Формы бухгалтерского учета, используемые в Украине

4.1. Документирование – первый этап учетного процесса.

Бухгалтерский учет активов, обязательств и хозяйственных операций осуществляется способом двойной записи в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета.

Основанием для записи в учетных регистрах являются первичные документы, которые должны составляться в момент совершения хозяйственных операций или непосредственно после ее окончания.

По своей сути, документы – носители первичной учетной информации, которые используются для текущего и последующего контроля, планирования, анализа и принятия необходимых решений в управлении предприятием.

Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать определенные требования по составлению документов, формы которых утверждаются Министерством финансов Украины и Минстата Украины.

Показатели, которые характеризуют хозяйственные операции, фиксируются в документе и придают ему юридической силы, называются “реквизитами”.

Обязательными реквизитами документов являются:

– наименование документа;

– дата и место составления;

– наименование предприятия-составителя документа;

– содержание хозяйственной операции (в натуральном и стоимостном выражении);

– подписи лиц, ответственных за осуществление операций и правильность оформления документов.

Большое разнообразие применяемых документов и особенности их использования в хозяйственном процессе вызывают необходимость их классификации.

В зависимости от назначения документы делятся на распорядительные оправдательные, комбинированные и документы бухгалтерского оформления.

По способу охвата операций документы делятся на разовые и накопительные. Разовые документы используются для отражения одной или нескольких однородных операций. К ним относятся: кассовые ордера, накладные, калькуляции и др. Основная особенность разовых документов состоит в том, что сразу после составления они используются для бухгалтерских записей по счетам.

Накопительные документы используются для регистрации и накапливания однородных хозяйственных операций, совершаемых в разное время и в течение определенного периода (за неделю, декаду, месяц). По истечении срока накопительный документ окончательно оформляется и передается в бухгалтерию, где служит основанием для бухгалтерских записей по счетам. Практическое значение применения накопительных документов заключается в том, что они значительно сокращают количество выписываемых разовых документов по операциям, многократно совершаемым в течение месяца. Применение накопительных документов способствует также упрощению и ускорению счетной работы.

К накопительным документам относятся авансовые отчеты, лимитно-заборные карты, всевозможные накопительные ведомости, отчеты материально-ответственных лиц и т.п.

Таким образом, документирование хозяйственных операций представляет собой основу технологии учетного процесса и начальный этап формирования учетной информации, достоверность и качество которой в значительной степени зависит от отбора форм первичных документов.

Важнейшим условием в отборе документов являются унификация и стандартизация документов.

Унификация документов – это более широкое приспособление первичных документов для оформления однотипных операций во всех отраслях народного хозяйства. Стандартизация документов – это установление единых стандартных форм первичных документов с определенным расположением граф (реквизитов). И унификация, и стандартизация документов способствует совершенствованию учетного процесса, упрощают и ускоряют процесс заполнения и обработки первичных документов, создают основу для автоматизации учета.

4.2. Учетные регистры, их классификация и значение в бухгалтерском учете. Способы выявления и исправления ошибок.

Все сведения о хозяйственных операциях, отраженные в первичных документах, группируются по экономическому содержанию и регистрируются в учетных регистрах. Это второй этап учетного процесса, который называют учетной регистрацией.

Учетные регистры – это таблицы специальной формы, в которых осуществляют систематизированные записи по счетам бухгалтерского учета на основе данных первичных носителей.

Данные учетных регистров используют для составления бухгалтерской отчетности, проведения аудита и анализа хозяйственной деятельности предприятия.

В бухгалтерском учете используются разные по форме, содержанию и способу отражения информации учетные регистры (рис.).

Учетные регистры

По внешнему По видам бухгал- По объему По построению

виду терских записей содержания

Бухгалтерские Хронологи- Синтетические Односторонние

книги ческие

Бухгалтерские Системати- Аналитические Двухсторонние

карточки ческие

Многографные

Свободные Комбиниро-

листы ванные

Шахматные

Рис. Классификация регистров бухгалтерского учета.

Бухгалтерские книги– это сброшюрованные в виде книг листы, пронумерованные и заверенные печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера (Главная книга, Кассовая книга, Книга учета хозяйственных операций и т.д.).

Бухгалтерские карточки – регистры, предназначенные для ведения аналитического учета в количественном и суммовом выражении. Используются для учета ТМЦ или основных средств на складе (например, карточки количественно-суммового учета материалов – КСУ).

Свободные листы – регистрационные листы, предназначенные для ведения аналитического и синтетического учета; для записей из первичных документов. Представляют собой листы различного формата со специальным графлением (различные ведомости, журналы-ордера).

В регистрах хронологического учета отражаются хозяйственные операции в определенной последовательности без предварительной их группировки (Кассовая книга, Журнал хозяйственных операций).

Систематические регистры предназначены для записей хозяйственных операций в систематизированном виде. Это регистры синтетического и аналитического учета (Главная книга, формы отчетности).

Комбинированные регистры – сочетают синтетические и аналитические записи. Они дают возможность получать информацию сразу и систематического и хронологического учета или синтетического и аналитического учета (отдельные журналы-ордера, Журнал – Главная).

Для накопления и группировки данных в процессе совершения хозяйственных операций применяют группировочные и накопительные ведомости, из которых данные в обобщенном виде переносятся в регистры синтетического учета (Ведомость учета готовой продукции №16).

Структура синтетических регистров зависит от формы бухгалтерского учета, а структура аналитических регистров – от особенностей учитываемых на них объектов.

Информация, отраженная в регистрах бухгалтерского учета, переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.