Лабораторная работа № 7. · ознакомиться с принципами создания многотабличной базы данных

Тема: Создание отчета

Цели:

· ознакомиться с принципами создания многотабличной базы данных

· изучить принципы взаимосвязи таблиц

· узнать принципы построения отчетов в MS Access

В результате выполнения лабораторной работы студент должен:

Знать:

· основные понятия БД

· принцип создания файла БД

· принципы заполнения БД информацией

· типы взаимосвязей таблиц

· принципы создания экранной формы

· принципы построения отчетов

Уметь:

· создавать таблицу БД в различных режимах

· заполнять и редактировать таблицу БД

· создавать и удалять связи между таблицами

· строить различные виды отчетов

Ход выполнения лабораторной работы:

Средства MS Access по разработке отчетов предназначены для создания макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных из таблиц в виде печатного документа. Эти средства позволяют конструировать отчеты сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц. При этом могут быть выполнены самые высокие требования по оформлению документа.

MS Access имеет следующие режимы создания отчетов:

- Конструктор

- Мастер отчетов

- Автоотчет: в столбец, Автоотчет: ленточный

- Мастер диаграмм

- Почтовые наклейки

Во многих случаях удобно использовать мастер отчетов. Созданный мастером отчет можно доработать в режиме конструктора.

При необходимости вывода в отчете данных из многих таблиц в качестве основы для отчета может быть использован многотабличный запрос.

На запрос могут быть возложены наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных. Разнообразные возможности конструктора отчетов позволяют полученные в запросе данные успешно структурировать и оформлять.

Общие сведения об отчетах

Отчет является эффективным средством представления данных в печатном формате. Имея возможность управлять размером и внешним видом всех элементов отчета, пользователь может отобразить сведения желаемым образом.

· Создание почтовых наклеек.

· Отображение итоговых значений на диаграмме.

· Группировка записей по категориям.

· Вычисление итоговых значений.

Большинство отчетов являются присоединенными к одной или нескольким таблицам и запросам из базы данных. Источником записей отчета являются поля в базовых таблицах и запросах. Отчет не должен включать все поля из каждой таблицы или запроса, на основе которых он создается.

Присоединенный отчет получает данные из базового источника записей. Другие данные такие как, заголовок, дата и номера страниц, сохраняются в макете отчета.

· Заголовок отчета и заголовки столбцов сохраняются в макете отчета.

· Данные поступают из выражений, которые сохраняются в макете отчета.

· Данные поступают из полей базовой таблицы, запроса или инструкции SQL.

· Итоговые значения поступают из выражений, которые сохраняются в макете отчета.

Связь между отчетом и его источником данных создается при помощи графических объектов, называемых элементами управления. Элементами управления являются поля, в которых отображаются имена и числа, надписи, в которых отображаются заголовки, а также декоративные линии, графически структурирующие данные и улучшающие внешний вид отчета.

· Декоративные линии.

· В надписях выводится поясняющий текст.

· В полях выводятся данные из запроса.

· Поле использует выражение для расчета итогового значения.

Создание отчета

Мастера помогают быстро создать отчеты различных типов. Мастер наклеек используется для создания почтовых наклеек, мастер диаграмм помогает создать диаграмму, а мастер отчетов создавать стандартные отчеты. Мастер выводит на экран вопросы и создает отчет на основании ответов пользователя. После этого пользователь имеет возможность доработать и изменить отчет в режиме конструктора.

Настройка отчета

Можно настроить отчет следующими способами.

Источник записей. Измените таблицу или запрос, на котором основан отчет.

Сортировка и группировка данных. Можно сортировать данные по возрастанию и по убыванию. Также можно группировать записи по одному или нескольким полям и отображать промежуточные и общие итоги в отчете.

Окно отчета. Можно добавить или удалить кнопки Развернуть и Свернуть, изменить текст заголовка и другие элементы окна отчета.

Разделы. Можно добавить, удалить, скрыть или изменить размер подписи, примечания и области данных отчета. Можно также задавать свойства разделов, определяющие вид отчета на экране и при печати.

Элементы управления. Пользователь может перемещать элементы управления, изменять их размеры и задавать свойства шрифта для элементов. В отчет можно также добавлять элементы управления для отображения вычисляемых значений, итогов, текущей даты и времени и других полезных сведений.

Задание на лабораторную работу:. К созданной в предыдущих лабораторных работах базы данных построить различные формы отчетов.

Рисунок 43. Отчет

Контрольные вопросы:

1. Что такое база данных

2. Перечислите требования, предъявляемые к базе данных

3. Дайте определение реляционной модели данных

4. Каковы ограничения целостности реляционной модели данных

5. Что такое сущность. Что такое экземпляр сущности. Приведите пример.

6. Что такое атрибут сущности.

7. Что называется связью.

8. Как изображаются сущности и связи на ER – диаграмме

9. Как определить степень связи

10. Какие типы связей существуют

11. Какова роль флажков «Обеспечение целостности данных», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных полей» в диалоговом окне «Связи».

12. Как назначить сортировку в алфавитном порядке при создании отчетов по одному полю, по двум полям.

13. Как с помощью Мастера отчетов сгруппировать записи по дате.

14. Для чего создаются межтабличные связи при объединении таблиц и создании семы данных.