V. Примерные правила форматирования таблиц MS Excel

Чаще всего расчетная таблица имеет правильный вид четырехугольника. В полученной таблице присутствуют ячейки, «нарушающие» ее «правильный» вид. Это ячейки для расчетов минимума, максимума и среднего. Таких «нарушителей» можно форматировать в последнюю очередь, отдельно от основной таблицы. В любом случае, пользователь сам решает, что нужно сделать с таблицей, чтобы придать ей наглядную форму. А сейчас будем следовать следующим правилам:

1. Установить тонкие внутренние линии по всей таблице и толстую внешнюю границу:

а) выделяем диапазон A1:H5 и выполняем цепочку команд «Формат – Ячейки (Ячеек) – Граница». В диалоге указываем тип линии – тонкую сплошную – и щелкаем левой клавиши мыши по значку «Внутренние»;

б) указываем тип линии – толстую (третью снизу во втором столбце) - и щелкаем левой клавиши мыши по значку «Внешние»;

в) щелчком левой клавиши мыши «ОК»:

2. Отделить «шапку» и итоговую строку таблицы от рабочего тела таблицы толстой границей:

выделяем диапазон A2:H4 и выполняем цепочку команд «Формат – Ячейки (Ячеек) – Граница». В диалоге указываем тип линии – толстую (третью снизу во втором столбце) - и щелкаем левой клавиши мыши по значку «Внешние» - «ОК»:

3. С учетом типа данных нанести толстые вертикальные линии:

а) пользователь должен оценить, где провести вертикальные толстые линии, чтобы они подчеркнули логичность размещения данных и придали вполне эстетичный вид таблице. В данной таблице можно выделить три блока – номер по порядку и наименование продукции, исходные числовые данные, расчетные данные. Отделим их друг от друга толстой линией; для этого

б) выделяем диапазон C1:E5 и выполняем цепочку команд «Формат – Ячейки (Ячеек) – Граница». В диалоге указываем тип линии – толстую (третью снизу во втором столбце) - и щелкаем левой клавиши мыши по значку «Внешние» - «ОК»:

4. Оформить заголовки столбцов – «шапку» таблицы:

а) выделяем диапазон A1:H1 и выполняем цепочку команд «Формат – Ячейки (Ячеек) – Выравнивание»;

б) устанавливаем параметры «По горизонтали – по центру», «По вертикали – по центру», убеждаемся, что функция «переносить по словам» активна;

в) переходим на вкладыш «Шрифт» и устанавливаем параметры «Шрифт – Times New Roman», «Начертание – полужирный», «Размер – 12»;

г) щелчком левой клавиши мыши – «ОК»:

5. Установить шрифт для других частей таблицы:

а) шрифт устанавливается такой же, как и в шапке, только начертание «обычный»;

б) выделяем диапазоны A2:H5 и A6:A8 (выделили первый диапазон и, удерживая Ctrl на клавиатуре, выделяем второй) и выполняем цепочку команд «Формат – Ячейки (Ячеек) - «Шрифт» и устанавливаем параметры «Шрифт – Times New Roman», «Начертание – обычный», «Размер – 12»;

в) щелчком левой клавиши мыши – «ОК»:

6. Оформить итоговую строку:

а) чаще всего слово «Итого» располагают в объединенной ячейке под столбцами, где нет итоговых значений и выравнивают по левой границе ячейки; шрифт устанавливается полужирный. Выделяем диапазон A5:E5 и выполняем цепочку команд «Формат – Ячейки (Ячеек) – Выравнивание»;

б) устанавливаем параметры «По горизонтали – по левому краю», «По вертикали – по центру», активируем функцию «объединение ячеек»;

в) переходим на вкладыш «Шрифт» и устанавливаем параметр «Начертание – полужирный» - «ОК»;

г) в данной таблице итог только по прибыли от реализации. Оформим его следующим образом - выделяем диапазон F5:G5 и выполняем цепочку команд «Формат – Ячейки (Ячеек) – Выравнивание»;

д) устанавливаем параметры «По горизонтали – по правому краю», «По вертикали – по центру», активируем функцию «объединение ячеек»;

е) переходим на вкладыш «Шрифт» и устанавливаем параметр «Начертание – полужирный» - «ОК».

На данный момент особым образом сформировался диапазон H1:H5. Для его оформления выполним следующие шаги:

а) выделяем диапазон H1:H5 и задаем ему толстую внешнюю границу;

б) выделяем ячейку H5 и в диалоге «Граница» указываем вот так и «ОК»:

7. Оформление дополнительных ячеек:

речь идет о наших «нарушителях». Их тоже приведем в порядок:

а) выделяем диапазон A6:С8, устанавливаем тонкие внутренние границы и толстую внешнюю (как в V.1);

б) выделяем диапазон A6:В6 и включаем функцию «объединение ячеек» («Формат – Ячеек – Выравнивание»), выделяем диапазон A7:В7 и включаем функцию «объединение ячеек», выделяем диапазон A8:В8 и включаем функцию «объединение ячеек»

в) выделяем диапазон A6:В8 и устанавливаем параметры «По горизонтали – по левому краю», «По вертикали – по центру», активируем функцию «переносить по словам»; переходим на вкладыш «Шрифт» и устанавливаем параметр «Начертание – полужирный» - «ОК»:

8. Форматировать числовые данные:

«рублевым» и «литровым» значениям устанавливают два десятичных знака, номерам по порядку (порядковым данным) десятичные знаки не ставят, процентным значениям указывают процентный формат. В соответствии с изложенным:

а) выделяем C2:E4, F2:G5, C6:C8 выполняем цепочку команд «Формат – Ячеек – Число»; выбираем «числовой» формат в списке форматов и устанавливаем 2 десятичных знака – «ОК»;

б) выделяем Н2:Н4 выполняем цепочку команд «Формат – Ячеек – Число»; выбираем «процентный» формат в списке форматов и устанавливаем 2 десятичных знака – «ОК»:

9. Установить полное отображение всех заголовков (заголовки столбцов – с прописной буквы!):

в данном случае требуется просто установить соответствующие ширину столбцов и высоту строк; а вот заголовки столбцов нужно корректировать:

10. Заголовок таблицы:

заголовок таблицы можно было ввести еще в начале работы. Или на любом другом этапе. Мы делаем это после того, как таблица готова:

а) вставим над таблицей пустую строку;

НАПОМИНАНИЕ! Для вставки пустой строки (нескольких строк): выделяем строку (несколько строк) над которой нужно вставить новую строку, щелкнув по ее номеру левой клавиши мыши (если вставляем несколько строк, то столько строк нужно выделить по номерам строк, удерживая левую клавишу мыши) и выполнив цепочку команд «Вставка – Строки».

б) в ячейку А1 вводим текст названия таблицы «Прибыль от реализации молочной продукции»;

в) выделяем диапазон А1:Н1, открываем диалог «Формат – Ячеек» и устанавливаем параметры форматирования:

- «ОК»:

Основная таблица построена.