облагается».

Вид начисления по ст. 255 НК РФ. Статья 255 НК РФ «Расходы на оплату труда» относится к гл. 25 НК РФ «Налог на прибыль организаций». Эта статья налогового кодекса содержит перечень расходов на оплату труда, которые можно принять для целей налогового учета. В данном случае расходы относится к п. 1 ст. 255 НК РФ.

Выполнив все вышеперечисленные действия, сохранив и проведя документ, можно при необходимости распечатать форму приказа и посмотреть движения документа по регистрам («Перейти» > «Движения документа по регистрам»).

При проведении документ формирует движения по регистру сведений «Работники организаций», в который вносится информация о работнике, а так же по регистру сведений «Плановые начисления работников организаций».

Теперь оформим еще одного сотрудника - Петрову Галину Владимировну на должность кассира. Принимаем ее с теми же параметрами, которые были при приеме директора, оклад установим равным 15000 рублей, дату приема: 2.01.2009.

Обратите внимание на то, что из формы справочника «Сотрудники организации можно, по нажатию комбинации клавиш Alt+F12 или, выбрав команду панели инструментов «Перейти» > «Данные работника», открывать окно обработки, в котором сгруппирована вся кадровая и «зарплатная» информация о работнике.

Пользоваться этой обработкой удобно, если вам нужно быстро просмотреть, отредактировать какие-то данные о сотруднике. Фактически - перед нами альтернативный интерфейс для выполнения многих задач кадрового учета.

В предыдущем примере была принята на должность кассира Петрова Галина Владимировна. На рисунке можно видеть состояние регистров учета после проведения документа.