Организации труда руководителя

Приступая к рассмотрению данного вопроса, следует обратить внимание на то, что эффективность работы организации в значительной мере зависит от организации труда руководителя. Для этого он должен научиться планировать свое рабочее время и рассматривать экономию времени как главный резерв повышения эффективности труда.

Эффективность личной работы руководителя в значительной мере зависит от его умения точно определять свои цели и планировать работу. Любая работа должна начинаться с постановки целей.

Процесс постановки цели состоит из трех этапов:

-нахождение цели (чего я хочу?)

-ситуационного анализа (что я могу?)

-формулировки цели (к чему я конкретно приступаю?)

Далее следует уяснить, что постановка цели – начальный этап планирования.

План -это перечень дел, которые необходимо выполнить для достижения целей. Причем каждое дело должно быть выполнено в определенный срок. По мнению японских менеджеров, один час, потраченный на планирование, дает экономию 3-4 часа при выполнении работы.

При планировании обеспечивается рациональное использование самого ценного достояния – времени: либо имеющееся время употребить для плодотворной деятельности (максимальный критерий),либо достичь поставленных целей с меньшим расходом времени (минимальный критерий).

Далее следует рассмотреть правила планирования личного времени, согласно которым необходимо:

1)устанавливать соотношение (60:40), т.е.составлять план лишь на определенную часть рабочего времени (приблизительно на 60%).Дело в том, что события, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты («поглотители» времени), а также личные потребности не могут быть запланированы полностью. Следовательно, свое время рекомендуется распределять между двумя блоками:

а)60%-запланированное время (запланированная активность);

б)40%-рабочее непредвиденное (непредвиденная активность) и спонтанное (спонтанная активность) время.

В зависимости от вида занятий, должности указанное соотношение может варьироваться.

2)анализировать виды деятельности и расход времени, а также «помехи».Для этого рекомендуется документировать и контролировать, как и на что расходуется время;

3)составлять планы действий: перечислять все предстоящие в плановый период дела, подразделить их на долго-, средне- и краткосрочные;

4)осуществлять реалистичное планирование, т.е.планировать лишь такой объем задач, с которым реально можно справиться;

5)восполнять по возможности допущенные потери времени;

6)составлять свои временные планы в письменной форме, что позволяет всегда иметь полной обзор дел, а также оказывает мобилизующее воздействие;

7)включать невыполненные задачи в план следующего периода;

8)фиксировать в планах результаты или цели, а не действия, чтобы активность была направлена непосредственно на достижение целей;

9)устанавливать временные нормы, предусматривать в своем плане на выполнение каждого задания столько времени, сколько оно требует. Дело в том, что на работу, как правило, тратится столько времени, сколько имеется в распоряжении;

10)устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности, что, в частности, приучает к самодисциплине;

11)устанавливать приоритеты, т.е.точно определять, какое задание является приоритетным;

12)избавляться от «тирании» спешности. Самое срочное задание не всегда бывает самым важным, однако, именно на его выполнение затрачивается часто большая часть времени;

13)делегировать полномочия. Для этого следует устанавливать в своих планах, какую работу выполнять самому, а какую – перепоручить;

14)оставлять определенное количество времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров или на случай недооценки продолжительности отдельных дел;

15)постоянно перерабатывать и перепроверять свои планы: могут ли те или иные дела быть реализованы полностью и вовремя;

16)планировать и использовать с пользой свое свободное время, время на поездки и ожидания, например для проработки материалов, размышлений и т.д.;

17)оставлять продолжительные непрерывные периоды для решения основных задач (спокойное время, закрытые часы);

18)резервировать определенную часть своего времени для плановой, подготовительной и творческой работы, а также для повышения квалификации;

19)планировать выполнение рутинных дел, например чтение месячных отчетов, обход отделов и т.д.;

20)следить за тем, чтобы на непродуктивную деятельность уходило как можно меньше времени, ограничиваться при этом только самым необходимым;

21)при планировании мыслить альтернативно – по принципу «всегда есть другой, лучший путь»;

22)вносить разнообразие в свою деятельность, чередовать выполнение долго-и краткосрочных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве;

23)согласовывать свои временные планы с планами других людей.

