Совет 2. Чем руководствоваться при формировании архива?

Законодательством РФ предусмотрена обязанность организаций хранить первичные учетные документы. Условия и процедуры хранения регламентируются целым комплексом нормативных актов. Относительно вопросов хранения документации нормативные документы устанавливают сроки хранения и его процедуру. В соответствии со ст. 17 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.04 № 125 ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Порядок хранения документов регламентируется следующими документами:

1) Федеральным законом от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

2) Основными правилами работы архивов организации – одобрены решением Росархива от 06.02.02;

3) Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения – утвержден Федеральной архивной службой России 06.10.2000;

4) Федеральным законом об Акционерных обществах в РФ.

Особую актуальность для специалистов отдела кадров представляет Перечень, поскольку именно он предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций, в том числе негосударственных.

Перечень включает сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций, и указания по их применению.

Особо следует отметить, что в соответствии со ст. 5 Закона № 125-ФЗ к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает, что рассматриваемые в данной статье предписания о порядке хранения документов относятся как к документам на бумажных, так и на электронных носителях.