Планирование времени можно представить как закрытую систему, в которой прослеживается взаимосвязь между отдельными видами планов: долгосрочные планы конкретизируются в средне-и краткосрочных планах, в планах текущего период и планах дня.

По истечения соответствующего планового периода путем сравнения «план-факт» определяются результаты периода, которые могут учитываться при корректировке планов на следующий период.

Планирование предполагает постепенное разложение общей задачи на частные, чтобы различные действия можно было распределить во времени. Планирование означает подготовку к реализации целей. Вы сможете совсем по-иному воспринимать окружающий мир, если знаете, чего хотите, и имеете конкретный план расходы времени. Деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование намеченной программе.

При составлении недельного плана целесообразно придерживаться следующих правил:

1.Не загружать свой рабочий день больше, чем на 60%,т.к.каждый день могут возникнуть незапланированные дела.

2.Вносить в план предполагаемые совещания.

3.Отличать в еженедельнике время, которое нужно для выполнения задания.

4.Выделять и группировать так называемые мелкие работы.

На основе недельных планов составляют планы на каждый день, при этом надо соблюдать следующие правила:

-выполнять задания, намеченные на день до конца;

-начинать рабочий день с 10-15 минутного обдумывания предстоящей на этот день работы;

-определять последовательность выполнения работ (сначала лучше выполнить самое

трудное задание дня, оно обычно составляет основное ядро рабочего дня, но ни в коем случае нельзя подвергать себя соблазну «сначала убрать с дороги всякую мелочь»);

-не начинать рабочий день с разбора почты, т.к.она редко содержит что-либо срочное;

-заканчивать в первую очередь работу, оставшуюся незаконченной накануне, чтобы дела «не зависали»;

-вычеркивать из плана работы на день каждое выполненное задание;

-использовать, если возможно, час в первой половине дня для работы «за закрытыми дверями».

В этом случае большую помощь может сказать самоменеджмент – последовательное и целенаправленное использование методов работы в повседневной практике для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время. Чтобы научиться рационально использовать свое время, надо выявить свои слабые места.

Контрольные вопросы и задания

1. Что включает в себя процесс целеполагания?
2. Приведите классификацию целей.
3. Охарактеризуйте методы целеполагания.
4. Сформулируйте Закон времени как стратегического ресурса.
5. С чем связаны внутренние и внешние помехи времени?
6. Назовите факторы, провоцирующие проблемы управления временем.
7. Охарактеризуйте три уровня проблем управления временем (поД. Моргенстерну).
8. В чем заключаются особенности организации труда и планирования времени руководителя?
9. Какие правила следует учитывать при составлении недельного и ежедневного планов работы?

Литература

1. Воронина, А. В. Самоменеджмент: теория и практика: учебное пособие/ - Ростов-на-Дону: Ростиздат, 2010. - 118 с.

2. Добротворский И.Л. Самоменеджмент: Эффективные технологии: Практическое руководство для решения повседневных проблем. – М.: Приор-издат, 2003. - 272 с.

3. Исаченко, И. И. Самоменеджмент: учебное пособие для студентов высших учебных заведений / И. И. Исаченко; М-во образования и науки Российской Федерации, Федеральное агентство по образованию, Московский гос. ун-т печати. - Москва: МГУП, 2007. – 203с.

4. Кинан К. Самоменеджмент. - М.: Омега-Л, 2006. – 127с.

5. Ноздренко, Е. А. Эффективный самоменеджмент: учеб. пособие для вузов и проф. менеджеров / Е. А. Ноздренко; Федерал. агентство по образованию, Краснояр. гос. ун-т. - Красноярск: Краснояр. гос. ун-т, 2005 (Красноярск: Краснояр. гос. ун-т). - 153 с.

6. Парахина В.Н., Перова В.И. Самоменеджмент: учебное пособие. – М.: Издательство МГУ, 2012 г, 368 с.